如何制作发票

实例：一位自由设计师的发票

下面通过一个例子，看看一张完整的发票在实际中是什么样子。假设自由设计师林晓雯刚为一家小咖啡馆完成了品牌设计项目。客户确认报价时，她已收取¥3,000定金，并且对老客户给予10%的折扣。她的发票编号为INV-0042，开票日期为2026年3月1日，付款条件为“14天内付款”，因此到期日是2026年3月15日。

她在BillOak中填入三个项目及其“数量”和“单价”，将折扣设为10%，税率设为6%（这只是示例税率，请使用适用于您的税率），并在“已付金额”中填入3000。编辑器会先计算折扣、再计算税费，并自动算出应付余额。金额计算如下：

• 标志设计：1 × ¥6,000.00 = ¥6,000.00
• 名片设计：1 × ¥1,500.00 = ¥1,500.00
• 额外修改：3小时 × ¥400.00 = ¥1,200.00
• 小计¥8,700.00，减去10%折扣（¥870.00），为¥7,830.00
• 按折后金额计算6%的增值税：¥469.80
• 总计¥8,299.80，减去已付的¥3,000.00定金，应付余额为¥5,299.80

如何为发票编号

每张发票都需要一个唯一编号，方便您和客户查找引用。最简单的方式是使用INV-0001、INV-0002这样的顺序编号。有些企业会加入年份（2026-001）或客户代码（ACME-001）。

无论采用哪种格式，都不要重复或跳号。连续编号能让记账更轻松，在许多国家也是税务上的要求。

如何选择付款条件

付款条件规定了发票应在何时付清。常见的有“收到即付”“7天内”“14天内”或“自发票日起30天内”。

账期越短，现金流越健康。与大型企业合作时，请事先确认对方的标准账期，并始终在发票上清楚注明到期日。

发票上的税费：基础知识

如果您已登记为增值税（VAT）或商品及服务税（GST）等销售税的纳税人，通常需要在发票上收取这部分税费。发票一般应列明税率、税额和含税总额，许多国家还要求注明您的税务登记号。

如果您尚未登记（例如营业额低于所在国家或地区的标准），就不要加收税费。有些国家要求在发票上简短说明不收税的原因。各地的税率、免税规定和必须注明的内容差异很大，因此在开出第一张发票前，请先咨询会计师或当地税务机关。

在BillOak中，税费栏可以填写百分比或固定金额，并在折扣之后计算。请在商家信息中填写您的税号，并在“备注”中写明当地要求的说明文字。

如何通过电子邮件发送发票（附模板）

将发票下载为PDF，附在一封简短的邮件中发送。在邮件主题中写明发票编号和金额，方便日后查找；收件人除了日常对接人，也应包括负责付款的财务人员。您可以参考以下模板：

主题：林晓雯设计 发票INV-0042 – 应付¥5,299.80，3月15日到期 王经理，您好： 再次感谢您选择我们为咖啡馆做品牌设计。附件是发票INV-0042，金额为¥5,299.80，即扣除定金后的余款。 请于2026年3月15日前付款，可按发票上的银行账户信息转账。 如有任何问题，欢迎随时与我联系。 祝好！ 林晓雯

开发票时常见的错误

• 发票编号缺失或重复
• 没有到期日或付款条件不清楚
• 明细含糊，客户无法与工作内容对应
• 漏开税费或税率错误
• 未注明付款方式（银行账户或付款链接）
• 交付工作数周后才发送发票

发送发票后该做什么

保留每一张已发送发票的副本。BillOak会将单据保存在浏览器历史记录中，您也可以导出备份。如果付款逾期，请附上发票编号和到期日礼貌地提醒客户。如需更改已发送的发票，请开具贷方通知单，而不是直接修改原发票。

逾期付款提醒：何时发送、怎么写

大多数逾期付款只是疏忽，并非拒付，所以先友好地提醒，只有对方没有回复时再逐步加强语气。每次都要注明发票编号、金额和原定到期日，并重新附上发票。可以参考以下节奏：

• 到期前几天：可选，友好地提前提醒
• 到期后第一天：礼貌地告知款项已到期
• 逾期约7天：语气更坚定地跟进，请对方确认付款日期
• 逾期约30天：发出最终通知，说明后续措施，例如在条款允许的情况下收取滞纳金

主题：提醒：发票INV-0042已逾期 王经理，您好： 关于发票INV-0042（金额¥5,299.80，原定到期日为2026年3月15日），我们目前尚未收到款项，特此跟进，并再次附上发票。 能否告知预计的付款时间？如您已经付款，请忽略此邮件。 谢谢！ 林晓雯