发票上应包含哪些内容

每张发票的必备信息

• 顶部写明“发票”字样，以免被误认为报价单或收据
• 您的企业名称、地址和联系方式（如有标志，也可加上）
• 客户的名称和账单地址；如果是公司，请写其注册名称
• 按顺序排列、不重复的发票编号
• 开票日期（即开具发票的日期）
• 每项产品或服务的描述，以及数量、单价和金额
• 小计、折扣、税费、运费以及应付总额
• 币种（如果从上下文看不出来）
• 到期日或付款条件，例如“Net 30”
• 付款方式：银行账户信息、付款链接或可接受的支付方式

税务规定通常要求的额外信息

一旦您登记为VAT或GST等流转税的纳税人，发票也就成了税务凭证，大多数国家都规定了发票必须包含的内容。以欧盟为例，完整的VAT发票必须注明您的VAT税号、供货日期（如与开票日期不同）、按税率划分的不含税金额、VAT税率和VAT税额。向其他欧盟国家的企业销售时，通常还需要注明客户的VAT税号，并说明适用反向征收（reverse charge）。

其他国家也有类似规定。英国的规则与欧盟相近；印度的GST发票需要注明供应商的GSTIN、供货地以及HSN或SAC编码；澳大利亚的税务发票必须注明ABN。在中国大陆，增值税发票须通过税务机关的系统开具，本文所说的发票是指国际通行的商业发票（invoice）。具体规定会随时间变化，在使用模板之前，请查阅税务机关网站或咨询会计师。

有助于更快收款的信息

• 客户提供的采购订单号（PO号）。许多财务部门没有它就不付款
• 客户财务部门的联系人姓名
• 每一行都写简短、具体的描述，而不只是“服务费”
• 发票涵盖的期间或项目
• 合同中如有逾期付款条款，也请写上
• 一句感谢语：不花任何成本，却能让沟通更友好

导致付款延误的常见错误

发票被卡住最常见的原因包括：客户信息缺失或有误、缺少采购订单号、描述含糊导致审批人无法识别，以及金额加总不正确。重复的发票编号也会给您和客户双方的账目带来麻烦。

发送之前，请对照合同核对客户的法定名称和地址，确认编号没有用过，并站在审批人的角度把每一行明细读一遍。使用能自动计算合计的生成器，可以避免计算错误。

简单发票示例

下面是一张简短的服务发票，展示了各项必备信息如何组合在一起。版式可以不同，关键是每一项都齐全、容易找到。

发票 INV-2026-014 开票日期：2026年10月3日 到期日：2026年10月17日（Net 14） 开票方：锐维设计工作室，上海市静安区南京西路100号 税号：91310000MA1XXXXXXX 收票方：北风贸易有限公司 财务部，北京市朝阳区建国路88号 采购订单号：NW-7781 品牌升级——标志与配色方案 1 × ¥18,000.00 ¥18,000.00 社交媒体模板 10 × ¥450.00 ¥4,500.00 小计 ¥22,500.00 税费 6% ¥1,350.00 应付总额 ¥23,850.00 请通过银行转账付款：锐维设计工作室，开户行：XX银行上海分行，账号：6222 0000 0000 0000 感谢您的惠顾！

定金、部分付款与更正

如果客户已支付定金，请在最终发票上注明，让余额一目了然：写明总额、已付金额和应付余额。每一次付款请求仍应是一张单独编号的发票。

如果需要更正或作废已发出的发票，不要直接修改原发票。应开具一张注明原发票编号的贷方通知单（credit note），然后再发送一张正确的新发票。这样您和客户的记录才能保持一致。

用BillOak整合这些信息

BillOak编辑器为每项必备信息都提供了对应字段：您的信息和标志、客户信息、发票编号、日期、付款条件和到期日、订单号、明细项目、折扣、税费、运费、已付金额、备注和条款。在“付款条件”中输入“Net 30”，系统就会自动填好到期日。税号或银行账户等其他信息可以写在地址栏或备注中，并会显示在每一份PDF上。