الفاتورة والإيصال: ما الفرق بينهما؟

ما الغرض من الفاتورة؟

الفاتورة طلب دفع. تسرد ما قدّمته، والسعر، وأي ضريبة، والإجمالي المستحق، وشروط الدفع. وبالنسبة للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة أو GST، فالفاتورة هي أيضًا المستند الذي يستخدمه العميل لاسترداد تلك الضريبة، لذا يجب أن تستوفي المتطلبات القانونية.

الفواتير معتادة عندما يدفع العميل لاحقًا: في التعامل بين الشركات، والمشاريع التي تُفوتر على مراحل، والخدمات التي تُدفع بالتحويل البنكي.

ما الغرض من الإيصال؟

الإيصال إثبات دفع. يؤكد أن مبلغًا محددًا استُلم في تاريخ محدد وبطريقة محددة مقابل سلع أو خدمات محددة. تعطي المتاجر إيصالًا عند الصندوق، وترسل المنشآت الخدمية إيصالًا عند سداد الفاتورة أو عندما يدفع العميل مقدمًا.

يحتفظ العملاء بالإيصالات للمطالبة بالمصروفات، أو إرجاع البضائع، أو استخدام الضمان، أو إثبات سداد فاتورة.

أبرز الفروق

• التوقيت: الفاتورة قبل الدفع، والإيصال بعده
• الغرض: الفاتورة تطلب المال، والإيصال يقرّ باستلامه
• المبالغ: الفاتورة تبيّن المبلغ المستحق، والإيصال يبيّن المبلغ المدفوع
• بيانات الدفع: الفاتورة توضح كيف تدفع، والإيصال يوضح كيف تم الدفع
• الترقيم: لكلٍّ منهما أرقامه الفريدة الخاصة
• الضريبة: في كثير من الدول تكون فاتورة ضريبة القيمة المضافة، لا الإيصال، هي مستند استرداد الضريبة

متى ترسل الاثنين معًا؟

ترسل منشآت كثيرة فاتورة لطلب الدفع، ثم إيصالًا بعد وصول المبلغ. وهذا شائع مع الدفعات المقدمة والجزئية، ومع العملاء الذين تحتاج أقسام حساباتهم إلى إثبات الدفع لسجلاتها.

وعندما يدفع العميل في الحال، كفنّي صيانة يتقاضى أجره نقدًا في نهاية العمل، فغالبًا يكفي الإيصال وحده. وإذا احتاج العميل إلى فاتورة ضريبية، فأصدرها أيضًا مع الإشارة إلى أنها مدفوعة.

ماذا تكتب في الإيصال؟

• اسم نشاطك التجاري وبيانات التواصل
• رقم الإيصال وتاريخ الدفع
• من دفع (اسم العميل)
• مقابل ماذا كانت الدفعة، مع المبالغ
• إجمالي المبلغ المستلم وأي رصيد متبقٍّ
• طريقة الدفع (نقدًا، بطاقة، تحويل بنكي)
• رقم الفاتورة التي تخصها الدفعة، إن وُجدت

ثلاثة أمثلة من الواقع

• مصمم مواقع ينهي مشروعًا ويرسل فاتورة بشرط الدفع خلال 14 يومًا، وعند وصول التحويل يرسل إيصالًا بالبريد للسجلات
• سبّاك يُدفع له بالبطاقة في نهاية الزيارة فيسلّم إيصالًا؛ ولا حاجة إلى فاتورة ما لم يطلب العميل فاتورة ضريبية
• متعهد ضيافة يأخذ دفعة مقدمة بنسبة 30%: يؤكد الإيصالُ الدفعةَ المقدمة، ثم تُظهر الفاتورة النهائية لاحقًا الدفعة كمسددة والرصيد المستحق

مستندات أخرى يُخلط بينها كثيرًا

• عرض السعر أو التقدير: عرض يُرسل قبل أي عمل، ويمكن للعميل قبوله أو رفضه
• الفاتورة المبدئية (بروفورما): فاتورة أولية قبل إتمام البيع، تُستخدم غالبًا للدفع المقدم أو للجمارك
• الإشعار الدائن: يخفّض فاتورة صادرة أو يلغيها
• أمر الشراء: يرسله المشتري إلى المورّد لتقديم طلب
• كشف الحساب: ملخص لعدة فواتير ودفعات خلال فترة

هل تحتاج إلى إيصال لكل دفعة؟

غالبًا ما ترسل أجهزة الدفع والمتاجر الإلكترونية وتطبيقات الدفع إيصالًا تلقائيًا، وهذا يكفي لكثير من المبيعات الصغيرة. أما الخدمات المدفوعة بالتحويل البنكي فلا يصدر لها شيء تلقائيًا، لذا يفيد إيصال قصير كلما طلبه العميل، أو دفع دفعة مقدمة، أو دفع نقدًا، أو احتاج إلى إثبات لسجلاته.

الدفع النقدي هو أوضح الحالات: فبدون إيصال لا يبقى أي سجل لدى الطرفين. أعطِ إيصالًا دائمًا عند الدفع نقدًا، واحتفظ بنسخة لنفسك.

كم مدة الاحتفاظ بالفواتير والإيصالات؟

قد تطلب الجهات الضريبية الاطلاع على سجلاتك بعد سنوات، لذا احتفظ بنسخ من كل فاتورة ترسلها وكل إيصال تصدره وإيصالات مصروفاتك. تتراوح مدة الاحتفاظ عادةً بين خمس وعشر سنوات بحسب الدولة ونوع السجل. تحقّق من المدة التي تنطبق عليك، واحفظ ملفات PDF في مكان له نسخة احتياطية، لا في بريدك الإلكتروني فقط.