Cómo hacer una factura

Un ejemplo práctico: la factura de una diseñadora freelance

Así queda una factura completa en la práctica. Imagina que Lucía, diseñadora gráfica freelance, ha terminado un proyecto de identidad de marca para una pequeña cafetería. Cobró un anticipo de 300 € cuando el cliente aceptó su presupuesto y aplica un 10 % de descuento a los clientes habituales. Su factura FAC-0042 tiene fecha del 02/03/2026 y vencimiento a 30 días, es decir, el 01/04/2026.

En BillOak introduce los tres conceptos con su cantidad y su precio, pone el descuento en el 10 %, el impuesto en el 21 % de IVA (un tipo de ejemplo; usa el que te corresponda) y el campo «Monto pagado» en 300. El editor aplica el descuento antes del impuesto y calcula el saldo pendiente. Así se suman las cifras:

• Diseño de logotipo: 1 × 700,00 € = 700,00 €
• Diseño de tarjetas de visita: 1 × 200,00 € = 200,00 €
• Revisiones adicionales: 3 h × 50,00 € = 150,00 €
• Subtotal 1.050,00 €, menos el 10 % de descuento (105,00 €) = 945,00 €
• IVA al 21 % sobre el importe con descuento: 198,45 €
• Total 1.143,45 €, menos los 300,00 € ya pagados = 843,45 € pendientes de pago

Cómo numerar tus facturas

Cada factura necesita un número único para que tú y tu cliente podáis identificarla. Lo más sencillo es una secuencia como FAC-0001, FAC-0002, etc. Algunas empresas incluyen el año (2026-001) o un código de cliente (ACME-001).

Elijas el formato que elijas, nunca repitas ni te saltes números. Una numeración correlativa facilita la contabilidad y en muchos países es obligatoria a efectos fiscales.

Cómo elegir las condiciones de pago

Las condiciones de pago indican cuándo debe pagarse la factura. Las más habituales son «Pago al recibir», «7 días», «15 días» o «30 días», contados desde la fecha de la factura.

Unos plazos más cortos mejoran tu liquidez. Si trabajas con grandes empresas, consulta antes sus plazos habituales y pon siempre la fecha de vencimiento bien visible en la factura.

Impuestos en las facturas: lo básico

Si estás dado de alta en un impuesto sobre las ventas como el IVA, normalmente tienes que repercutirlo en tus facturas. La factura suele mostrar el tipo, la cuota del impuesto y el total con impuestos incluidos, y en muchos países también tu número de identificación fiscal.

Si no estás obligado, por ejemplo porque tu facturación está por debajo del umbral de tu país o tu actividad está exenta, no añadas el impuesto. Algunos países exigen una breve nota en la factura que explique por qué no se aplica. Los tipos, las exenciones y las menciones obligatorias cambian mucho de un país a otro, así que consulta con una gestoría o con la administración tributaria antes de enviar tu primera factura.

En BillOak, el campo de impuesto admite un porcentaje o un importe fijo y se calcula después del descuento. Añade tu número de identificación fiscal a los datos de tu negocio y usa las «Notas» para cualquier mención que exija tu país.

Cómo enviar una factura por correo electrónico (con plantilla)

Descarga la factura en PDF y adjúntala a un correo breve. Pon el número de factura y el importe en el asunto para que sea fácil de encontrar después, y envíala a quien gestiona los pagos, no solo a tu contacto habitual. Puedes adaptar esta plantilla:

Asunto: Factura FAC-0042 de Lucía Martín Diseño – 843,45 € con vencimiento el 1 de abril Hola, Javier: Gracias de nuevo por confiarnos la imagen de marca de la cafetería. Te adjunto la factura FAC-0042 por 843,45 €, el importe pendiente después del anticipo. El vencimiento es el 1 de abril de 2026. Puedes pagarla por transferencia bancaria con los datos que figuran en la factura. Si tienes cualquier duda, dímelo. Un saludo, Lucía

Errores frecuentes al facturar

• Números de factura que faltan o se repiten
• Sin fecha de vencimiento o con condiciones de pago poco claras
• Conceptos vagos que el cliente no puede relacionar con el trabajo
• Olvidar los impuestos o aplicar un tipo incorrecto
• No indicar cómo pagar (datos bancarios o enlace de pago)
• Enviar la factura semanas después de entregar el trabajo

Qué hacer después de enviar una factura

Guarda una copia de cada factura que envíes. BillOak guarda tus documentos en el historial del navegador y puedes exportarlos como copia de seguridad. Si el pago se retrasa, envía un recordatorio amable con el número de factura y la fecha de vencimiento. Si necesitas cambiar una factura ya enviada, emite una nota de crédito en lugar de editar la original.

Recordatorios de pago: cuándo enviarlos y qué decir

La mayoría de los retrasos son un descuido, no una negativa, así que empieza con un tono amable y endurécelo solo si no hay respuesta. Indica siempre el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento original, y vuelve a adjuntar la factura. Un calendario sencillo:

• Unos días antes del vencimiento: un aviso amable, opcional
• El día después del vencimiento: una nota educada indicando que el pago ya ha vencido
• Unos 7 días de retraso: un seguimiento más firme pidiendo una fecha de pago
• Unos 30 días de retraso: un último aviso con los siguientes pasos, como intereses de demora si tus condiciones los contemplan

Asunto: Recordatorio: factura FAC-0042 vencida Hola, Javier: Te escribo en relación con la factura FAC-0042 por 843,45 €, que vencía el 1 de abril de 2026. Todavía no he recibido el pago, así que te la adjunto de nuevo. ¿Podrías indicarme cuándo puedo esperarlo? Si ya lo has abonado, no tengas en cuenta este mensaje. Gracias, Lucía