O que é uma fatura proforma?
A fatura proforma (ou pró-forma) é uma fatura preliminar enviada antes de despachar a mercadoria ou prestar o serviço. Ela mostra ao comprador exatamente quanto ele vai pagar: itens, quantidades, preços, impostos, frete e condições. É um compromisso de vender nessas condições, não a cobrança de uma venda já concluída.
Como nada foi fornecido ainda, a fatura proforma não tem valor fiscal e não é lançada como venda na sua contabilidade. Depois que o pedido é confirmado e entregue, você emite a fatura comercial definitiva.
Quando usar uma fatura proforma
- O comprador precisa pagar adiantado ou dar um sinal antes do envio
- O comprador precisa de um documento para obter financiamento, carta de crédito ou licença de importação
- Um comprador no exterior precisa de preços e pesos para se preparar para a alfândega
- O setor de compras do cliente precisa de um preço formal para aprovar o pedido
- Você quer que o comprador confirme os detalhes antes de produzir ou enviar qualquer coisa
Proforma, orçamento e fatura comercial: diferenças
O orçamento oferece preços para o comprador aceitar ou recusar. A fatura proforma costuma vir depois, quando o comprador já decidiu comprar e precisa de um documento em formato de fatura. A fatura comercial (commercial invoice) é a fatura final, emitida quando a mercadoria é vendida e enviada; é ela que vale para o pagamento, para a contabilidade e, na exportação, para o desembaraço aduaneiro.
As regras aduaneiras variam de país para país. Muitas alfândegas aceitam a fatura proforma em remessas que não são vendas, como amostras ou devoluções, mas exigem a fatura comercial para mercadorias vendidas. Consulte a transportadora ou o seu despachante antes de enviar.
Como fazer uma fatura proforma no BillOak
- O editor acima já está como Fatura pró-forma, com os campos Proforma # e Válido até
- Adicione os dados do comprador e cada item com quantidade e preço
- Inclua impostos, descontos e frete para o comprador ver o valor completo
- Registre em Valor pago um sinal que você já tenha recebido
- Baixe o PDF: ele informa que a pró-forma não tem valor fiscal
Perguntas frequentes
A fatura proforma tem valor legal?
Ela não é um documento fiscal e não registra uma venda. Mas define as condições que você está oferecendo, então trate-a como uma proposta firme e só envie preços que você vai manter até a data em Válido até.
Posso transformar a proforma na fatura definitiva?
Sim. Mude o tipo de documento de Fatura pró-forma para Fatura. Os itens e os dados continuam lá; atualize o número e as datas e baixe a fatura final.
A fatura proforma deve incluir impostos?
Sim, mostre os impostos que o comprador vai pagar para o total ficar correto. O imposto só passa a ser devido quando você emite a fatura final ou entrega a mercadoria, conforme as regras do seu país.
Tem algum custo?
Não. O BillOak é grátis e não pede cadastro. Seus dados ficam no seu navegador e você pode baixar faturas proforma ilimitadas.
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