Guide

Slik lager du en faktura

En faktura er et dokument du sender til en kunde for å be om betaling for varer eller tjenester. Her er alt den bør inneholde, samt en trinnvis veiledning for å lage en — ingen regnskapsprogram eller regneark nødvendig.

Hva en faktura bør inneholde

Bedriftens navn, e-post, adresse og telefonnummer
Kundens navn, e-post og adresse
Et unikt fakturanummer og fakturadatoen
En forfallsdato og dine betalingsbetingelser (f.eks. "Netto 30")
En spesifisert liste over produkter eller tjenester, med antall og pris
Delsum, eventuell mva, rabatt eller frakt, samt sluttsummen
Valgfrie merknader, som betalingsinstruksjoner eller en takkemelding

Steg for steg: Slik lager du en faktura

1
Legg til dine bedrifts- og kundeopplysninger
Fyll inn firmanavn, e-post og adresse, sammen med kundens navn, e-post og adresse. Dette viser hvem som fakturerer hvem.
2
Angi fakturanummer og datoer
Gi fakturaen et unikt nummer (f.eks. INV-001), fakturadatoen og en forfallsdato, slik at kunden vet nøyaktig når betaling forventes.
3
List opp fakturalinjene
Legg til hvert produkt eller hver tjeneste på sin egen linje med beskrivelse, antall og pris. Beløpet for hver linje beregnes automatisk.
4
Legg til mva, rabatt eller frakt om nødvendig
Legg en mva-sats, en rabatt eller fraktkostnader til delsummen — BillOak beregner sluttsummen for deg i sanntid.
5
Angi betalingsbetingelsene dine
Angi hvordan og når du forventer å bli betalt (f.eks. "Netto 30", bankoverføring eller en spesifikk betalingslenke) i feltet for betalingsbetingelser.
6
Last ned og send PDF-en
Forhåndsvis fakturaen, last den ned som en utskriftsklar PDF med ett klikk, og send den til kunden din på e-post.

Faktura vs. tilbud vs. innkjøpsordre

En faktura ber om betaling for arbeid som allerede er levert. Et tilbud sendes før arbeidet starter, for å foreslå en pris. En innkjøpsordre utstedes av kjøperen for formelt å godkjenne en bestilling. BillOak kan generere alle tre, i tillegg til kreditnotaer, fra samme editor.

Et eksempel fra virkeligheten: fakturaen til en frilans designer

Slik ser en ferdig faktura ut i praksis. Ingrid er frilans designer og har nettopp fullført et merkevareprosjekt for en liten kafé. Kunden betalte et forskudd på 4 000,00 kr da tilbudet ble godtatt, og faste kunder får 10 % rabatt. Fakturaen, F-0042, er datert 1. mars 2026 med 14 dagers betalingsfrist, så den forfaller 15. mars 2026.

I BillOak legger hun inn de tre linjene med antall og pris, setter rabatten til 10 %, MVA til 25 % (et eksempel; bruk satsen som gjelder for deg) og feltet "Betalt beløp" til 4000. Editoren trekker fra rabatten før MVA og regner ut utestående beløp. Slik går regnestykket opp:

Logodesign: 1 × 8 000,00 kr = 8 000,00 kr
Design av visittkort: 1 × 2 500,00 kr = 2 500,00 kr
Ekstra endringer: 3 timer × 700,00 kr = 2 100,00 kr
Delsum 12 600,00 kr minus 10 % rabatt (1 260,00 kr) = 11 340,00 kr
MVA på 25 % av beløpet etter rabatt: 2 835,00 kr
Totalt 14 175,00 kr minus de 4 000,00 kr som allerede er betalt = 10 175,00 kr utestående

Slik nummererer du fakturaene dine

Hver faktura trenger et unikt nummer så du og kunden kan vise til den. Det enkleste er en serie som F-0001, F-0002 osv. Noen bedrifter tar med årstall (2026-001) eller en kundekode (ACME-001).

Uansett format skal du aldri gjenbruke eller hoppe over numre. Fortløpende nummerering gjør bokføringen enklere og er påkrevd i mange land, også i Norge.

Velg riktige betalingsvilkår

Betalingsvilkårene sier når fakturaen skal betales. Vanlige valg er "Ved mottak", "10 dager", "14 dager" eller "30 dager", regnet fra fakturadatoen.

Kortere frister er bedre for likviditeten. Jobber du med store bedrifter, sjekk deres standardvilkår først, og skriv alltid forfallsdatoen tydelig på fakturaen.

MVA på fakturaen: det grunnleggende

Er du MVA-registrert, må du som regel legge MVA på fakturaene dine. Fakturaen bør normalt vise MVA-sats, MVA-beløp og totalbeløp inkludert MVA, og mange land krever også at organisasjons- eller MVA-nummeret ditt står på.

Er du ikke registrert, for eksempel fordi omsetningen din er under grensen i landet ditt, skal du ikke legge på MVA. Noen land forventer en kort merknad på fakturaen om hvorfor det ikke er beregnet MVA. Satser, unntak og krav til formuleringer varierer mye mellom land, så snakk med en regnskapsfører eller skattemyndighetene før du sender din første faktura.

I BillOak kan MVA-feltet være en prosentsats eller et fast beløp, og det beregnes etter eventuell rabatt. Legg inn organisasjonsnummeret ditt i bedriftsopplysningene, og bruk notatene til tekst som landet ditt krever.

Slik sender du en faktura på e-post (med mal)

Last ned fakturaen som PDF og legg den ved en kort e-post. Skriv fakturanummer og beløp i emnefeltet så den er lett å finne igjen, og send den til den som har ansvar for betalinger, ikke bare den du vanligvis har kontakt med. Du kan tilpasse denne malen:

Emne: Faktura F-0042 fra Ingrid Design – 10 175,00 kr forfaller 15. mars Hei Lars, Takk igjen for at dere valgte oss til den nye profilen for kafeen. Vedlagt finner du faktura F-0042 på 10 175,00 kr, som er restbeløpet etter forskuddet. Forfallsdato er 15. mars 2026. Du kan betale med bankoverføring til kontonummeret på fakturaen. Gi beskjed hvis du har spørsmål. Med vennlig hilsen Ingrid

Vanlige feil ved fakturering

Manglende eller dobbelte fakturanumre
Ingen forfallsdato eller uklare betalingsvilkår
Uklare linjer som kunden ikke kan koble til arbeidet
Glemt mva eller feil mva-sats
Ingen informasjon om hvordan det skal betales (kontonummer eller betalingslenke)
Fakturaen sendes uker etter at arbeidet er levert

Hva gjør du etter at fakturaen er sendt?

Ta vare på en kopi av hver faktura du sender. BillOak lagrer dokumentene dine i nettleserens historikk, og du kan eksportere dem som sikkerhetskopi. Er betalingen forsinket, send en vennlig påminnelse med fakturanummer og forfallsdato. Må en sendt faktura endres, utsted en kreditnota i stedet for å endre originalen.

Betalingspåminnelser: når du sender dem og hva du skriver

De fleste forsinkede betalinger skyldes en forglemmelse, ikke uvilje, så start vennlig og bli bare strengere hvis du ikke får svar. Oppgi alltid fakturanummer, beløp og opprinnelig forfallsdato, og legg ved fakturaen på nytt. En enkel plan:

Noen dager før forfall: en valgfri, vennlig påminnelse
Dagen etter forfall: en høflig beskjed om at betalingen har forfalt
Rundt 7 dager etter forfall: en tydeligere oppfølging der du ber om en betalingsdato
Rundt 30 dager etter forfall: et siste varsel med de neste stegene, for eksempel purregebyr eller forsinkelsesrente der vilkårene dine åpner for det

Emne: Påminnelse: faktura F-0042 har forfalt Hei Lars, Jeg følger opp faktura F-0042 på 10 175,00 kr, som forfalt 15. mars 2026. Jeg har ikke mottatt betalingen ennå, så jeg legger ved fakturaen på nytt. Kan du gi meg beskjed om når jeg kan forvente betaling? Har du allerede betalt, kan du se bort fra denne e-posten. Takk på forhånd. Med vennlig hilsen Ingrid

Ofte stilte spørsmål

Må jeg ha et registrert foretak for å sende en faktura?

I mange land nei: privatpersoner og frilansere kan fakturere kunder. Du kan likevel måtte registrere deg for MVA når inntekten passerer en viss grense. Reglene varierer, så sjekk med skattemyndighetene eller en regnskapsfører.

Kan jeg lage en faktura uten regnskapsprogram?

Ja. BillOak kjører i nettleseren, er gratis og krever ingen konto. Fyll ut skjemaet, last ned PDF-en og send den. Fakturaene lagres i nettleserens historikk, så du kan åpne, duplisere eller eksportere dem senere.

Hvilke betalingsvilkår bør jeg bruke?

14 eller 30 dager er vanlig for bedriftskunder, mens "ved mottak" passer for små engangsoppdrag. Kortere frister er bedre for likviditeten. Uansett hva du velger, skriv den nøyaktige forfallsdatoen på fakturaen.

Hvordan fakturerer jeg en kunde som allerede har betalt forskudd?

Før opp hele oppdraget som vanlig, og legg inn forskuddet i feltet "Betalt beløp". BillOak trekker det fra og viser utestående beløp, så kunden ser både totalen og hva som gjenstår å betale.

Hva gjør jeg hvis kunden bestrider en faktura?

Spør nøyaktig hvilke linjer kunden er uenig i, og løs dem først. Blir dere enige om en endring etter at fakturaen er sendt, utsted en kreditnota for differansen i stedet for å endre originalen, så regnskapet ditt henger sammen.

Slipp det manuelle arbeidet

Lag fakturaen din med BillOaks gratis fakturagenerator, og last den ned som PDF på få minutter.

Lag fakturaen din

Relatert: Fakturamaler · FAQ