Facture ou reçu : quelle est la différence ?

À quoi sert une facture

Une facture est une demande de paiement. Elle détaille ce que vous avez fourni, le prix, la taxe éventuelle, le total dû et les conditions de paiement. Pour les entreprises assujetties à la TVA, c’est aussi le document qui permet au client de récupérer cette taxe ; elle doit donc respecter des exigences légales.

La facture s’impose quand le client paie plus tard : prestations entre entreprises, projets facturés par étapes, services réglés par virement.

À quoi sert un reçu

Un reçu est une preuve de paiement. Il confirme qu’un montant précis a été reçu à une date précise, par un moyen précis, pour des biens ou services précis. Les commerçants le remettent en caisse ; les prestataires de services l’envoient quand une facture est réglée ou quand un client paie d’avance.

Les clients conservent leurs reçus pour se faire rembourser des frais, échanger un article, faire jouer une garantie ou prouver qu’une facture a été payée.

Les principales différences

• Moment : la facture précède le paiement, le reçu le suit
• Objet : la facture réclame l’argent, le reçu en accuse réception
• Montants : la facture indique le montant dû, le reçu le montant payé
• Paiement : la facture explique comment payer, le reçu comment on a payé
• Numérotation : chacun doit avoir son propre numéro unique
• Taxe : dans de nombreux pays, c’est la facture avec TVA, et non le reçu, qui permet de récupérer la taxe

Quand envoyer les deux

Beaucoup d’entreprises envoient une facture pour demander le paiement, puis un reçu une fois l’argent encaissé. C’est courant pour les acomptes, les paiements partiels et les clients dont le service comptable a besoin d’une preuve de paiement.

Quand le client paie sur place, par exemple un artisan réglé en espèces à la fin d’une intervention, un reçu suffit souvent. Si le client a besoin d’une facture avec TVA, émettez-en une également, marquée comme payée.

Que mettre sur un reçu

• Le nom et les coordonnées de votre entreprise
• Un numéro de reçu et la date du paiement
• Qui a payé (le nom du client)
• L’objet du paiement, avec les montants
• Le total reçu et l’éventuel solde restant dû
• Le moyen de paiement (espèces, carte, virement)
• Le numéro de la facture concernée, le cas échéant

Trois exemples concrets

• Une webdesigner termine un projet, envoie une facture payable à 14 jours puis, à réception du virement, envoie un reçu par e-mail pour les archives du client
• Un plombier est payé par carte à la fin d’un dépannage et remet un reçu ; une facture n’est nécessaire que si le client en demande une avec TVA
• Un traiteur demande un acompte de 30 % : un reçu confirme l’acompte, puis la facture finale l’indique comme réglé et affiche le solde dû

D’autres documents souvent confondus

• Devis : une offre envoyée avant tout travail, que le client accepte ou refuse
• Facture proforma : une facture préalable, avant que la vente soit conclue, souvent utilisée pour un paiement d’avance ou la douane
• Avoir : réduit ou annule une facture déjà émise
• Bon de commande : envoyé par l’acheteur au fournisseur pour passer commande
• Relevé de compte : récapitulatif de plusieurs factures et paiements sur une période

Faut-il un reçu pour chaque paiement ?

Les terminaux de paiement, boutiques en ligne et applications de paiement envoient souvent un justificatif automatique, et pour beaucoup de petites ventes cela suffit. Pour une prestation payée par virement, rien n’est généré automatiquement : un court reçu est donc utile dès que le client le demande, verse un acompte, paie en espèces ou a besoin d’un justificatif.

Les paiements en espèces sont le cas le plus évident : sans reçu, aucune des deux parties n’a de trace. Remettez toujours un reçu pour un paiement en espèces et gardez-en une copie.

Combien de temps conserver factures et reçus

L’administration fiscale peut demander à consulter vos documents des années plus tard. Conservez donc une copie de chaque facture envoyée, de chaque reçu émis et des justificatifs de vos propres dépenses. Les durées de conservation vont généralement de cinq à dix ans selon le pays et le type de document. Vérifiez celle qui s’applique à vous et stockez les PDF dans un endroit sauvegardé, pas seulement dans votre messagerie.