Fatura pró-forma x fatura comercial

Atualizado em 10 de outubro de 2026

A fatura pró-forma é uma cobrança preliminar enviada antes de a venda ser concluída, para que o comprador saiba exatamente quanto vai pagar. A fatura comercial (commercial invoice) é a fatura definitiva, emitida quando a mercadoria é vendida e enviada; ela serve para o pagamento, para a contabilidade e, no comércio exterior, para o desembaraço aduaneiro.

Para que serve a fatura pró-forma

A fatura pró-forma parece uma fatura, mas na prática é uma proposta detalhada. Ela é enviada antes do envio das mercadorias ou da prestação dos serviços, muitas vezes depois que o orçamento é aceito, para que o comprador possa providenciar o pagamento, o financiamento ou a documentação de importação.

Como a venda ainda não aconteceu, a fatura pró-forma não tem valor fiscal e não entra no seu registro de vendas. Ela costuma trazer uma data de validade, depois da qual os preços podem mudar.

Para que serve a fatura comercial

A fatura comercial é a cobrança efetiva da venda. É o documento contra o qual o comprador paga, o que você registra como receita e, nas exportações, o principal documento que a alfândega usa para conferir as mercadorias, o valor delas e os tributos devidos.

Nas vendas internas, a sua fatura normal faz o papel de fatura comercial. O termo é usado sobretudo no comércio exterior, em que a fatura comercial acompanha a carga ou é enviada eletronicamente com a declaração aduaneira.

As diferenças lado a lado

Momento: a pró-forma vem antes da venda; a fatura comercial, quando a mercadoria é vendida e enviada
Finalidade: a pró-forma confirma as condições e viabiliza o pagamento ou o financiamento; a comercial cobra o pagamento e serve ao desembaraço
Contabilidade: a pró-forma não é registrada como venda; a fatura comercial é
Impostos: a pró-forma não tem valor fiscal; a fatura comercial pode ter
Alterações: a pró-forma pode ser revisada; a fatura comercial só se corrige com nota de crédito

O que a alfândega costuma exigir na fatura comercial

Nome e endereço do vendedor e do comprador (e do importador, se for outro)
Número e data da fatura
Descrição clara de cada item, quantidade e valor unitário
Código SH (Sistema Harmonizado) de cada item
País de origem das mercadorias
Moeda, valor total e o Incoterm (por exemplo, FOB ou DAP)
Pesos e número de volumes

Quando a alfândega aceita a fatura pró-forma

Muitas autoridades aduaneiras aceitam a fatura pró-forma quando não há venda envolvida, como amostras grátis, mercadorias enviadas para conserto, devoluções ou exposições temporárias, ou quando a fatura comercial definitiva ainda não está disponível. As exigências variam conforme o país e a transportadora, então confirme com o seu courier ou despachante aduaneiro antes de enviar.

Exemplo: um pedido de exportação passo a passo

O comprador pede preços e você envia um orçamento
O comprador aceita e pede uma fatura pró-forma para providenciar o pagamento ou a licença de importação
Você envia a pró-forma com data de validade; o comprador paga um sinal
Você embarca as mercadorias com a fatura comercial mostrando o sinal recebido e o saldo
A alfândega libera as mercadorias com base na fatura comercial e nos demais documentos de embarque

O que colocar na fatura pró-forma

As palavras “Fatura pró-forma” no topo, para que não seja confundida com a fatura definitiva
Um número de pró-forma e a data de emissão
Dados do vendedor e do comprador
Cada item com descrição, quantidade, preço unitário e total
Impostos, frete e outras despesas que o comprador vai pagar
Condições de pagamento, condições de entrega (Incoterms) e a data prevista de entrega
Por quanto tempo os preços são válidos

Erros comuns

Registrar a pró-forma como venda na contabilidade
Enviar uma pró-forma quando o comprador precisa de um documento fiscal para recuperar IVA ou GST
Mudar preços ou quantidades na fatura comercial sem avisar o comprador
Omitir a data de validade, deixando que um preço antigo seja cobrado de você

Criando as duas no BillOak

Use o gerador de fatura pró-forma para preparar a pró-forma: ela sai com o título Fatura pró-forma, tem a data Válido até e informa que não tem valor fiscal. Quando o pedido for embarcado, mude o tipo de documento para Fatura e gere a fatura comercial com os mesmos itens. Coloque dados de exportação, como códigos SH e país de origem, na descrição dos itens, e Incoterms, pesos e número de volumes nas Observações.

Perguntas frequentes

Posso receber pagamento com base em uma fatura pró-forma?

Sim. É comum o comprador pagar um sinal ou o valor total com base na pró-forma antes do embarque. Depois você emite a fatura comercial, mostrando o valor já pago.

A fatura pró-forma tem validade jurídica?

Ela não é um documento fiscal nem um registro de venda, mas expressa condições que você ofereceu. Trate os preços e as condições como firmes até a data de validade.

Preciso de fatura comercial em vendas no mercado interno?

A sua fatura de venda normal já funciona como fatura comercial. O termo à parte importa principalmente em exportações e importações.

Quem prepara a fatura comercial?

O vendedor ou exportador. Agentes de carga e despachantes aduaneiros costumam conferi-la antes do embarque.

A pró-forma e a fatura comercial podem ter valores diferentes?

Podem, se o pedido mudou, por exemplo se foi embarcada outra quantidade. Avise o comprador e garanta que a fatura comercial mostre o que foi efetivamente enviado e qualquer sinal já pago.