الفاتورة المبدئية مقابل الفاتورة التجارية

ما الغرض من الفاتورة المبدئية؟

تبدو الفاتورة المبدئية كفاتورة، لكنها في الحقيقة عرض مفصّل. تُرسل قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمات، غالبًا بعد قبول عرض السعر، ليتمكن المشتري من ترتيب الدفع أو التمويل أو مستندات الاستيراد.

ولأن البيع لم يتم بعد، فالفاتورة المبدئية ليست فاتورة ضريبية ولا تُقيَّد في دفتر مبيعاتك. وعادةً ما تحمل تاريخ صلاحية قد تتغير الأسعار بعده.

ما الغرض من الفاتورة التجارية؟

الفاتورة التجارية هي فاتورة البيع الفعلية. يدفع المشتري بموجبها، وتقيّدها أنت كإيراد، وفي التصدير هي المستند الرئيسي الذي تعتمد عليه السلطات الجمركية لفحص البضائع وقيمتها والرسوم والضرائب المستحقة.

في المبيعات المحلية، فاتورتك المعتادة هي الفاتورة التجارية. ويُستخدم المصطلح أكثر في التجارة الدولية، حيث ترافق الفاتورة التجارية الشحنة أو تُقدَّم إلكترونيًا مع البيان الجمركي.

الفروق جنبًا إلى جنب

• التوقيت: المبدئية قبل البيع؛ والتجارية بعد بيع البضائع وشحنها
• الغرض: المبدئية لتأكيد الشروط وتمكين الدفع أو التمويل؛ والتجارية لطلب الدفع وتخليص الجمارك
• المحاسبة: المبدئية لا تُقيَّد كبيع؛ والتجارية تُقيَّد
• الضريبة: المبدئية ليست فاتورة ضريبية؛ والتجارية يمكن أن تكون كذلك
• التعديل: يمكن مراجعة المبدئية؛ أما التجارية فلا تُصحَّح إلا بإشعار دائن

ما الذي تتوقعه الجمارك عادةً في الفاتورة التجارية

• أسماء البائع والمشتري وعناوينهم (والمستورد إن كان مختلفًا)
• رقم الفاتورة وتاريخها
• وصف واضح لكل صنف مع الكمية وقيمة الوحدة
• رمز التعرفة الجمركية وفق النظام المنسق (HS) لكل صنف
• بلد منشأ البضائع
• العملة والقيمة الإجمالية وشروط Incoterms (مثل FOB أو DAP)
• الأوزان وعدد الطرود

متى تقبل الجمارك الفاتورة المبدئية؟

تقبل كثير من السلطات الجمركية الفاتورة المبدئية عندما لا يكون هناك بيع، كالعينات المجانية، أو البضائع المرسلة للإصلاح، أو المرتجعات، أو المعارض المؤقتة، أو عندما لا تكون الفاتورة التجارية النهائية جاهزة بعد. وتختلف المتطلبات بحسب الدولة وشركة الشحن، فتأكد من شركة الشحن أو المخلّص الجمركي قبل الشحن.

مثال: طلب تصدير خطوة بخطوة

• يطلب المشتري الأسعار فترسل له عرض سعر
• يقبل المشتري ويطلب فاتورة مبدئية لترتيب الدفع أو استخراج رخصة استيراد
• ترسل الفاتورة المبدئية بتاريخ صلاحية؛ ويدفع المشتري دفعة مقدمة
• تشحن البضائع مع فاتورة تجارية تُظهر الدفعة المقدمة المستلمة والرصيد
• تُخلّص الجمارك البضائع بالاعتماد على الفاتورة التجارية ومستندات الشحن الأخرى

ماذا تكتب في الفاتورة المبدئية؟

• عبارة «فاتورة مبدئية» في الأعلى حتى لا تُحسب فاتورة نهائية
• رقم الفاتورة المبدئية وتاريخ إصدارها
• بيانات البائع والمشتري
• كل صنف مع الوصف والكمية وسعر الوحدة والإجمالي
• الضريبة والشحن والرسوم الأخرى التي سيدفعها المشتري
• شروط الدفع وشروط التسليم (Incoterms) وتاريخ التسليم المتوقع
• مدة صلاحية الأسعار

أخطاء شائعة

• تقييد الفاتورة المبدئية كبيع في حساباتك
• إرسال فاتورة مبدئية بينما يحتاج المشتري إلى فاتورة ضريبية لاسترداد ضريبة القيمة المضافة أو GST
• تغيير الأسعار أو الكميات في الفاتورة التجارية دون إبلاغ المشتري
• إغفال تاريخ الصلاحية، فيُحتج عليك بسعر قديم

إنشاء الفاتورتين باستخدام BillOak

استخدم مولّد الفواتير المبدئية لإعداد البروفورما: فهي تحمل عنوان «فاتورة مبدئية»، وحقل «صالح حتى»، وعبارة تفيد بأنها ليست فاتورة ضريبية. وعند شحن الطلب، غيّر نوع المستند إلى «فاتورة» لإنتاج الفاتورة التجارية بالبنود نفسها. أضف بيانات التصدير مثل رموز HS وبلد المنشأ في وصف البنود، وشروط Incoterms والأوزان وعدد الطرود في الملاحظات.