Betalingspåminnelse og purring på e-post (med maler)

En enkel tidsplan for påminnelser

• 3 dager før forfall: en vennlig påminnelse
• På forfallsdagen eller dagen etter: en høflig påminnelse
• 7–14 dager etter forfall: en tydeligere purring, på e-post og telefon
• 30 dager etter forfall: et siste varsel som forklarer de neste stegene

Mal 1: vennlig påminnelse før forfall

Bruk denne noen dager før betalingen forfaller. Den oppleves som hjelpsom, ikke påtrengende.

Emne: Faktura INV-0042 forfaller 14. november Hei Kari, Bare en kort påminnelse om at faktura INV-0042 på 12 500,00 kr forfaller fredag 14. november. Jeg har lagt ved en kopi, så du har den for hånden. Du kan betale med bankoverføring til kontonummeret på fakturaen. Si fra hvis du trenger noe mer fra meg. Vennlig hilsen Ole

Mal 2: betalingen har forfalt

Send denne på forfallsdagen eller neste virkedag. Hold den kort, og legg ved fakturaen igjen.

Emne: Påminnelse: faktura INV-0042 har forfalt Hei Kari, Håper alt står bra til. Faktura INV-0042 på 12 500,00 kr forfalt til betaling i dag. Har du allerede betalt, takk – da kan du se bort fra denne e-posten. Hvis ikke, kan du gi meg beskjed om når jeg kan forvente betalingen? Fakturaen er lagt ved på nytt. Med vennlig hilsen Ole

Mal 3: tydelig purring etter forfall

Etter en uke eller to uten betaling: vær klar og konkret, og be om en dato.

Emne: Purring: faktura INV-0042 (14 dager over forfall) Hei Kari, Faktura INV-0042 på 12 500,00 kr er nå 14 dager over forfall. Kan du bekrefte når betalingen blir gjort? Er det noe galt med fakturaen, eller skal den sendes til noen andre hos dere, er det bare å si fra, så ordner jeg det i dag. Med vennlig hilsen Ole

Mal 4: siste varsel

Bruk denne bare når tidligere påminnelser er ignorert, og nevn bare tiltak du er forberedt på og har rett til å sette i verk.

Emne: Siste varsel: faktura INV-0042 Hei Kari Nordmann, Til tross for tidligere påminnelser er faktura INV-0042 på 12 500,00 kr, som forfalt 14. november, fortsatt ikke betalt. Vi ber om at beløpet betales innen 21. desember. Er betalingen ikke mottatt innen da, vil jeg beregne forsinkelsesrenter i henhold til våre vilkår og sende kravet til inkasso. Jeg vil helst løse dette direkte med deg, så ring meg gjerne hvis det er noe som er uklart. Med vennlig hilsen Ole Hansen

Tips til påminnelser som virker

• Skriv fakturanummer, beløp og forfallsdato i emnefeltet
• Legg ved fakturaen hver gang, så ingen trenger å lete etter den
• Gå ut fra god tro i de første påminnelsene; de fleste forsinkelser skyldes rutiner
• Spør hvem som godkjenner betalinger, og skriv til riktig person
• Krev bare gebyr eller renter hvis vilkårene dine eller loven gir deg rett til det
• Ta vare på en kopi av hver påminnelse du sender

Hvis påminnelsene ikke hjelper

Ring kunden: en kort samtale avdekker ofte det egentlige problemet, for eksempel et manglende PO-nummer eller en faktura som er sendt til feil person. Bekreft det dere blir enige om på e-post etterpå.

Jobber du fortsatt for kunden, kan du sette videre arbeid på pause til kontoen er à jour, hvis kontrakten tillater det. Som siste utvei kan et inkassobyrå eller en rettslig prosess for mindre krav være aktuelt; i EU og Storbritannia kan lovbestemte renter og en fast kompensasjon legges til ubetalte krav mellom bedrifter. Få råd før du tar formelle skritt.

Slik unngår du sene betalinger fra starten

• Avtal betalingsbetingelser skriftlig før du starter
• Be om forskudd ved større oppdrag og fra nye kunder
• Fakturer samme dag som arbeidet leveres, ikke uker senere
• Sjekk kundens krav til fakturaer: PO-nummer, selskapsnavn, hvor den skal sendes
• Gjør det enkelt å betale med fullstendige bankopplysninger eller en betalingslenke
• Bekreft at fakturaen er mottatt og ligger til godkjenning