Factura proforma o factura comercial: diferencias

Para qué sirve una factura proforma

Una factura proforma parece una factura, pero en realidad es una oferta detallada. Se envía antes de expedir la mercancía o prestar el servicio, a menudo después de aceptar un presupuesto, para que el comprador pueda organizar el pago, la financiación o los trámites de importación.

Como todavía no ha habido venta, la factura proforma no tiene validez fiscal y no se registra en el libro de ventas. Suele llevar una fecha de validez, tras la cual los precios pueden cambiar.

Para qué sirve una factura comercial

La factura comercial es la factura real de la venta. Es el documento contra el que paga el comprador, el que registras como ingreso y, en las exportaciones, el principal documento que usa la aduana para comprobar la mercancía, su valor y los aranceles e impuestos que corresponden.

En las ventas nacionales, tu factura normal es la factura comercial. El término se usa sobre todo en el comercio internacional, donde la factura comercial viaja con el envío o se presenta electrónicamente junto con la declaración de aduanas.

Diferencias frente a frente

• Momento: la proforma, antes de la venta; la factura comercial, cuando la mercancía se vende y se envía
• Finalidad: la proforma confirma condiciones y permite el pago o la financiación; la factura comercial reclama el pago y sirve para el despacho de aduanas
• Contabilidad: la proforma no se registra como venta; la factura comercial, sí
• Impuestos: la proforma no tiene validez fiscal; la factura comercial puede tenerla
• Cambios: la proforma se puede revisar; la factura comercial solo se corrige con una factura rectificativa

Qué suele exigir la aduana en una factura comercial

• Nombre y dirección del vendedor y del comprador (y del importador, si es distinto)
• Número y fecha de la factura
• Una descripción clara de cada artículo, la cantidad y el valor unitario
• El código arancelario SA (Sistema Armonizado) de cada artículo
• El país de origen de la mercancía
• La moneda, el valor total y el Incoterm (por ejemplo FOB o DAP)
• Los pesos y el número de bultos

Cuándo acepta la aduana una factura proforma

Muchas aduanas aceptan una factura proforma cuando no hay venta, como en muestras gratuitas, mercancía enviada a reparar, devoluciones o exposiciones temporales, o cuando la factura comercial definitiva aún no está disponible. Los requisitos varían según el país y el transportista, así que confírmalo con tu mensajería o tu agente de aduanas antes de enviar.

Ejemplo: un pedido de exportación paso a paso

• El comprador pide precios y le envías un presupuesto
• El comprador acepta y pide una factura proforma para gestionar el pago o una licencia de importación
• Envías la proforma con fecha de validez y el comprador paga un anticipo
• Envías la mercancía con una factura comercial que muestra el anticipo recibido y el saldo pendiente
• La aduana despacha la mercancía con la factura comercial y el resto de documentos de envío

Qué poner en una factura proforma

• Las palabras “Factura proforma” en la parte superior, para que no se confunda con una factura definitiva
• Un número de proforma y la fecha de emisión
• Los datos del vendedor y del comprador
• Cada artículo con descripción, cantidad, precio unitario y total
• Los impuestos, el envío y otros gastos que pagará el comprador
• Las condiciones de pago, las condiciones de entrega (Incoterms) y la fecha de entrega prevista
• El plazo de validez de los precios

Errores habituales

• Registrar una proforma como venta en la contabilidad
• Enviar una proforma cuando el comprador necesita una factura válida para deducirse el IVA o la GST
• Cambiar precios o cantidades en la factura comercial sin avisar al comprador
• Omitir la fecha de validez, de modo que puedan exigirte un precio antiguo

Crear ambas con BillOak

Usa el generador de facturas proforma para preparar la proforma: lleva el título Factura proforma, incluye una fecha “Válida hasta” e indica que no tiene validez fiscal. Cuando se envíe el pedido, cambia el tipo de documento a Factura para obtener la factura comercial con las mismas líneas. Añade los datos de exportación, como los códigos SA y el país de origen, en la descripción de los artículos, y los Incoterms, pesos y número de bultos en las notas.