Qué debe incluir una factura

Los datos imprescindibles

• La palabra “Factura” en la parte superior, para que no se confunda con un presupuesto o un recibo
• El nombre, la dirección y los datos de contacto de tu negocio (y tu logotipo, si tienes)
• El nombre y la dirección de facturación del cliente; si es una empresa, su razón social
• Un número de factura único y correlativo
• La fecha de la factura (el día en que la emites)
• La descripción de cada producto o servicio, con cantidad, precio unitario e importe de la línea
• La base, el descuento si lo hay, los impuestos, el envío y el importe total a pagar
• La moneda, si no resulta evidente por el contexto
• La fecha de vencimiento o las condiciones de pago, por ejemplo “pago a 30 días”
• Cómo pagar: datos bancarios, enlace de pago o métodos aceptados

Datos adicionales que suelen exigir las normas fiscales

Cuando estás dado de alta en un impuesto sobre las ventas como el IVA o la GST, la factura pasa a ser también un documento fiscal, y la mayoría de los países establecen qué debe contener. En la Unión Europea, por ejemplo, una factura completa debe mostrar tu número de identificación a efectos del IVA, la fecha de la entrega o prestación si es distinta de la fecha de factura, la base imponible por tipo impositivo, el tipo de IVA y la cuota. Si vendes a una empresa de otro país de la UE, a menudo hay que añadir el NIF-IVA del cliente y una mención a la inversión del sujeto pasivo. En España, estos requisitos están en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Otros países tienen listas parecidas. El Reino Unido aplica normas próximas a las de la UE; en la India, las facturas con GST deben llevar el GSTIN del proveedor, el lugar de suministro y los códigos HSN o SAC; en Australia, las facturas fiscales deben incluir el ABN. Las normas cambian con el tiempo, así que consulta la web de tu administración tributaria o a tu asesor antes de fiarte de una plantilla.

Detalles que te ayudan a cobrar antes

• El número de pedido del cliente, si te dio uno. Muchos departamentos de contabilidad no pagan sin él
• Una persona de contacto en el departamento de cuentas a pagar del cliente
• Una descripción breve y concreta de cada línea, no solo “servicios”
• El periodo o el proyecto al que corresponde la factura
• Tus condiciones en caso de pago atrasado, si figuran en tu contrato
• Unas palabras de agradecimiento: no cuestan nada y mantienen un tono cordial

Errores habituales que retrasan el cobro

Las facturas se atascan sobre todo por datos del cliente incompletos o erróneos, por falta del número de pedido, por una descripción que quien aprueba no reconoce o por totales que no cuadran. Repetir un número de factura causa problemas tanto en tu contabilidad como en la del cliente.

Antes de enviarla, comprueba la razón social y la dirección del cliente con tu contrato, asegúrate de que el número no se ha usado antes y lee las líneas como si tuvieras que aprobarlas tú. Un generador que calcula los totales por ti elimina los errores de cálculo.

Ejemplo de factura sencilla

Así encajan los datos esenciales en una factura de servicios breve. Tu diseño puede ser distinto; lo importante es que esté todo y se encuentre fácilmente.

FACTURA INV-2026-014 Fecha: 3 de octubre de 2026 Vencimiento: 17 de octubre de 2026 (14 días) De: Estudio Rivera Diseño, Calle del Puerto 12, 08003 Barcelona NIF B12345678 Para: Northwind S.L., Cuentas a pagar, Calle Mayor 80, 28013 Madrid Nº de pedido: NW-7781 Rediseño de marca – logotipo y paleta de color 1 × 1.800,00 € 1.800,00 € Plantillas para redes sociales 10 × 45,00 € 450,00 € Base imponible 2.250,00 € IVA 21 % 472,50 € Total a pagar 2.722,50 € Pago por transferencia a: Estudio Rivera Diseño, IBAN ES00 0000 0000 0000 0000 0000. ¡Gracias por tu confianza!

Anticipos, pagos parciales y correcciones

Si el cliente pagó un anticipo, muéstralo en la factura final para que el saldo quede claro: el total, lo ya pagado y lo pendiente. Aun así, cada solicitud de pago debe ser una factura propia y numerada.

Si tienes que corregir o anular una factura que ya enviaste, no la modifiques. Emite una factura rectificativa (o nota de crédito) que haga referencia al número de la original y después envía una nueva factura correcta. Así tus registros y los del cliente siguen cuadrando.

Cómo hacerlo con BillOak

El editor de BillOak tiene un campo para cada dato esencial: tus datos y tu logotipo, los del cliente, el número de factura, la fecha, los términos de pago y el vencimiento, el número de pedido, las líneas, el descuento, el impuesto, el envío, el monto pagado, las notas y los términos. Escribe “Net 30” en el campo “Términos de pago” y la fecha de vencimiento se rellena sola. Los datos adicionales, como tu NIF o tu cuenta bancaria, caben en tu bloque de dirección o en las notas, y aparecen en cada PDF.