Como fazer uma fatura

Exemplo prático: a fatura de uma designer freelancer

Veja como fica uma fatura completa na prática. Imagine que Ana, designer freelancer, terminou um projeto de identidade visual para uma pequena cafeteria. Ela recebeu um sinal de R$ 1.200,00 quando o cliente aprovou o orçamento e dá 10% de desconto para clientes que voltam. A fatura FAT-0042 tem data de 01/03/2026 e prazo de 15 dias, então vence em 16/03/2026.

No BillOak ela lança os três itens com Quantidade e Preço, define o desconto em 10%, o imposto em 5% (uma alíquota de exemplo; use a que vale para você) e preenche o campo Valor pago com 1.200. O editor aplica o desconto antes do imposto e calcula o saldo devedor. Veja como fecha a conta:

• Criação de logotipo: 1 × R$ 2.400,00 = R$ 2.400,00
• Design de cartão de visita: 1 × R$ 750,00 = R$ 750,00
• Revisões extras: 3 horas × R$ 180,00 = R$ 540,00
• Subtotal R$ 3.690,00, menos 10% de desconto (R$ 369,00) = R$ 3.321,00
• Imposto de 5% sobre o valor com desconto: R$ 166,05
• Total R$ 3.487,05, menos R$ 1.200,00 já pagos = R$ 2.287,05 de saldo devedor

Como numerar suas faturas

Toda fatura precisa de um número único para que você e o cliente possam identificá-la. O mais simples é uma sequência como FAT-0001, FAT-0002 e assim por diante. Algumas empresas incluem o ano (2026-001) ou um código do cliente (ACME-001).

Seja qual for o formato, nunca repita nem pule números. Uma numeração sequencial facilita a contabilidade e é exigida para fins fiscais em muitos países.

Como escolher as condições de pagamento

As condições de pagamento dizem quando a fatura deve ser paga. As mais comuns são "À vista", "7 dias", "15 dias" ou "30 dias", contados a partir da data da fatura.

Prazos menores ajudam seu fluxo de caixa. Se você trabalha com grandes empresas, confira os prazos padrão delas antes de fechar e sempre deixe a data de vencimento bem visível na fatura.

Impostos na fatura: o básico

Se a sua atividade recolhe impostos sobre vendas ou serviços (como ISS ou ICMS, no Brasil, ou IVA, em outros países), em geral eles precisam aparecer na cobrança. A fatura costuma mostrar a alíquota, o valor do imposto e o total com impostos, e muitos lugares também pedem o seu número de registro fiscal, como o CNPJ.

Se você é isento ou está num regime simplificado, não acrescente imposto por conta própria. Em alguns países é preciso incluir uma frase curta explicando por que não há imposto. Alíquotas, isenções e textos obrigatórios mudam muito de um lugar para outro, e a fatura não substitui a nota fiscal quando ela é exigida. Antes de enviar a primeira fatura, confirme tudo com seu contador ou com o órgão fiscal.

No BillOak, o campo de imposto aceita porcentagem ou valor fixo e é calculado depois do desconto. Coloque seu CNPJ ou registro fiscal nos dados da empresa e use as Observações para qualquer texto exigido no seu caso.

Como enviar uma fatura por e-mail (com modelo)

Baixe a fatura em PDF e anexe a um e-mail curto. Coloque o número da fatura e o valor no assunto, para que seja fácil encontrar depois, e envie para quem cuida dos pagamentos, não só para o seu contato do dia a dia. Você pode adaptar este modelo:

Assunto: Fatura FAT-0042 – Ana Ribeiro Design – R$ 2.287,05 com vencimento em 16/03 Olá, Carlos, tudo bem? Obrigada mais uma vez por confiar em mim para a identidade visual da cafeteria. Segue em anexo a fatura FAT-0042, no valor de R$ 2.287,05, referente ao saldo restante após o sinal. O vencimento é em 16/03/2026. O pagamento pode ser feito por transferência ou Pix, com os dados que estão na fatura. Qualquer dúvida, é só me chamar. Abraços, Ana

Erros comuns ao faturar

• Números de fatura faltando ou repetidos
• Sem data de vencimento ou com condições de pagamento confusas
• Itens vagos que o cliente não consegue associar ao trabalho
• Esquecer os impostos ou aplicar a alíquota errada
• Não informar como pagar (dados bancários ou link de pagamento)
• Enviar a fatura semanas depois de entregar o trabalho

O que fazer depois de enviar uma fatura

Guarde uma cópia de cada fatura enviada. O BillOak salva seus documentos no histórico do navegador e você pode exportá-los como backup. Se o pagamento atrasar, envie um lembrete educado com o número da fatura e a data de vencimento. Se precisar mudar uma fatura já enviada, emita uma nota de crédito em vez de editar a original.

Lembretes de pagamento em atraso: quando enviar e o que dizer

A maioria dos atrasos é esquecimento, não recusa. Por isso, comece em tom simpático e só fique mais firme se não houver resposta. Sempre cite o número da fatura, o valor e a data de vencimento original, e anexe a fatura de novo. Um cronograma simples:

• Alguns dias antes do vencimento: um aviso amigável (opcional)
• No dia seguinte ao vencimento: uma mensagem educada dizendo que o pagamento venceu
• Cerca de 7 dias de atraso: um contato mais firme, pedindo uma data de pagamento
• Cerca de 30 dias de atraso: um aviso final com os próximos passos, como multa e juros, se suas condições preveem isso

Assunto: Lembrete: fatura FAT-0042 em atraso Olá, Carlos, tudo bem? Estou entrando em contato sobre a fatura FAT-0042, no valor de R$ 2.287,05, com vencimento em 16/03/2026. Ainda não identifiquei o pagamento, então envio a fatura novamente em anexo. Você consegue me dizer quando o pagamento será feito? Se já tiver pago, por favor desconsidere esta mensagem. Obrigada, Ana