Cómo facturar como autónomo o freelance

Paso 1: acuerda las condiciones antes de empezar

La mayoría de los problemas de cobro empiezan antes que el trabajo. Acuerda tu tarifa (por hora, por día o por proyecto), qué incluye, cuántas revisiones, cuándo vas a facturar, las condiciones de pago y si habrá anticipo. Ponlo en un contrato breve o, como mínimo, en un correo que el cliente confirme.

En proyectos grandes, un anticipo del 25 al 50 % y pagos por hitos reducen tu riesgo y mantienen entrando el dinero.

Paso 2: reúne los datos del cliente

• La razón social de la empresa a la que facturas, no solo el nombre de tu contacto
• La dirección de facturación
• Su NIF o número de IVA, si es una empresa y lo necesitas
• Quién aprueba y paga las facturas, y su correo electrónico
• El número de pedido que necesiten ver en la factura, si lo hay

Paso 3: redacta la factura

Añade tu nombre o el de tu negocio, tus datos de contacto y tu número fiscal, después los datos del cliente, un número de factura de tu secuencia y la fecha. Describe el trabajo con palabras que reconozca quien lo aprueba, por ejemplo “Redacción web – 5 páginas” o “Consultoría, del 1 al 15 de octubre (12 h)”, con cantidades y tarifas.

Termina con el total, la fecha de vencimiento y tus datos de pago. Si acordasteis un anticipo y ya está pagado, muéstralo para que la factura refleje el saldo pendiente.

Paso 4: aplica bien los impuestos

Que cobres IVA, GST o un impuesto sobre las ventas depende de tu país, de tu facturación y, a veces, de dónde esté tu cliente. Muchos países tienen un umbral por debajo del cual no repercutes el impuesto, y algunos exigen indicarlo en la factura. A los clientes empresa de otro país se les puede aplicar la inversión del sujeto pasivo.

Estas normas son concretas y cambian, así que consulta las indicaciones de tu administración tributaria o a un asesor cuando empieces, y otra vez cuando crezcan tus ingresos.

Paso 5: factura a clientes internacionales

• Acuerda la moneda de antemano y factura en ella
• Deja claro quién paga las comisiones bancarias o de transferencia
• Usa el idioma del cliente si eso facilita el trabajo de su departamento de contabilidad
• Comprueba si hace falta la mención de inversión del sujeto pasivo
• Anota el tipo de cambio para tu propia contabilidad

Paso 6: envía, controla y haz seguimiento

Envía la factura en PDF el mismo día de la entrega, con el número de factura en el asunto del correo. Lleva una lista sencilla de lo pendiente y de cuándo vence cada factura. Manda un recordatorio amable justo antes del vencimiento y haz seguimiento en cuanto pase la fecha.

Errores frecuentes al facturar como autónomo

• Facturar a tu persona de contacto en lugar de a la empresa cliente
• Descripciones vagas como “trabajos realizados” que quien aprueba no puede asociar a ningún proyecto
• Olvidar el número de pedido que pidió el cliente
• Empezar a trabajar sin condiciones de pago acordadas
• Esperar al final de un proyecto largo para facturar
• No guardar copia de las facturas enviadas

Ejemplo: una factura de autónomo línea a línea

Una redactora que factura una cuota mensual más trabajo extra podría enviar algo así:

Cuota de contenidos – octubre 2026 (8 artículos) 1 × 1.600,00 € 1.600,00 € Artículo adicional – “Guía de precios” 1 × 220,00 € 220,00 € Corrección de borradores del cliente (3,5 h) 3,5 × 60,00 € 210,00 € Subtotal 2.030,00 € Total a pagar antes del 14 de noviembre de 2026 2.030,00 €

¿Por horas, por día, por proyecto o con cuota fija?

Cobrar por horas es sencillo y justo cuando el alcance no está claro, pero limita tus ingresos a las horas que trabajas y invita a cuestionar cada hora. La tarifa diaria encaja con trabajos presenciales o de jornada completa. El precio por proyecto premia la eficiencia, pero exige un alcance bien definido. La cuota mensual da previsibilidad a ambas partes en trabajos continuos.

Elijas lo que elijas, ponlo por escrito y que tu factura lo refleje: horas y tarifa por línea en el trabajo por horas, hitos en los proyectos y el periodo cubierto en las cuotas.