ما هي الفاتورة المبدئية (البروفورما)؟
الفاتورة المبدئية (Proforma Invoice) فاتورة أولية تُرسَل قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمات. تُبيّن للمشتري بدقة ما سيُطلب منه دفعه: البنود والكميات والأسعار والضرائب والشحن والشروط. إنها التزام بالبيع وفق هذه الشروط، وليست مطالبة بسداد عملية بيع تمّت.
ولأن شيئًا لم يُورَّد بعد، فالفاتورة المبدئية ليست فاتورة ضريبية ولا تُسجَّل مبيعًا في حساباتك. وبعد تأكيد الطلب وتسليمه، تُصدر فاتورة عادية (تجارية).
متى تستخدم الفاتورة المبدئية؟
- عندما يجب على المشتري الدفع مقدمًا أو دفع عربون قبل الشحن
- عندما يحتاج المشتري إلى مستند لترتيب تمويل أو اعتماد مستندي أو رخصة استيراد
- عندما يحتاج مشترٍ دولي إلى الأسعار والأوزان للتحضير للتخليص الجمركي
- عندما يحتاج قسم المشتريات لدى المشتري إلى سعر رسمي لاعتماد الطلب
- عندما تريد أن يؤكد المشتري التفاصيل قبل أن تبدأ الإنتاج أو الشحن
الفاتورة المبدئية وعرض السعر والفاتورة التجارية
عرض السعر يقدّم أسعارًا يقبلها المشتري أو يرفضها. أما الفاتورة المبدئية فتأتي عادةً لاحقًا، حين يوافق المشتري على الشراء ويحتاج إلى مستند بصيغة فاتورة. والفاتورة التجارية هي الفاتورة النهائية التي تصدر عند بيع البضائع وشحنها، وهي المعتمدة في الدفع والمحاسبة، وفي التصدير للتخليص الجمركي.
تختلف القواعد الجمركية من دولة إلى أخرى. كثير من الجهات تقبل الفاتورة المبدئية للشحنات التي ليست مبيعات، كالعينات أو المرتجعات، لكنها تطلب فاتورة تجارية للبضائع المبيعة. تحقّق من شركة الشحن أو المخلّص الجمركي قبل الشحن.
كيف تنشئ فاتورة مبدئية في BillOak؟
- المحرر أعلاه مضبوط على «فاتورة مبدئية» مع خانتي «رقم الفاتورة المبدئية» و«صالح حتى»
- أضف بيانات المشتري وكل بند بالكمية والسعر
- أضف الضريبة والخصومات والشحن ليرى المشتري المبلغ الكامل
- سجّل العربون في خانة «المبلغ المدفوع» إذا كنت قد استلمته
- نزّل ملف PDF: يذكر صراحةً أن الفاتورة المبدئية ليست فاتورة ضريبية
الأسئلة الشائعة
هل الفاتورة المبدئية ملزمة قانونًا؟
ليست فاتورة ضريبية ولا تُثبت بيعًا. لكنها تتضمن الشروط التي تعرضها، لذا تعامل معها كعرض ملزم، ولا تذكر إلا أسعارًا أنت مستعد للالتزام بها حتى تاريخ «صالح حتى».
هل يمكنني تحويل الفاتورة المبدئية إلى فاتورة نهائية؟
نعم. غيّر نوع المستند من «فاتورة مبدئية» إلى «فاتورة». تبقى البنود والبيانات كما هي؛ حدّث الرقم والتواريخ ونزّل الفاتورة النهائية.
هل يجب أن تتضمن الفاتورة المبدئية الضريبة؟
نعم، أظهر الضريبة التي سيدفعها المشتري ليكون الإجمالي دقيقًا. ولا تستحق الضريبة إلا عند إصدار الفاتورة النهائية أو توريد البضائع، بحسب القواعد المحلية.
هل لذلك أي تكلفة؟
لا. BillOak مجاني ولا يتطلب تسجيلًا. تبقى بياناتك في متصفحك، ويمكنك تنزيل عدد غير محدود من الفواتير المبدئية.