Faktura og kvittering: hva er forskjellen?

Hva en faktura brukes til

En faktura er en anmodning om betaling. Den viser hva du har levert, prisen, eventuell MVA, beløpet som skal betales og betalingsbetingelsene. For MVA-registrerte virksomheter er fakturaen også bilaget kunden bruker for å få fradrag for inngående MVA, så den må oppfylle kravene i regelverket.

Fakturaer er det vanlige når kunden betaler senere: oppdrag mellom bedrifter, prosjekter som faktureres i etapper, og tjenester som betales med bankoverføring.

Hva en kvittering brukes til

En kvittering er et bevis på betaling. Den bekrefter at et bestemt beløp er mottatt på en bestemt dato, på en bestemt måte, for bestemte varer eller tjenester. Butikker gir kvittering i kassen; tjenesteytere sender en når en faktura er betalt, eller når kunden betaler på forskudd.

Kunder tar vare på kvitteringer for å få refundert utlegg, returnere varer, bruke en garanti eller vise at en regning er betalt.

De viktigste forskjellene

• Tidspunkt: fakturaen kommer før betalingen, kvitteringen etter
• Formål: fakturaen ber om penger, kvitteringen bekrefter at de er mottatt
• Beløp: fakturaen viser beløpet som skal betales, kvitteringen beløpet som er betalt
• Betaling: fakturaen viser hvordan det skal betales, kvitteringen hvordan det ble betalt
• Nummerering: begge bør ha egne, unike numre
• MVA: i mange land er det MVA-fakturaen og ikke kvitteringen som gir rett til fradrag

Når du bør sende begge

Mange bedrifter sender en faktura for å be om betaling og en kvittering når pengene har kommet inn. Det er vanlig ved forskudd, delbetalinger og kunder der regnskapsavdelingen trenger dokumentasjon på betalingen.

Betaler kunden på stedet, for eksempel en håndverker som får kontant betaling når jobben er ferdig, er en kvittering ofte nok. Trenger kunden en MVA-faktura, utsteder du den også, merket som betalt.

Dette skal stå på en kvittering

• Firmanavnet og kontaktopplysningene dine
• Et kvitteringsnummer og betalingsdatoen
• Hvem som har betalt (kundens navn)
• Hva betalingen gjelder, med beløp
• Totalt mottatt beløp og et eventuelt restbeløp
• Betalingsmåten (kontant, kort, bankoverføring)
• Nummeret på fakturaen betalingen gjelder, hvis det finnes en

Tre eksempler fra hverdagen

• En webdesigner avslutter et prosjekt, sender en faktura med netto 14 dager og sender en kvittering på e-post når bankoverføringen har kommet inn
• En rørlegger får betalt med kort etter en utrykning og gir en kvittering; det trengs ingen faktura med mindre kunden ber om en MVA-faktura
• Et cateringfirma tar 30 % i forskudd: en kvittering bekrefter forskuddet, og sluttfakturaen viser senere forskuddet som betalt og restbeløpet

Andre dokumenter som ofte blandes sammen

• Tilbud eller overslag: et tilbud som sendes før arbeidet starter, og som kunden kan takke ja eller nei til
• Proformafaktura: en foreløpig faktura før salget er endelig, ofte brukt ved forskuddsbetaling eller toll
• Kreditnota: reduserer eller annullerer en faktura som allerede er utstedt
• Innkjøpsordre: sendes fra kjøperen til leverandøren for å legge inn en bestilling
• Kontoutskrift: en oversikt over flere fakturaer og betalinger i en periode

Trengs det kvittering for hver betaling?

Betalingsterminaler, nettbutikker og betalingsapper sender ofte en automatisk kvittering, og ved mange små kjøp er det nok. For tjenester som betales med bankoverføring lages det ikke noe automatisk, så en kort kvittering er nyttig når kunden ber om det, betaler forskudd, betaler kontant eller trenger dokumentasjon til sitt eget regnskap.

Kontant betaling er det tydeligste eksempelet: uten kvittering har ingen av partene noen dokumentasjon. Gi alltid kvittering for kontanter, og ta vare på en kopi selv.

Hvor lenge skal fakturaer og kvitteringer oppbevares?

Skattemyndighetene kan be om å se regnskapet ditt mange år senere, så ta vare på kopier av alle fakturaer du sender, alle kvitteringer du utsteder og kvitteringene for dine egne utgifter. Oppbevaringstiden er vanligvis mellom fem og ti år, avhengig av land og type dokument. Sjekk hvilken frist som gjelder for deg, og lagre PDF-ene et sted med sikkerhetskopi, ikke bare i e-posten.