发票与收据：有什么区别？

发票的作用

发票是一份付款请求。它列明您提供了什么、价格、税费、应付总额以及付款条件。对于已登记VAT或GST的企业来说，发票也是客户用来抵扣进项税的凭证，因此必须符合法定要求。

在客户延后付款的情况下，开具发票是常规做法：例如企业之间的业务往来、分阶段收费的项目，以及通过银行转账付款的服务。

收据的作用

收据是付款证明。它确认在某个日期、以某种方式、为某些商品或服务收到了某笔金额。商店在收银台开收据；服务型企业则在发票结清或客户预付款时发送收据。

客户保留收据，用于报销、退货、享受保修，或证明账单已付清。

发票与收据的主要区别

• 时间：发票在付款前，收据在付款后
• 目的：发票是请求付款，收据是确认收到款项
• 金额：发票显示应付金额，收据显示已付金额
• 付款信息：发票说明如何付款，收据说明以何种方式付款
• 编号：两者都应有各自唯一的编号
• 税务：在许多国家，用于抵扣税款的是VAT/GST发票，而不是收据

什么时候两者都要开

许多企业先发送发票请求付款，款项到账后再发送收据。这在定金、部分付款，以及财务部门需要付款证明入账的客户中很常见。

如果客户当场付款，例如维修师傅完工后收取现金，通常只开收据就够了。如果客户需要税务发票，也请一并开具，并注明“已付款”。

收据上应写哪些内容

• 您的企业名称和联系方式
• 收据编号和付款日期
• 付款人（客户姓名）
• 付款事由及金额
• 实收总额，以及尚欠余额（如有）
• 付款方式（现金、银行卡、银行转账）
• 付款对应的发票编号（如有）

三个日常例子

• 网页设计师完成项目后发送付款条件为Net 14的发票，银行转账到账后，再通过邮件发送收据供客户留档
• 水管工上门维修后客户刷卡付款，当场给出收据；除非客户要求税务发票，否则无需开发票
• 餐饮承办商收取30%定金：用收据确认定金，之后的最终发票注明定金已付和应付余额

其他容易混淆的单据

• 报价单：在开工前发出的报价，客户可以接受或拒绝
• 形式发票：交易最终确定前的预开发票，常用于预付款或报关
• 贷方通知单：减少或冲销已开具发票的金额
• 采购订单：由买方发给供应商，用于下单
• 对账单：汇总一段时间内多张发票和付款的清单

每笔付款都需要开收据吗？

刷卡终端、网店和支付应用通常会自动发送收据，对许多小额销售来说这就够了。而通过银行转账付款的服务不会自动生成任何凭证，因此当客户要求、支付定金、用现金付款或需要为自己的记录提供证明时，开一张简单的收据会很有帮助。

现金付款是最典型的情况：没有收据，双方都没有任何记录。收到现金时务必开具收据，并自己留存一份。

发票和收据要保存多久

税务机关可能在多年后要求查看您的记录，因此请保留您发出的每张发票、开具的每张收据，以及您自己支出的收据。保存期限通常为五到十年，具体取决于国家和记录类型。请确认适用于您的期限，并把PDF保存在有备份的地方，而不只是放在邮箱里。