O que colocar em uma fatura

O essencial em toda fatura

• A palavra “Fatura” no topo, para que não seja confundida com um orçamento ou recibo
• O nome da sua empresa, endereço e contatos (e o seu logotipo, se tiver)
• O nome e o endereço de cobrança do cliente; no caso de empresa, a razão social
• Um número de fatura único, que siga uma sequência
• A data da fatura (o dia em que você a emite)
• A descrição de cada produto ou serviço, com quantidade, preço unitário e total da linha
• O subtotal, eventuais descontos, impostos e frete, e o valor total devido
• A moeda, se ela não for óbvia pelo contexto
• A data de vencimento ou o prazo de pagamento, como “30 dias” (Net 30)
• Como pagar: dados bancários, chave Pix, link de pagamento ou formas aceitas

Dados extras que as regras fiscais costumam exigir

Quando você se registra em um imposto sobre vendas, como o IVA ou o GST, a fatura passa a ser também um documento fiscal, e a maioria dos países define o que ela deve conter. Na União Europeia, por exemplo, uma fatura completa com IVA precisa trazer o seu número de IVA, a data do fornecimento se for diferente da data da fatura, o valor líquido por alíquota, a alíquota de IVA e o valor do imposto. Vender para uma empresa de outro país da UE costuma exigir o número de IVA do cliente e uma menção de que se aplica a autoliquidação (reverse charge).

Outros países têm listas parecidas. O Reino Unido segue regras próximas às da UE; as faturas de GST da Índia precisam do GSTIN do fornecedor, do local da prestação e dos códigos HSN ou SAC; a Austrália exige o ABN nas faturas fiscais. No Brasil, o documento fiscal é a nota fiscal eletrônica (NF-e para produtos, NFS-e para serviços); a fatura serve como cobrança e não a substitui. As regras mudam com o tempo, então confira o site da autoridade fiscal ou pergunte ao seu contador antes de confiar em um modelo.

Dados que ajudam a receber mais rápido

• O número do pedido de compra (PO) do cliente, se ele forneceu um. Muitos departamentos financeiros não pagam sem ele
• O nome de um contato na equipe financeira do cliente
• Uma descrição curta e específica de cada linha, e não apenas “serviços”
• O período ou o projeto a que a fatura se refere
• As suas condições para atraso de pagamento, se constarem no contrato
• Um agradecimento: não custa nada e mantém o tom cordial

Erros comuns que atrasam o pagamento

Os motivos mais frequentes para uma fatura ficar parada são dados do cliente incompletos ou errados, a falta do número do pedido, uma descrição vaga que o aprovador não reconhece e totais que não batem. Números de fatura duplicados causam problemas tanto na sua contabilidade quanto na do cliente.

Antes de enviar, confira a razão social e o endereço do cliente com o contrato, verifique se o número ainda não foi usado e leia os itens como se você fosse a pessoa que vai aprová-los. Um gerador que calcula os totais para você elimina os erros de conta.

Um exemplo simples de fatura

Veja como os itens essenciais se encaixam em uma fatura curta de serviços. O seu layout pode ser diferente; o que importa é que tudo esteja presente e fácil de encontrar.

FATURA INV-2026-014 Data: 03/10/2026 Vencimento: 17/10/2026 (14 dias) De: Estúdio Ribeiro Design, Rua das Laranjeiras, 120, São Paulo – SP, 01310-000 CNPJ 00.000.000/0001-00 Para: Ventura Comércio Ltda., Contas a Pagar, Av. Afonso Pena, 800, Belo Horizonte – MG Nº do pedido: VC-7781 Renovação de marca – logotipo e paleta de cores 1 × R$ 1.800,00 R$ 1.800,00 Modelos para redes sociais 10 × R$ 45,00 R$ 450,00 Total parcial R$ 2.250,00 Total a pagar R$ 2.250,00 Pagamento via Pix (chave: CNPJ) ou transferência: Banco 000, ag. 0000, c/c 00000-0. Obrigado pela preferência!

Sinais, pagamentos parciais e correções

Se o cliente pagou um sinal, mostre isso na fatura final para que o saldo fique claro: o total, o valor já pago e o saldo devedor. Cada cobrança deve continuar sendo uma fatura própria, com número próprio.

Se precisar corrigir ou cancelar uma fatura já enviada, não a edite. Emita uma nota de crédito que faça referência ao número da fatura original e depois envie uma fatura nova e correta. Assim os seus registros e os do cliente continuam batendo.

Montando tudo no BillOak

O editor do BillOak tem um campo para cada item essencial: seus dados e logotipo, os dados do cliente, número da fatura, data, condições de pagamento e vencimento, número do pedido, itens, desconto, imposto, frete, valor pago, observações e termos. Digite “Net 30” no campo Condições de pagamento e o vencimento é preenchido automaticamente. Dados extras, como CNPJ, número de IVA ou conta bancária, cabem no bloco de endereço ou nas Observações e aparecem em todos os PDFs.