Comment créer une facture

Un exemple concret : la facture d'une graphiste freelance

Voici à quoi ressemble une facture complète en pratique. Prenons Camille, graphiste freelance, qui vient de terminer un projet d'identité visuelle pour un petit café. Elle a encaissé un acompte de 400 € à l'acceptation de son devis et accorde 10 % de remise à ses clients fidèles. Sa facture FAC-0042 est datée du 02/03/2026, payable à 30 jours, donc à régler au plus tard le 01/04/2026.

Dans BillOak, elle saisit les trois lignes avec leur quantité et leur prix, règle la remise sur 10 %, la taxe sur 20 % de TVA (un taux d'exemple : utilisez celui qui s'applique à vous) et le champ « Montant payé » sur 400. L'éditeur applique la remise avant la TVA et calcule le solde dû. Voici le détail du calcul :

• Création du logo : 1 × 800,00 € = 800,00 €
• Création des cartes de visite : 1 × 250,00 € = 250,00 €
• Retouches supplémentaires : 3 h × 60,00 € = 180,00 €
• Sous-total 1 230,00 €, moins la remise de 10 % (123,00 €) = 1 107,00 € HT
• TVA à 20 % sur le montant après remise : 221,40 €
• Total TTC 1 328,40 €, moins les 400,00 € déjà versés = 928,40 € restant dû

Comment numéroter vos factures

Chaque facture doit avoir un numéro unique pour que vous et votre client puissiez la retrouver. Le plus simple est une suite comme FAC-0001, FAC-0002, etc. Certaines entreprises y ajoutent l'année (2026-001) ou un code client (ACME-001).

Quel que soit le format choisi, ne réutilisez et ne sautez jamais de numéro. Une numérotation continue facilite la comptabilité et elle est obligatoire dans de nombreux pays, dont la France.

Choisir ses conditions de paiement

Les conditions de paiement indiquent quand la facture doit être réglée. Les plus courantes sont « à réception », « à 15 jours » ou « à 30 jours », comptés à partir de la date de facture.

Des délais plus courts améliorent votre trésorerie. Avec les grandes entreprises, vérifiez leurs délais habituels avant de vous engager, et indiquez toujours clairement la date d'échéance sur la facture.

La TVA sur les factures : les bases

Si vous êtes assujetti à une taxe sur les ventes comme la TVA, vous devez en général la facturer. La facture indique alors normalement le taux, le montant de la taxe et le total TTC, et de nombreux pays exigent aussi votre numéro d'identification fiscale ou de TVA.

Si vous n'êtes pas assujetti, par exemple parce que votre chiffre d'affaires reste sous le seuil fixé par votre pays, n'ajoutez pas de TVA. Certains pays demandent alors une courte mention sur la facture expliquant pourquoi aucune TVA n'est appliquée. Les taux, les exonérations et les mentions obligatoires varient beaucoup d'un pays à l'autre : vérifiez auprès d'un expert-comptable ou de l'administration fiscale avant d'envoyer votre première facture.

Dans BillOak, le champ de taxe accepte un pourcentage ou un montant fixe et se calcule après une éventuelle remise. Ajoutez votre numéro fiscal à vos coordonnées et utilisez les « Notes » pour toute mention exigée dans votre pays.

Envoyer une facture par e-mail (avec modèle)

Téléchargez la facture en PDF et joignez-la à un court e-mail. Indiquez le numéro de facture et le montant dans l'objet pour la retrouver facilement, et envoyez-la à la personne qui gère les paiements, pas seulement à votre contact habituel. Vous pouvez adapter ce modèle :

Objet : Facture FAC-0042 – Camille Martin Design – 928,40 € à régler au plus tard le 1er avril Bonjour Julien, Merci encore de nous avoir confié l'identité visuelle du café. Vous trouverez ci-joint la facture FAC-0042 d'un montant de 928,40 €, qui correspond au solde après votre acompte. Le règlement est attendu au plus tard le 1er avril 2026, par virement bancaire sur le compte indiqué sur la facture. Je reste à votre disposition pour toute question. Bien cordialement, Camille

Les erreurs de facturation à éviter

• Des numéros de facture manquants ou en double
• Pas de date d'échéance ou des conditions de paiement floues
• Des lignes trop vagues que le client ne peut pas rattacher au travail
• Oublier la TVA ou appliquer le mauvais taux
• Ne pas indiquer comment payer (RIB ou lien de paiement)
• Envoyer la facture plusieurs semaines après la livraison

Que faire après l'envoi d'une facture ?

Conservez une copie de chaque facture envoyée. BillOak enregistre vos documents dans l'historique du navigateur et vous pouvez les exporter en sauvegarde. En cas de retard de paiement, envoyez une relance courtoise rappelant le numéro de facture et la date d'échéance. Si vous devez modifier une facture déjà envoyée, émettez un avoir plutôt que de modifier l'original.

Relances de paiement : quand les envoyer et que dire

La plupart des retards de paiement sont un oubli, pas un refus : commencez sur un ton aimable et ne vous montrez plus ferme qu'en l'absence de réponse. Rappelez toujours le numéro de facture, le montant et la date d'échéance initiale, et joignez de nouveau la facture. Un calendrier simple :

• Quelques jours avant l'échéance : un petit rappel aimable, facultatif
• Le lendemain de l'échéance : un message courtois signalant que le paiement est dû
• Environ 7 jours de retard : une relance plus ferme demandant une date de paiement
• Environ 30 jours de retard : une dernière relance précisant la suite, par exemple des pénalités de retard si vos conditions les prévoient

Objet : Relance – facture FAC-0042 arrivée à échéance Bonjour Julien, Je me permets de revenir vers vous au sujet de la facture FAC-0042 d'un montant de 928,40 €, arrivée à échéance le 1er avril 2026. Sauf erreur de ma part, je n'ai pas encore reçu le règlement ; vous trouverez de nouveau la facture en pièce jointe. Pourriez-vous m'indiquer à quelle date je peux l'attendre ? Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement, Camille