프리랜서 인보이스 발행 방법

1단계: 시작 전에 조건 합의하기

대부분의 대금 문제는 작업이 시작되기 전에 이미 싹틉니다. 단가(시간당, 일당, 프로젝트 단위), 작업 범위, 수정 횟수, 청구 시점, 결제 조건, 선금 여부를 합의하세요. 간단한 계약서로 남기거나, 최소한 고객이 확인한 이메일로 남겨 두세요.

큰 프로젝트라면 25~50%의 선금과 마일스톤별 단계 결제로 위험을 줄이고 현금이 꾸준히 들어오게 할 수 있습니다.

2단계: 고객 정보 수집하기

• 담당자 이름이 아니라 청구 대상 회사의 정식 상호
• 청구지 주소
• 고객이 사업자이고 필요하다면 VAT 번호 등 세금 번호
• 인보이스를 승인하고 지급하는 담당자와 이메일 주소
• 인보이스에 꼭 넣어야 하는 PO 번호

3단계: 인보이스 작성하기

내 이름이나 상호, 연락처, 세금 번호(있다면)를 넣고, 이어서 고객 정보, 내 번호 체계에 따른 인보이스 번호, 발행일을 적습니다. 작업 내용은 승인자가 알아볼 수 있는 쉬운 말로 쓰세요. 예를 들어 ‘웹사이트 카피라이팅 – 5페이지’나 ‘컨설팅, 10월 1~15일(12시간)’처럼 수량과 단가를 함께 적습니다.

마지막으로 합계, 결제 기한, 입금 정보를 적습니다. 선금을 합의했고 이미 받았다면 그것도 표시해 남은 잔액이 보이게 하세요.

4단계: 세금 제대로 처리하기

VAT, GST, 판매세를 부과할지는 거주 국가, 매출 규모, 때로는 고객의 소재지에 따라 달라집니다. 많은 나라가 일정 매출 이하라면 세금을 부과하지 않는 기준을 두고 있고, 일부는 그 사실을 인보이스에 적도록 요구합니다. 다른 나라의 사업자 고객이라면 리버스 차지 규정이 적용될 수 있습니다.

이런 규정은 구체적이고 자주 바뀌므로, 처음 시작할 때와 수입이 늘었을 때 세무 당국의 안내를 확인하거나 세무사와 상담하세요.

5단계: 해외 고객에게 청구하기

• 통화를 미리 합의하고 그 통화로 청구하기
• 은행 수수료나 송금 수수료를 누가 낼지 명시하기
• 고객사 경리팀에 도움이 된다면 고객의 언어로 작성하기
• 리버스 차지 문구가 필요한지 확인하기
• 내 장부를 위해 환율 기록해 두기

6단계: 발송, 관리, 후속 연락

작업을 납품한 날 이메일 제목에 인보이스 번호를 넣어 PDF로 보내세요. 미결제 인보이스와 각각의 기한을 간단한 목록으로 관리하고, 기한 직전에 정중한 알림을 보내고, 기한이 지나면 바로 연락하세요.

프리랜서가 흔히 하는 인보이스 실수

• 고객사가 아니라 담당자 개인에게 청구하기
• ‘작업 완료’처럼 승인자가 프로젝트와 연결할 수 없는 모호한 설명
• 고객이 요청한 PO 번호 빠뜨리기
• 결제 조건 합의 없이 작업 시작하기
• 장기 프로젝트가 끝날 때까지 청구 미루기
• 보낸 인보이스 사본을 보관하지 않기

예시: 프리랜서 인보이스 한 줄씩 보기

월 고정 계약에 추가 작업까지 청구하는 카피라이터라면 이렇게 보낼 수 있습니다.

콘텐츠 월 계약 – 2026년 10월 (기사 8편) 1 × ₩1,600,000 ₩1,600,000 추가 기사 – ‘가격 안내 가이드’ 1 × ₩220,000 ₩220,000 고객 제공 원고 편집 (3.5시간) 3.5 × ₩60,000 ₩210,000 소계 ₩2,030,000 2026년 11월 14일까지 결제할 금액 ₩2,030,000

시간제, 일당, 프로젝트, 월 계약 중 무엇을?

시간제 청구는 범위가 불확실할 때 단순하고 공정하지만, 수입이 일한 시간에 묶이고 매 시간에 대해 질문을 받기 쉽습니다. 일당은 상주 근무나 하루 단위 작업에 맞습니다. 프로젝트 단가는 효율적으로 일할수록 이득이지만 범위를 확실히 정해야 합니다. 월 계약(리테이너)은 지속적인 작업에서 양쪽 모두에게 예측 가능성을 줍니다.

어떤 방식이든 서면으로 남기고 인보이스에도 반영하세요. 시간제라면 줄마다 시간과 단가를, 프로젝트라면 마일스톤을, 월 계약이라면 해당 기간을 적습니다.