Facture proforma ou facture commerciale ?

À quoi sert une facture proforma

Une facture proforma ressemble à une facture mais constitue en réalité une offre détaillée. Elle est envoyée avant l’expédition des marchandises ou la réalisation des services, souvent après l’acceptation d’un devis, pour que l’acheteur puisse organiser le paiement, un financement ou ses formalités d’importation.

Comme aucune vente n’a encore eu lieu, la facture proforma n’a pas valeur de facture sur le plan fiscal et n’est pas enregistrée dans vos ventes. Elle porte généralement une date de validité, au-delà de laquelle les prix peuvent changer.

À quoi sert une facture commerciale

La facture commerciale est la véritable facture de la vente. C’est sur elle que l’acheteur paie, c’est elle que vous comptabilisez en chiffre d’affaires et, à l’export, c’est le principal document dont se sert la douane pour contrôler les marchandises, leur valeur et les droits et taxes dus.

Pour une vente nationale, votre facture habituelle est la facture commerciale. Le terme s’emploie surtout dans le commerce international, où la facture commerciale accompagne l’envoi ou est transmise par voie électronique avec la déclaration en douane.

Les différences côte à côte

• Moment : la proforma avant la vente ; la facture commerciale une fois les marchandises vendues et expédiées
• Objet : la proforma confirme les conditions et permet le paiement ou le financement ; la facture commerciale réclame le paiement et sert au dédouanement
• Comptabilité : une proforma n’est pas enregistrée comme une vente ; une facture commerciale l’est
• Fiscalité : une proforma n’a pas valeur de facture ; une facture commerciale peut l’avoir
• Modifications : une proforma peut être révisée ; une facture commerciale ne se corrige que par un avoir

Ce que la douane attend en général d’une facture commerciale

• Les noms et adresses du vendeur et de l’acheteur (et de l’importateur, s’il est différent)
• Le numéro et la date de la facture
• Une description claire de chaque article, la quantité et la valeur unitaire
• Le code tarifaire SH (Système harmonisé) de chaque article
• Le pays d’origine des marchandises
• La devise, la valeur totale et l’Incoterm (par exemple FOB ou DAP)
• Les poids et le nombre de colis

Quand la douane accepte une facture proforma

De nombreuses administrations douanières acceptent une facture proforma lorsqu’il n’y a pas de vente, par exemple pour des échantillons gratuits, des marchandises envoyées en réparation, des retours ou des expositions temporaires, ou lorsque la facture commerciale définitive n’est pas encore disponible. Les exigences varient selon le pays et le transporteur : vérifiez auprès de votre transporteur ou de votre commissionnaire en douane avant d’expédier.

Exemple : une commande à l’export étape par étape

• L’acheteur demande vos prix et vous envoyez un devis
• L’acheteur accepte et demande une facture proforma pour organiser le paiement ou obtenir une licence d’importation
• Vous envoyez la proforma avec une date de validité ; l’acheteur verse un acompte
• Vous expédiez les marchandises avec une facture commerciale qui indique l’acompte reçu et le solde
• La douane dédouane les marchandises sur la base de la facture commerciale et des autres documents d’expédition

Que mettre sur une facture proforma

• La mention « Facture proforma » en haut du document, pour éviter toute confusion avec une facture définitive
• Un numéro de proforma et la date d’émission
• Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
• Chaque article avec sa description, sa quantité, son prix unitaire et son total
• Les taxes, frais de port et autres frais à la charge de l’acheteur
• Les conditions de paiement, les conditions de livraison (Incoterms) et la date de livraison prévue
• La durée de validité des prix

Les erreurs fréquentes

• Enregistrer une proforma comme une vente dans sa comptabilité
• Envoyer une proforma alors que l’acheteur a besoin d’une vraie facture pour récupérer la TVA ou la GST
• Modifier les prix ou les quantités sur la facture commerciale sans prévenir l’acheteur
• Oublier la date de validité, si bien qu’on peut vous opposer un ancien prix

Créer les deux avec BillOak

Utilisez le générateur de factures proforma pour préparer la proforma : elle est intitulée Facture proforma, comporte une date « Valable jusqu’au » et précise qu’elle n’a pas valeur de facture. Au moment de l’expédition, changez le type de document en Facture pour obtenir la facture commerciale avec les mêmes lignes. Ajoutez les informations d’export comme les codes SH et le pays d’origine dans la description des articles, et les Incoterms, poids et nombre de colis dans les notes.