Factura o recibo: ¿cuál es la diferencia?

Para qué sirve una factura

Una factura es una solicitud de pago. Detalla lo que suministraste, el precio, los impuestos que correspondan, el total a pagar y las condiciones de pago. Para los negocios sujetos a IVA o GST, la factura es además el documento con el que el cliente se deduce ese impuesto, por lo que debe cumplir requisitos legales.

Las facturas son lo habitual cuando el cliente paga más tarde: trabajos entre empresas, proyectos que se facturan por fases y servicios que se pagan por transferencia.

Para qué sirve un recibo

Un recibo es una prueba de pago. Confirma que se recibió un importe concreto, en una fecha concreta, por un medio concreto y por unos bienes o servicios concretos. Las tiendas lo entregan en caja; los negocios de servicios lo envían cuando se salda una factura o cuando el cliente paga por adelantado.

Los clientes guardan los recibos para justificar gastos, devolver productos, usar una garantía o demostrar que una factura está pagada.

Las diferencias clave

• Momento: la factura va antes del pago y el recibo, después
• Finalidad: la factura reclama el dinero y el recibo acredita que se ha cobrado
• Importes: la factura muestra lo que se debe; el recibo, lo que se ha pagado
• Datos de pago: la factura indica cómo pagar; el recibo, cómo se pagó
• Numeración: ambos deben tener su propio número único
• Impuestos: en muchos países, es la factura con IVA o GST, no el recibo, la que permite deducir el impuesto

Cuándo enviar los dos

Muchos negocios envían una factura para solicitar el pago y un recibo cuando el dinero ya está en la cuenta. Es habitual con anticipos, pagos parciales y clientes cuyo departamento de contabilidad necesita un justificante de pago.

Cuando el cliente paga en el momento, por ejemplo a un manitas en efectivo al terminar un arreglo, a menudo basta con un recibo. Si el cliente necesita una factura con IVA, emítela también e indica que está pagada.

Qué poner en un recibo

• El nombre y los datos de contacto de tu negocio
• Un número de recibo y la fecha del pago
• Quién pagó (el nombre del cliente)
• El concepto del pago, con los importes
• El total recibido y el saldo pendiente, si lo hay
• La forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia)
• El número de la factura a la que corresponde el pago, si existe

Tres ejemplos cotidianos

• Una diseñadora web termina un proyecto, envía una factura con pago a 14 días y, cuando llega la transferencia, manda un recibo por correo para sus archivos
• A un fontanero le pagan con tarjeta al terminar un aviso y entrega un recibo; no hace falta factura salvo que el cliente pida una con IVA
• Una empresa de catering cobra un anticipo del 30 %: un recibo confirma el anticipo y la factura final lo muestra como pagado junto con el saldo pendiente

Otros documentos que se suelen confundir

• Presupuesto o cotización: una oferta enviada antes de empezar, que el cliente puede aceptar o rechazar
• Factura proforma: una factura previa a que la venta sea firme, usada a menudo para pagos por adelantado o en aduanas
• Factura rectificativa o nota de crédito: reduce o anula una factura ya emitida
• Orden de compra o pedido: la envía el comprador al proveedor para hacer un encargo
• Extracto de cuenta: un resumen de varias facturas y pagos en un periodo

¿Hace falta un recibo por cada pago?

Los datáfonos, las tiendas online y las apps de pago suelen enviar un justificante automático, y para muchas ventas pequeñas es suficiente. En los servicios pagados por transferencia no se genera nada automáticamente, así que un recibo breve es útil cuando el cliente lo pide, paga un anticipo, paga en efectivo o necesita un justificante para su contabilidad.

Los pagos en efectivo son el caso más claro: sin recibo, ninguna de las dos partes tiene constancia. Entrega siempre un recibo cuando cobres en efectivo y guarda una copia.

Cuánto tiempo guardar facturas y recibos

Hacienda puede pedirte tus registros años después, así que guarda copia de cada factura que envíes, de cada recibo que emitas y de los justificantes de tus propios gastos. Los plazos de conservación suelen ir de cinco a diez años según el país y el tipo de documento. Comprueba el que te corresponde y guarda los PDF en un lugar con copia de seguridad, no solo en tu correo.