كيفية إنشاء فاتورة

مثال عملي: فاتورة مصممة مستقلة

إليك كيف تبدو الفاتورة الكاملة على أرض الواقع. لنفترض أن سارة، وهي مصممة مستقلة، أنهت مشروع هوية بصرية لمقهى صغير. وقد حصلت على دفعة مقدمة قدرها 1,500 ر.س عندما وافق العميل على عرض السعر، كما تمنح عملاءها الدائمين خصمًا بنسبة 10%. فاتورتها رقم INV-0042 مؤرخة في 1 مارس 2026 وتُسدَّد خلال 14 يومًا، أي إن تاريخ استحقاقها 15 مارس 2026.

في BillOak تُدخل سارة البنود الثلاثة مع الكمية والسعر، وتضبط الخصم على 10% والضريبة على 15% (نسبة على سبيل المثال؛ استخدم النسبة التي تنطبق عليك)، وتكتب 1,500 في حقل «المبلغ المدفوع». يطبّق المحرر الخصم قبل الضريبة ويحسب الرصيد المستحق تلقائيًا. وهكذا تُجمع الأرقام:

• تصميم الشعار: 1 × 3,000.00 ر.س = 3,000.00 ر.س
• تصميم بطاقات العمل: 1 × 900.00 ر.س = 900.00 ر.س
• تعديلات إضافية: 3 ساعات × 200.00 ر.س = 600.00 ر.س
• المجموع الفرعي 4,500.00 ر.س، ناقص خصم 10% (450.00 ر.س) = 4,050.00 ر.س
• ضريبة القيمة المضافة 15% على المبلغ بعد الخصم: 607.50 ر.س
• الإجمالي 4,657.50 ر.س، ناقص 1,500.00 ر.س مدفوعة مسبقًا = 3,157.50 ر.س رصيد مستحق

كيف ترقّم فواتيرك

تحتاج كل فاتورة إلى رقم فريد لتتمكن أنت وعميلك من الرجوع إليها. أبسط طريقة هي التسلسل مثل INV-0001 وINV-0002 وهكذا. وتضيف بعض الشركات السنة (2026-001) أو رمز العميل (ACME-001).

أيًّا كان التنسيق، لا تكرر الأرقام ولا تتخطاها. فالترقيم المتسلسل يسهّل المحاسبة، وهو مطلوب لأغراض ضريبية في كثير من الدول.

اختيار شروط الدفع

تحدد شروط الدفع موعد سداد الفاتورة. ومن أكثرها شيوعًا «عند الاستلام» و«خلال 7 أيام» و«خلال 14 يومًا» و«خلال 30 يومًا» من تاريخ الفاتورة.

المدد الأقصر تدعم تدفقك النقدي. وإذا كنت تتعامل مع شركات كبيرة، فتحقق مسبقًا من شروطها المعتادة، واكتب دائمًا تاريخ الاستحقاق بوضوح على الفاتورة.

الضريبة في الفواتير: الأساسيات

إذا كنت مسجلًا في ضريبة مبيعات مثل ضريبة القيمة المضافة، فعليك عادةً احتسابها في فواتيرك. وينبغي أن تُظهر الفاتورة عادةً نسبة الضريبة ومبلغها والإجمالي شاملًا الضريبة، وتشترط دول كثيرة أيضًا رقم تسجيلك الضريبي.

وإذا لم تكن مسجلًا، لأن إيراداتك أقل من الحد المعمول به في بلدك مثلًا، فلا تُضف ضريبة. وتتوقع بعض الدول ملاحظة قصيرة على الفاتورة توضح سبب عدم احتساب الضريبة. وتختلف النسب والإعفاءات والصيغ المطلوبة كثيرًا من بلد إلى آخر، لذا راجع محاسبًا أو الجهة الضريبية في بلدك قبل إرسال فاتورتك الأولى.

في BillOak يقبل حقل الضريبة نسبة مئوية أو مبلغًا ثابتًا، ويُحتسب بعد أي خصم. أضف رقمك الضريبي إلى بيانات نشاطك التجاري، واستخدم حقل «ملاحظات» لأي صيغة يشترطها بلدك.

كيف ترسل الفاتورة بالبريد الإلكتروني (مع نموذج)

نزّل الفاتورة بصيغة PDF وأرفقها برسالة قصيرة. اكتب رقم الفاتورة والمبلغ في عنوان الرسالة ليسهل العثور عليها لاحقًا، وأرسلها إلى المسؤول عن المدفوعات، لا إلى الشخص الذي تتواصل معه يوميًا فقط. يمكنك تعديل هذا النموذج:

الموضوع: الفاتورة INV-0042 من سارة للتصميم – 3,157.50 ر.س مستحقة في 15 مارس مرحبًا خالد، شكرًا مجددًا على اختياري لتصميم هوية المقهى. تجد مرفقًا الفاتورة رقم INV-0042 بمبلغ 3,157.50 ر.س، وهو الرصيد المتبقي بعد الدفعة المقدمة. موعد السداد هو 15 مارس 2026، ويمكنك الدفع بتحويل بنكي باستخدام البيانات الموضحة في الفاتورة. لا تتردد في التواصل معي إن كانت لديك أي أسئلة. مع خالص التحية، سارة

أخطاء شائعة في الفوترة

• أرقام فواتير مفقودة أو مكررة
• عدم وجود تاريخ استحقاق أو شروط دفع غير واضحة
• بنود غامضة لا يستطيع العميل ربطها بالعمل
• نسيان الضريبة أو تطبيق نسبة خاطئة
• عدم توضيح طريقة الدفع (البيانات البنكية أو رابط الدفع)
• إرسال الفاتورة بعد أسابيع من تسليم العمل

ماذا تفعل بعد إرسال الفاتورة؟

احتفظ بنسخة من كل فاتورة ترسلها. يحفظ BillOak مستنداتك في سجل المتصفح، ويمكنك تصديرها كنسخة احتياطية. وإذا تأخر الدفع، فأرسل تذكيرًا لطيفًا يتضمن رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق. وإذا احتجت إلى تغيير فاتورة أُرسلت بالفعل، فأصدر إشعارًا دائنًا بدلًا من تعديل الأصل.

تذكيرات التأخر في الدفع: متى ترسلها وماذا تكتب

معظم حالات التأخر في الدفع سببها السهو لا الرفض، لذا ابدأ بلطف ولا تزد الحزم إلا إذا لم يصلك رد. اذكر دائمًا رقم الفاتورة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق الأصلي، وأرفق الفاتورة مرة أخرى. إليك جدولًا بسيطًا:

• قبل تاريخ الاستحقاق ببضعة أيام: تنبيه ودّي اختياري
• في اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق: رسالة مهذبة بأن موعد الدفع قد حلّ
• بعد نحو 7 أيام من التأخر: متابعة أكثر حزمًا تطلب تحديد موعد للدفع
• بعد نحو 30 يومًا من التأخر: إشعار أخير يوضح الخطوات التالية، مثل رسوم التأخير إن كانت شروطك تسمح بها

الموضوع: تذكير: الفاتورة INV-0042 متأخرة السداد مرحبًا خالد، أتابع معك بخصوص الفاتورة رقم INV-0042 بمبلغ 3,157.50 ر.س، التي كان موعد استحقاقها 15 مارس 2026. لم يصلني المبلغ بعد، لذا أرفقت الفاتورة مرة أخرى. هل يمكنك إخباري بالموعد المتوقع للسداد؟ وإن كنت قد دفعت بالفعل، فيُرجى تجاهل هذه الرسالة. شكرًا لك، سارة