Cómo redactar un recordatorio de pago por email (con plantillas)

Actualizado el 10 de octubre de 2026

La mayoría de las facturas se pagan tarde porque se olvidaron, se perdieron o se quedaron atascadas en un circuito de aprobación, no porque el cliente no quiera pagar. Un recordatorio breve y educado en el momento justo suele resolverlo. Aquí tienes un calendario sencillo y cuatro plantillas de correo que puedes copiar, desde un aviso amable hasta un último aviso.

Un calendario de recordatorios sencillo

3 días antes del vencimiento: un aviso amable
El día del vencimiento o el siguiente: un recordatorio educado
Entre 7 y 14 días de retraso: un seguimiento más firme, por correo y por teléfono
30 días de retraso: un último aviso que explique los siguientes pasos

Plantilla 1: aviso amable antes del vencimiento

Envíala unos días antes de que venza el pago. Suena a ayuda, no a presión.

Asunto: La factura INV-0042 vence el 14 de noviembre Estimada Laura: Le escribo solo para recordarle que la factura INV-0042, por 1.250,00 €, vence el 14 de noviembre. Le adjunto una copia por comodidad. Puede pagarla por transferencia a la cuenta que figura en la factura. Si necesita cualquier otra cosa, no dude en decírmelo. Gracias y un saludo, Álex Martín

Plantilla 2: el pago ya ha vencido

Envíala el día del vencimiento o el siguiente día hábil. Que sea breve y vuelve a adjuntar la factura.

Asunto: Recordatorio: la factura INV-0042 ha vencido Estimada Laura: Espero que esté bien. La factura INV-0042, por 1.250,00 €, vencía hoy. Si ya ha realizado el pago, muchas gracias, y no tenga en cuenta este correo. Si no es así, ¿podría indicarme cuándo puedo esperarlo? Le adjunto de nuevo la factura. Un cordial saludo, Álex Martín

Plantilla 3: seguimiento firme por retraso

Tras una o dos semanas sin pago, sé claro y concreto, y pide una fecha.

Asunto: Pago vencido: factura INV-0042 (14 días) Estimada Laura: La factura INV-0042, por 1.250,00 €, acumula ya 14 días de retraso. ¿Podría confirmarme cuándo se realizará el pago? Si hay algún problema con la factura o debo enviarla a otra persona de su equipo, dígamelo y lo soluciono hoy mismo. Atentamente, Álex Martín

Plantilla 4: último aviso

Úsala solo cuando se hayan ignorado los recordatorios anteriores, y menciona únicamente medidas que estés dispuesto a tomar y tengas derecho a tomar.

Asunto: Último aviso: factura INV-0042 Estimada Sra. Gómez: Pese a los recordatorios anteriores, la factura INV-0042, por 1.250,00 €, con vencimiento el 14 de noviembre, sigue pendiente de pago. Le ruego que realice el pago antes del 21 de diciembre. Si para entonces no lo he recibido, aplicaré los intereses de demora previstos en nuestras condiciones y trasladaré la deuda a una empresa de recobro. Preferiría con mucho resolverlo directamente con usted, así que llámeme si hay algún problema. Atentamente, Álex Martín

Consejos para que los recordatorios funcionen

Pon el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento en el asunto
Adjunta la factura cada vez para que nadie tenga que buscarla
Presupón buena fe en los primeros recordatorios; la mayoría de los retrasos son administrativos
Pregunta quién aprueba los pagos y dirígete a la persona adecuada
Cobra recargos o intereses solo si tus condiciones o la ley lo permiten
Guarda constancia de cada recordatorio que envíes

Si los recordatorios no funcionan

Coge el teléfono: una llamada breve suele destapar el verdadero problema, como un número de pedido que falta o una factura enviada a la persona equivocada. Después, confirma por correo lo que hayáis acordado.

Si sigues trabajando para ese cliente, puedes pausar el trabajo hasta que se pongan al día, siempre que tu contrato lo permita. Como último recurso, puedes recurrir a una empresa de recobro o a un procedimiento judicial para reclamaciones pequeñas (en España, por ejemplo, el proceso monitorio); en la UE y el Reino Unido, a las deudas impagadas entre empresas se pueden añadir intereses legales y una compensación fija. Pide asesoramiento antes de dar pasos formales.

Cómo evitar los pagos atrasados desde el principio

Acuerda las condiciones de pago por escrito antes de empezar
Pide un anticipo en los encargos grandes y a los clientes nuevos
Factura el mismo día de la entrega, no semanas después
Comprueba los requisitos de facturación del cliente: número de pedido, razón social, a dónde enviarla
Facilita el pago con datos bancarios completos o un enlace de pago
Confirma que la factura se ha recibido y está en el circuito de aprobación

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar un recordatorio de pago?

Funciona bien un aviso amable unos días antes del vencimiento, seguido de un recordatorio el mismo día en que vence. No esperes semanas para hacer el seguimiento.

¿Es mejor llamar o escribir?

Escribe primero, para que quede constancia por escrito. Si dos correos quedan sin respuesta, una llamada suele resolverlo antes.

¿Puedo añadir un recargo a una factura vencida?

Solo si tu contrato lo prevé o la ley te da derecho, como ocurre con los intereses legales sobre deudas entre empresas en la UE y el Reino Unido. En ese caso, vuelve a emitir la factura con el recargo indicado por separado.

¿Y si el cliente no está de acuerdo con la factura?

Pregunta exactamente qué partidas discute y corrige lo que realmente esté mal. Si hace falta, emite una factura rectificativa por la parte discutida para que se pueda pagar el resto.

¿Debo dejar de trabajar para un cliente que no paga?

Si tu contrato lo permite, pausar el trabajo hasta que se paguen las facturas vencidas es un paso razonable y a menudo acelera el pago. Avisa al cliente por escrito antes de hacerlo.