Faktura proforma a faktura handlowa

Do czego służy faktura proforma

Faktura proforma wygląda jak faktura, ale w rzeczywistości jest szczegółową ofertą. Wysyła się ją przed wysyłką towaru lub wykonaniem usługi, często po przyjęciu wyceny, żeby kupujący mógł zorganizować płatność, finansowanie lub dokumenty importowe.

Ponieważ do sprzedaży jeszcze nie doszło, faktura proforma nie jest fakturą VAT ani dokumentem księgowym i nie trafia do rejestru sprzedaży. Zwykle ma datę ważności, po której ceny mogą się zmienić.

Do czego służy faktura handlowa

Faktura handlowa to właściwy rachunek za sprzedaż. To na jej podstawie kupujący płaci, Ty księgujesz przychód, a przy eksporcie jest to główny dokument, którym organy celne weryfikują towar, jego wartość oraz należne cła i podatki.

Przy sprzedaży krajowej Twoja zwykła faktura jest fakturą handlową. Termin ten stosuje się głównie w handlu międzynarodowym, gdzie faktura handlowa podróżuje z przesyłką lub jest przekazywana elektronicznie razem ze zgłoszeniem celnym.

Różnice w zestawieniu

• Moment: proforma przed sprzedażą; faktura handlowa, gdy towar zostanie sprzedany i wysłany
• Cel: proforma potwierdza warunki i umożliwia płatność lub finansowanie; faktura handlowa żąda zapłaty i służy do odprawy
• Księgowość: proforma nie jest ujmowana jako sprzedaż; faktura handlowa tak
• Podatek: proforma nie jest fakturą VAT; faktura handlowa może nią być
• Zmiany: proformę można poprawić; fakturę handlową koryguje się tylko notą kredytową lub fakturą korygującą

Czego urząd celny zwykle oczekuje na fakturze handlowej

• Nazwy i adresy sprzedawcy i kupującego (oraz importera, jeśli to inny podmiot)
• Numer i datę faktury
• Jasny opis każdego towaru, ilość i wartość jednostkową
• Kod taryfy celnej HS (Zharmonizowany System) dla każdego towaru
• Kraj pochodzenia towaru
• Walutę, wartość całkowitą i regułę Incoterms (np. FOB lub DAP)
• Wagę i liczbę opakowań

Kiedy urząd celny akceptuje fakturę proforma

Wiele urzędów celnych akceptuje fakturę proforma, gdy nie dochodzi do sprzedaży, np. przy darmowych próbkach, towarach wysyłanych do naprawy, zwrotach lub wystawach czasowych, albo gdy ostateczna faktura handlowa nie jest jeszcze dostępna. Wymagania różnią się w zależności od kraju i przewoźnika, więc przed wysyłką potwierdź je u kuriera lub agencji celnej.

Przykład: zamówienie eksportowe krok po kroku

• Kupujący prosi o ceny, a Ty wysyłasz wycenę
• Kupujący akceptuje i prosi o fakturę proforma, żeby zorganizować płatność lub pozwolenie na przywóz
• Wysyłasz proformę z datą ważności; kupujący wpłaca zaliczkę
• Wysyłasz towar z fakturą handlową, na której widać otrzymaną zaliczkę i kwotę pozostałą do zapłaty
• Urząd celny odprawia towar na podstawie faktury handlowej i pozostałych dokumentów przewozowych

Co umieścić na fakturze proforma

• Napis „Faktura proforma” na górze, żeby nie pomylić jej z fakturą ostateczną
• Numer proformy i datę wystawienia
• Dane sprzedawcy i kupującego
• Każdą pozycję z opisem, ilością, ceną jednostkową i wartością
• Podatek, koszty wysyłki i inne opłaty, które poniesie kupujący
• Warunki płatności, warunki dostawy (Incoterms) i przewidywaną datę dostawy
• Jak długo ceny są ważne

Częste błędy

• Księgowanie proformy jako sprzedaży
• Wysłanie proformy, gdy kupujący potrzebuje faktury VAT lub GST do odliczenia podatku
• Zmiana cen lub ilości na fakturze handlowej bez informowania kupującego
• Pominięcie daty ważności, przez co ktoś może powołać się na nieaktualną cenę

Jak przygotować oba dokumenty w BillOak

Proformę przygotujesz w generatorze faktur proforma: dokument ma tytuł Faktura proforma, pole Ważna do i adnotację, że nie jest dokumentem księgowym. Gdy zamówienie zostanie wysłane, zmień typ dokumentu na Faktura, aby wystawić fakturę handlową z tymi samymi pozycjami. Dane eksportowe, takie jak kody HS i kraj pochodzenia, wpisz w opisach pozycji, a Incoterms, wagę i liczbę opakowań w Uwagach.