Faktura a pokwitowanie zapłaty – jaka jest różnica?

Do czego służy faktura

Faktura to wezwanie do zapłaty. Wymienia, co dostarczyłeś, cenę, ewentualny podatek, kwotę do zapłaty i warunki płatności. U podatników VAT lub GST faktura jest też dokumentem, na podstawie którego klient odlicza podatek, dlatego musi spełniać wymogi prawne.

Faktury są standardem, gdy klient płaci później: przy współpracy między firmami, projektach rozliczanych etapami i usługach opłacanych przelewem.

Do czego służy pokwitowanie

Pokwitowanie to dowód zapłaty. Potwierdza, że określona kwota wpłynęła w określonym dniu, określoną metodą, za określone towary lub usługi. Sklepy wydają paragon przy kasie; usługodawcy wysyłają pokwitowanie, gdy faktura zostanie opłacona lub klient zapłaci z góry.

Klienci przechowują pokwitowania, żeby rozliczyć wydatki, zwrócić towar, skorzystać z gwarancji lub udowodnić, że rachunek został zapłacony.

Najważniejsze różnice

• Moment: faktura przed zapłatą, pokwitowanie po niej
• Cel: faktura żąda pieniędzy, pokwitowanie potwierdza ich otrzymanie
• Kwoty: faktura pokazuje kwotę do zapłaty, pokwitowanie kwotę zapłaconą
• Płatność: faktura mówi, jak zapłacić, pokwitowanie, jak zapłacono
• Numeracja: oba dokumenty powinny mieć własne, unikalne numery
• Podatek: w wielu krajach to faktura VAT/GST, a nie pokwitowanie, uprawnia do odliczenia podatku

Kiedy wysłać oba dokumenty

Wiele firm wysyła fakturę z prośbą o zapłatę, a pokwitowanie, gdy pieniądze wpłyną. To częste przy zaliczkach, płatnościach częściowych i klientach, których księgowość potrzebuje potwierdzenia zapłaty.

Gdy klient płaci na miejscu, np. złota rączka dostaje gotówkę po skończonej pracy, często wystarczy samo pokwitowanie. Jeśli klient potrzebuje faktury VAT, wystaw ją także, z adnotacją, że została opłacona.

Co umieścić na pokwitowaniu

• Nazwę Twojej firmy i dane kontaktowe
• Numer pokwitowania i datę zapłaty
• Kto zapłacił (imię i nazwisko lub nazwa klienta)
• Za co była płatność, z kwotami
• Otrzymaną kwotę i ewentualną kwotę pozostałą do zapłaty
• Formę płatności (gotówka, karta, przelew)
• Numer faktury, której dotyczy płatność, jeśli jest

Trzy przykłady z codzienności

• Projektant stron kończy projekt, wysyła fakturę z 14-dniowym terminem płatności, a po otrzymaniu przelewu wysyła mailem pokwitowanie do dokumentacji
• Hydraulik dostaje zapłatę kartą po wizycie i wręcza pokwitowanie; faktura nie jest potrzebna, chyba że klient o nią poprosi
• Firma cateringowa pobiera 30% zaliczki: pokwitowanie potwierdza zaliczkę, a faktura końcowa pokazuje ją potem jako zapłaconą wraz z kwotą pozostałą do zapłaty

Inne dokumenty, które często się myli

• Wycena lub oferta: propozycja wysyłana przed pracą, którą klient może przyjąć lub odrzucić
• Faktura proforma: wstępna faktura przed finalizacją sprzedaży, często do przedpłaty lub dla celów celnych
• Nota kredytowa (w Polsce zwykle faktura korygująca): zmniejsza lub anuluje wystawioną już fakturę
• Zamówienie: wysyłane przez kupującego do dostawcy w celu złożenia zamówienia
• Zestawienie: podsumowanie kilku faktur i płatności za dany okres

Czy każda płatność wymaga pokwitowania?

Terminale płatnicze, sklepy internetowe i aplikacje płatnicze często automatycznie wysyłają potwierdzenie, i przy wielu drobnych sprzedażach to wystarcza. Przy usługach opłacanych przelewem nic nie generuje się samo, więc krótkie pokwitowanie przydaje się, gdy klient o nie prosi, wpłaca zaliczkę, płaci gotówką lub potrzebuje dowodu do własnej dokumentacji.

Płatności gotówkowe to najprostszy przypadek: bez pokwitowania żadna ze stron nie ma dowodu. Przy gotówce zawsze wydawaj pokwitowanie i zachowaj kopię.

Jak długo przechowywać faktury i pokwitowania

Urząd skarbowy może poprosić o dokumenty nawet po latach, więc przechowuj kopie każdej wysłanej faktury, każdego wydanego pokwitowania i dowodów własnych wydatków. Okresy przechowywania wynoszą zwykle od pięciu do dziesięciu lat, w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. Sprawdź, jaki okres dotyczy Ciebie, i trzymaj pliki PDF w miejscu z kopią zapasową, a nie tylko w skrzynce mailowej.