대금 지급 독촉 이메일 쓰는 법 (템플릿 포함)

간단한 독촉 일정

• 기한 3일 전: 부드러운 사전 안내
• 기한 당일 또는 다음 날: 정중한 알림
• 7~14일 연체: 이메일과 전화로 좀 더 단호하게 확인
• 30일 연체: 다음 조치를 알리는 최종 통보

템플릿 1: 기한 전 부드러운 알림

결제 기한 며칠 전에 보내세요. 재촉이 아니라 친절한 안내로 읽힙니다.

제목: 인보이스 INV-0042 결제 기한 안내 (11월 14일) 김지수 님, 안녕하세요. 인보이스 INV-0042(₩1,250,000)의 결제 기한이 11월 14일임을 안내해 드립니다. 편의를 위해 사본을 첨부했습니다. 인보이스에 적힌 계좌로 이체해 주시면 됩니다. 제가 더 준비해 드릴 것이 있으면 알려 주세요. 감사합니다. 이준호 드림

템플릿 2: 결제 기한 도래

기한 당일이나 다음 영업일에 보내세요. 짧게 쓰고 인보이스를 다시 첨부합니다.

제목: [알림] 인보이스 INV-0042 결제 기한 도래 김지수 님, 안녕하세요. 잘 지내고 계시지요? 인보이스 INV-0042(₩1,250,000)의 결제 기한이 오늘입니다. 이미 결제하셨다면 감사드리며, 이 메일은 무시하셔도 됩니다. 아직이시라면 언제쯤 결제가 가능할지 알려 주실 수 있을까요? 인보이스를 다시 첨부합니다. 감사합니다. 이준호 드림

템플릿 3: 연체 시 단호한 확인

1~2주가 지나도 결제가 없다면 분명하고 구체적으로 쓰고, 결제 날짜를 물어보세요.

제목: [연체] 인보이스 INV-0042 (14일 경과) 김지수 님, 안녕하세요. 인보이스 INV-0042(₩1,250,000)가 결제 기한으로부터 14일이 지났습니다. 결제 예정일을 확인해 주실 수 있을까요? 인보이스에 문제가 있거나 다른 담당자분께 보내야 한다면 말씀해 주세요. 오늘 바로 처리하겠습니다. 감사합니다. 이준호 드림

템플릿 4: 최종 통보

앞선 알림이 모두 무시되었을 때만 쓰고, 실제로 취할 준비가 되어 있고 취할 권리가 있는 조치만 언급하세요.

제목: [최종 통보] 인보이스 INV-0042 김지수 님께 여러 차례 안내드렸음에도 11월 14일이 기한이었던 인보이스 INV-0042(₩1,250,000)가 아직 결제되지 않았습니다. 12월 21일까지 결제해 주시기 바랍니다. 그때까지 결제가 확인되지 않으면 계약 조건에 따라 지연 이자를 부과하고 채권 추심 절차를 진행하겠습니다. 가능하면 직접 해결하고 싶으니, 문제가 있으시면 전화 주십시오. 이준호 드림

효과적인 독촉 요령

• 제목에 인보이스 번호, 금액, 결제 기한 넣기
• 아무도 찾을 필요가 없도록 매번 인보이스 첨부하기
• 초기 알림에서는 선의를 전제하기. 지연의 대부분은 사무 처리 문제
• 대금 지급을 승인하는 사람을 확인하고 그 사람에게 연락하기
• 계약 조건이나 법이 허용할 때만 연체료나 이자 청구하기
• 보낸 알림은 모두 기록해 두기

알림이 통하지 않을 때

전화를 걸어 보세요. 짧은 통화로 PO 번호 누락이나 잘못된 담당자에게 발송된 인보이스 같은 진짜 원인을 알게 되는 경우가 많습니다. 통화로 합의한 내용은 나중에 이메일로 확인해 두세요.

아직 그 고객의 일을 하고 있다면, 계약서가 허용하는 범위에서 미수금이 정리될 때까지 추가 작업을 멈출 수 있습니다. 최후의 수단으로는 채권 추심 업체나 소액 사건 심판 같은 절차를 고려할 수 있으며, EU와 영국에서는 미지급 사업 채무에 법정 이자와 고정 보상금을 더할 수 있습니다. 공식 절차를 밟기 전에 전문가의 조언을 받으세요.

처음부터 연체를 막는 방법

• 작업 시작 전에 결제 조건을 서면으로 합의하기
• 큰 작업이나 신규 고객에게는 선금 요청하기
• 몇 주 뒤가 아니라 납품한 날 바로 청구하기
• 고객의 인보이스 요구 사항 확인하기: PO 번호, 법인명, 발송처
• 전체 계좌 정보나 결제 링크로 결제를 쉽게 만들기
• 인보이스가 접수되어 승인 절차에 들어갔는지 확인하기