프로포마 인보이스 vs. 커머셜 인보이스

프로포마 인보이스의 용도

프로포마 인보이스는 겉보기엔 인보이스 같지만 실제로는 상세한 견적에 가깝습니다. 상품을 선적하거나 서비스를 제공하기 전, 보통 견적이 수락된 뒤에 보내며, 구매자는 이를 바탕으로 결제, 자금 조달, 수입 서류를 준비합니다.

아직 판매가 이루어지지 않았으므로 프로포마 인보이스는 세금 인보이스가 아니며 매출 장부에 기록하지 않습니다. 보통 유효 기간을 적어 두며, 그 이후에는 가격이 바뀔 수 있습니다.

커머셜 인보이스의 용도

커머셜 인보이스는 해당 판매에 대한 실제 청구서입니다. 구매자는 이를 근거로 대금을 지급하고, 판매자는 매출로 기록하며, 수출의 경우 세관이 물품과 가격, 납부할 관세와 세금을 확인하는 핵심 서류가 됩니다.

국내 판매라면 일반 인보이스가 곧 커머셜 인보이스입니다. 이 용어는 주로 국제 무역에서 쓰이며, 커머셜 인보이스는 화물과 함께 보내지거나 수출입 신고 시 전자적으로 제출됩니다.

한눈에 보는 차이

• 시점: 프로포마는 판매 전, 커머셜 인보이스는 상품을 판매·선적한 뒤
• 목적: 프로포마는 조건 확인과 결제·자금 조달 준비, 커머셜 인보이스는 대금 청구와 통관
• 회계: 프로포마는 매출로 기록하지 않고, 커머셜 인보이스는 기록함
• 세금: 프로포마는 세금 인보이스가 아니며, 커머셜 인보이스는 세금 인보이스가 될 수 있음
• 변경: 프로포마는 수정할 수 있지만, 커머셜 인보이스는 크레딧 메모로만 정정

세관이 커머셜 인보이스에서 주로 확인하는 항목

• 판매자와 구매자의 이름과 주소(수입자가 다르면 수입자도)
• 인보이스 번호와 날짜
• 품목별 명확한 품명, 수량, 단가
• 품목별 HS 코드(관세 품목 분류 번호)
• 원산지
• 통화, 총액, 인코텀즈(예: FOB, DAP)
• 중량과 포장 개수

세관이 프로포마 인보이스를 받아 주는 경우

무료 샘플, 수리용 발송품, 반품, 임시 전시품처럼 판매가 수반되지 않거나, 최종 커머셜 인보이스가 아직 준비되지 않은 경우에는 많은 세관이 프로포마 인보이스를 받아 줍니다. 요건은 나라와 운송사마다 다르므로 발송 전에 특송 업체나 관세사에게 확인하세요.

예시: 수출 주문의 단계별 흐름

• 구매자가 가격을 문의하고, 견적서를 보낸다
• 구매자가 수락하고, 결제나 수입 허가 준비를 위해 프로포마 인보이스를 요청한다
• 유효 기간을 적은 프로포마를 보내고, 구매자가 선금을 낸다
• 받은 선금과 잔액을 표시한 커머셜 인보이스와 함께 상품을 선적한다
• 세관이 커머셜 인보이스와 기타 선적 서류로 통관을 처리한다

프로포마 인보이스에 넣어야 할 내용

• 최종 인보이스로 오해받지 않도록 상단에 ‘프로포마 인보이스’라고 표기
• 프로포마 번호와 발행일
• 판매자와 구매자 정보
• 품목별 품명, 수량, 단가, 금액
• 구매자가 부담할 세금, 배송비, 기타 비용
• 결제 조건, 인도 조건(인코텀즈), 예상 납기
• 가격 유효 기간

흔한 실수

• 프로포마를 매출로 장부에 기록하기
• 구매자가 VAT나 GST 공제를 위해 세금 인보이스가 필요한데 프로포마를 보내기
• 구매자에게 알리지 않고 커머셜 인보이스의 가격이나 수량을 바꾸기
• 유효 기간을 빠뜨려 나중에 예전 가격대로 요구받게 되기

BillOak로 두 가지 모두 만들기

견적 송장 생성기로 프로포마를 준비하세요. 문서에 ‘견적 송장’이라는 제목과 ‘유효 기간’ 날짜가 들어가고, 세금계산서가 아니라는 문구가 표시됩니다. 상품을 선적할 때 문서 유형을 ‘청구서’로 바꾸면 같은 품목으로 커머셜 인보이스를 만들 수 있습니다. HS 코드나 원산지 같은 수출 정보는 품목 설명에, 인코텀즈, 중량, 포장 개수는 메모에 추가하세요.