청구서(인보이스)와 영수증의 차이

청구서의 역할

청구서는 대금 지급 요청입니다. 공급한 내용, 가격, 세금, 청구 금액, 결제 조건을 적습니다. VAT나 GST 과세사업자에게는 고객이 해당 세금을 공제받는 근거 서류이기도 하므로 법적 요건을 갖춰야 합니다.

청구서는 고객이 나중에 결제하는 경우에 주로 쓰입니다. 기업 간 거래, 단계별로 청구하는 프로젝트, 계좌 이체로 결제하는 서비스가 대표적입니다.

영수증의 역할

영수증은 결제 증빙입니다. 특정 상품이나 서비스에 대해 특정 금액을 특정 날짜에 특정 방법으로 받았음을 확인해 줍니다. 매장은 계산대에서 영수증을 주고, 서비스 업체는 청구서가 결제되었거나 고객이 선결제했을 때 영수증을 보냅니다.

고객은 경비 처리, 반품, 보증 서비스 이용, 결제 완료 증명을 위해 영수증을 보관합니다.

청구서와 영수증의 핵심 차이

• 시점: 청구서는 결제 전, 영수증은 결제 후
• 목적: 청구서는 돈을 요청하고, 영수증은 돈을 받았음을 확인
• 금액: 청구서에는 낼 금액, 영수증에는 낸 금액
• 결제 정보: 청구서는 결제 방법을 안내하고, 영수증은 실제 결제 방법을 기록
• 번호: 둘 다 각각 고유 번호가 있어야 함
• 세금: 많은 나라에서 세금 공제 근거는 영수증이 아니라 VAT/GST 인보이스

둘 다 보내야 할 때

대금을 요청할 때 청구서를 보내고, 입금이 확인되면 영수증을 보내는 업체가 많습니다. 계약금, 분할 결제, 그리고 경리팀이 결제 증빙을 기록으로 남겨야 하는 고객에게 흔한 방식입니다.

고객이 현장에서 바로 결제할 때, 예를 들어 작업을 마친 수리 기사가 현금을 받는 경우에는 영수증만으로 충분한 경우가 많습니다. 고객이 세금 인보이스를 필요로 한다면 결제 완료로 표시해 함께 발행하세요.

영수증에 적어야 할 내용

• 사업체 이름과 연락처
• 영수증 번호와 결제일
• 결제한 사람(고객 이름)
• 결제 내역과 금액
• 받은 총액과 남은 잔액(있는 경우)
• 결제 방법(현금, 카드, 계좌 이체)
• 관련 청구서 번호(있는 경우)

일상적인 세 가지 예

• 웹 디자이너가 프로젝트를 마치고 Net 14 조건으로 청구서를 보낸 뒤, 계좌 이체가 들어오면 기록용으로 영수증을 이메일로 보낸다
• 배관공이 출장 수리 후 카드로 결제받고 영수증을 건넨다. 고객이 세금 인보이스를 요청하지 않는 한 청구서는 필요 없다
• 케이터링 업체가 30% 계약금을 받으면 영수증으로 확인해 주고, 이후 최종 청구서에 계약금을 결제 완료로 표시하고 잔액을 청구한다

자주 헷갈리는 다른 문서

• 견적서: 작업 전에 보내는 제안. 고객은 수락하거나 거절할 수 있음
• 프로포마 인보이스(견적 송장): 거래 확정 전의 예비 청구서. 선결제나 통관에 자주 쓰임
• 크레딧 메모: 이미 발행한 청구서 금액을 줄이거나 취소하는 문서
• 구매 주문서(발주서): 구매자가 공급자에게 주문하기 위해 보내는 문서
• 거래 내역서(statement): 일정 기간의 여러 청구와 결제를 정리한 요약

모든 결제에 영수증이 필요할까?

카드 단말기, 온라인 쇼핑몰, 결제 앱은 영수증을 자동으로 보내는 경우가 많고, 소액 판매라면 대부분 그것으로 충분합니다. 반면 계좌 이체로 결제하는 서비스는 아무것도 자동으로 발행되지 않으므로, 고객이 요청할 때, 계약금을 낼 때, 현금으로 낼 때, 자체 기록용 증빙이 필요할 때 간단한 영수증을 발행하면 유용합니다.

가장 분명한 경우는 현금 결제입니다. 영수증이 없으면 양쪽 모두에게 기록이 남지 않습니다. 현금을 받으면 반드시 영수증을 주고, 사본을 직접 보관하세요.

청구서와 영수증 보관 기간

세무 당국은 몇 년이 지나서도 기록을 요구할 수 있으므로, 보낸 모든 청구서, 발행한 모든 영수증, 내 지출에 대한 영수증 사본을 보관하세요. 보관 기간은 나라와 기록 종류에 따라 보통 5년에서 10년 사이입니다. 나에게 적용되는 기간을 확인하고, PDF를 이메일에만 두지 말고 백업되는 곳에 저장하세요.