形式发票与商业发票

形式发票的用途

形式发票看起来像发票，实际上是一份详细的报价。它在发货或提供服务之前发出，通常是在报价被接受之后，以便买方安排付款、融资或进口手续。

由于交易尚未发生，形式发票不是税务发票，也不计入销售账。它通常注明有效期，过期后价格可能变动。

商业发票的用途

商业发票是这笔交易的正式账单。买方据此付款，卖方据此确认收入；对于出口，它也是海关核查货物、货值以及应缴关税和税费的主要单据。

对于国内销售，您的普通发票就是商业发票。这个术语主要用于国际贸易，商业发票会随货物一起寄送，或随报关单以电子方式提交。

两者的区别对比

• 时间：形式发票在交易之前；商业发票在货物售出并发货后
• 用途：形式发票用于确认条款、便于付款或融资；商业发票用于请款和清关
• 会计：形式发票不计入销售；商业发票计入
• 税务：形式发票不是税务发票；商业发票可以是
• 修改：形式发票可以修订；商业发票只能通过贷方通知单更正

海关通常要求商业发票注明的内容

• 卖方和买方的名称与地址（如进口商不同，也需注明）
• 发票编号和日期
• 每项货物的清晰描述、数量和单价
• 每项货物的HS编码（协调制度商品编码）
• 货物原产国
• 币种、总价值和国际贸易术语（Incoterms，例如FOB或DAP）
• 重量和包装件数

海关何时接受形式发票

在不涉及销售的情况下，例如免费样品、送修货物、退货或临时展览品，或最终商业发票尚未开出时，许多国家的海关都接受形式发票。具体要求因国家和承运商而异，发货前请向您的快递公司或报关行确认。

示例：出口订单的流程

• 买方询价，您发送报价单
• 买方接受报价，并要求开具形式发票，以安排付款或办理进口许可证
• 您发送注明有效期的形式发票，买方支付定金
• 您发货，并附上注明已收定金和余额的商业发票
• 海关凭商业发票和其他货运单据为货物清关

形式发票上应写哪些内容

• 顶部写明“形式发票”（Proforma Invoice），以免被误认为最终发票
• 形式发票编号和开具日期
• 卖方和买方信息
• 每项货物的描述、数量、单价和金额
• 买方需承担的税费、运费及其他费用
• 付款条件、交货条件（Incoterms）和预计交货日期
• 价格有效期

常见错误

• 把形式发票当作销售记入账目
• 买方需要税务发票来抵扣VAT或GST时，却发送了形式发票
• 未告知买方就在商业发票上更改价格或数量
• 遗漏有效期，导致对方日后仍可要求按旧价格执行

用BillOak同时制作两种发票

使用形式发票生成器来准备形式发票：单据标题为“形式发票”，带有“有效期至”日期，并注明其不是税务发票。订单发货时，将单据类型切换为“发票”，即可用相同的明细生成商业发票。HS编码、原产国等出口信息可写在项目描述中，Incoterms、重量和包装件数可写在备注中。