Slik nummererer du fakturaene dine

De to reglene som betyr noe

Fakturanumre må være unike: to fakturaer kan aldri ha samme nummer. Og de bør være fortløpende: hvert nye nummer følger det forrige, så det er tydelig hvis ett mangler. EUs MVA-regler krever for eksempel «et fortløpende nummer, basert på én eller flere serier, som entydig identifiserer fakturaen».

Utover det har du stor frihet. Du kan bruke prefikser, ta med årstallet eller ha separate serier, så lenge hver serie er konsekvent og hvert nummer bare brukes én gang.

Populære nummerformater

• Enkel rekkefølge: 0001, 0002, 0003
• Prefiks og løpenummer: INV-0001, INV-0002
• År og løpenummer: 2026-001, 2026-002 (starter på nytt hvert år)
• År, måned og løpenummer: 2026-10-001
• Kundekode: ACME-001, ACME-002 (en egen serie per kunde)
• Prosjektkode: WEB-2026-01 for prosjektbasert arbeid

Slik velger du riktig format

Sender du en håndfull fakturaer i måneden, er et enkelt prefiks og løpenummer alt du trenger. Med årstallet i nummeret ser man med en gang når fakturaen ble utstedt, og du kan begynne på 001 igjen hver januar. Det er tillatt i mange land, så lenge årstallet gjør hvert nummer unikt.

Serier per kunde er nyttige hvis du jobber for noen få store kunder, men sørg for at hvert nummer fortsatt er unikt i hele virksomheten. Derfor kombineres kundekoder vanligvis med et prefiks eller et årstall.

Start med nok innledende nuller til volumet ditt (0001 i stedet for 1), så numrene sorteres riktig i regneark og mapper.

Kreditnotaer, tilbud og andre dokumenter

Bruk en egen serie for andre dokumenttyper, så de aldri kolliderer med fakturaene: KN-001 for kreditnotaer, T-001 for tilbud, IO-001 for innkjøpsordrer, K-001 for kvitteringer. En kreditnota bør også vise til nummeret på fakturaen den korrigerer.

Ikke gjenbruk eller endre nummeret på en faktura du allerede har sendt. Er en faktura feil, utsteder du en kreditnota og en ny faktura i stedet for å endre originalen.

Hva gjør du med hull og feil?

Et hull i rekkefølgen, for eksempel fordi du opprettet en faktura og slettet den før den ble sendt, er ingen katastrofe, men du bør kunne forklare det. Noter annullerte numre i stedet for å bruke dem på nytt. Skattemyndighetene ser etter uforklarte hull, fordi de kan tyde på at salg mangler.

Har to fakturaer ved en feil fått samme nummer, tar du kontakt med kunden, annullerer den ene med en kreditnota og utsteder den på nytt med neste ledige nummer.

Nummerering i praksis: et eksempel

En frilanser som starter på nytt hvert år og har kreditnotaer i en egen serie, kan ha en oversikt som denne:

2026-001 12. jan. Acme AS 14 000,00 kr 2026-002 30. jan. Nordvind AS 7 500,00 kr 2026-003 14. feb. Acme AS 14 000,00 kr KN-2026-01 20. feb. Kreditt for 2026-003 –2 500,00 kr 2026-004 3. mars Lumen Studio 11 000,00 kr

Når du bytter til et nytt system

Flytter du fra ett verktøy til et annet, fortsetter du med neste nummer i den eksisterende rekkefølgen i stedet for å begynne på 1 igjen, eller du starter en ny serie med et annet prefiks eller årstall, slik at ingen numre kan gjentas. Noter datoen for byttet i regnskapet ditt.

Flere selskaper, avdelinger eller valutaer

Hver juridiske enhet trenger sin egen nummerserie, fordi hver enhet fører sitt eget regnskap. Innenfor én virksomhet kan du ha egne serier for avdelinger, salgskanaler eller valutaer, for eksempel OSL-001 og BGO-001, så lenge hver serie er konsekvent og ingen numre finnes i to serier.

Noen land sender nå fakturaer gjennom offentlige e-fakturasystemer som registrerer eller validerer hver faktura. Gjelder det deg, følger du nummereringsreglene i det systemet og i regnskapsprogrammet ditt.

Bør numrene avsløre hvor mange kunder du har?

Det er ikke noe problem at en helt ny bedrift sender faktura nummer 0001, men noen frilansere vil helst ikke vise det. Å starte på et høyere nummer eller bruke et år-og-måned-format som 2026-10-01 er som regel greit, så lenge rekkefølgen er unik og konsekvent fra da av.