Générateur de facture proforma gratuit

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma est une facture préalable, envoyée avant l'expédition des marchandises ou la réalisation de la prestation. Elle indique précisément à l'acheteur ce qui lui sera facturé : articles, quantités, prix, taxes, frais de port et conditions. C'est un engagement à vendre à ces conditions, et non une demande de paiement pour une vente déjà réalisée.

Comme rien n'a encore été livré, la facture proforma n'a pas valeur de facture et n'est pas enregistrée comme une vente dans votre comptabilité. Une fois la commande confirmée et livrée, vous émettez une facture définitive (facture commerciale).

Dans quels cas utiliser une facture proforma ?

• L'acheteur doit payer d'avance ou verser un acompte avant l'expédition
• L'acheteur a besoin d'un document pour obtenir un financement, un crédit documentaire ou une licence d'importation
• Un acheteur à l'étranger a besoin des prix et des poids pour préparer le dédouanement
• Le service achats de l'acheteur exige un prix formel pour valider la commande
• Vous voulez que l'acheteur confirme les détails avant de produire ou d'expédier quoi que ce soit

Facture proforma, devis et facture commerciale

Le devis propose des prix que l'acheteur accepte ou refuse. La facture proforma intervient généralement plus tard, lorsque l'acheteur a décidé d'acheter et a besoin d'un document en forme de facture. La facture commerciale est la facture définitive émise lors de la vente et de l'expédition ; c'est elle qui sert au paiement, à la comptabilité et, à l'export, au dédouanement.

Les règles douanières varient selon les pays. De nombreuses administrations acceptent une facture proforma pour les envois sans vente, comme des échantillons ou des retours, mais exigent une facture commerciale pour les marchandises vendues. Renseignez-vous auprès de votre transporteur ou de votre commissionnaire en douane avant l'expédition.

Créer une facture proforma avec BillOak

• L'éditeur ci-dessus est réglé sur Facture proforma, avec les champs « Proforma # » et « Valable jusqu’au »
• Ajoutez les coordonnées de l'acheteur et chaque article avec sa quantité et son prix
• Ajoutez la TVA, les remises et les frais de livraison pour que l'acheteur voie le montant complet
• Saisissez dans « Montant payé » un acompte déjà reçu, le cas échéant
• Téléchargez le PDF : il précise que la facture proforma n'a pas valeur de facture