Faktur proforma vs. commercial invoice

Diperbarui 10 Oktober 2026

Faktur proforma adalah tagihan pendahuluan yang dikirim sebelum penjualan selesai, agar pembeli tahu persis berapa yang akan dibayarnya. Commercial invoice adalah invoice final yang diterbitkan saat barang terjual dan dikirim; dokumen ini dipakai untuk pembayaran, pembukuan, dan dalam perdagangan internasional, untuk pengurusan kepabeanan.

Fungsi faktur proforma

Faktur proforma tampak seperti invoice, tetapi sebenarnya merupakan penawaran yang terperinci. Dokumen ini dikirim sebelum barang dikirim atau jasa diberikan, sering kali setelah penawaran harga disetujui, agar pembeli dapat mengatur pembayaran, pembiayaan, atau dokumen impor.

Karena penjualan belum terjadi, faktur proforma bukan faktur pajak dan tidak dicatat dalam buku penjualan Anda. Biasanya faktur proforma mencantumkan masa berlaku, setelah itu harga dapat berubah.

Fungsi commercial invoice

Commercial invoice adalah tagihan sebenarnya atas penjualan. Pembeli membayar berdasarkan dokumen ini, Anda mencatatnya sebagai pendapatan, dan untuk ekspor, inilah dokumen utama yang dipakai otoritas kepabeanan untuk memeriksa barang, nilainya, serta bea dan pajak yang terutang.

Untuk penjualan dalam negeri, invoice biasa Anda adalah commercial invoice. Istilah ini paling sering dipakai dalam perdagangan internasional, ketika commercial invoice menyertai kiriman atau diserahkan secara elektronik bersama pemberitahuan pabean.

Perbedaan berdampingan

Waktu: proforma sebelum penjualan; commercial invoice setelah barang terjual dan dikirim
Tujuan: proforma untuk menegaskan syarat dan memungkinkan pembayaran atau pembiayaan; commercial invoice untuk menagih pembayaran dan mengurus bea cukai
Pembukuan: proforma tidak dicatat sebagai penjualan; commercial invoice dicatat
Pajak: proforma bukan faktur pajak; commercial invoice bisa menjadi faktur pajak
Perubahan: proforma bisa direvisi; commercial invoice hanya dikoreksi dengan nota kredit

Yang biasanya diharapkan bea cukai di commercial invoice

Nama dan alamat penjual dan pembeli (serta importir, jika berbeda)
Nomor dan tanggal invoice
Deskripsi jelas setiap barang, jumlah, dan nilai satuan
Kode HS (Harmonized System) untuk setiap barang
Negara asal barang
Mata uang, nilai total, dan Incoterms (misalnya FOB atau DAP)
Berat dan jumlah koli

Kapan bea cukai menerima faktur proforma

Banyak otoritas kepabeanan menerima faktur proforma jika tidak ada penjualan, seperti sampel gratis, barang yang dikirim untuk diperbaiki, barang retur, atau pameran sementara, atau jika commercial invoice final belum tersedia. Persyaratannya berbeda menurut negara dan jasa pengiriman, jadi pastikan dengan kurir atau PPJK (customs broker) Anda sebelum mengirim.

Contoh: pesanan ekspor langkah demi langkah

Pembeli meminta harga dan Anda mengirim penawaran harga
Pembeli setuju dan meminta faktur proforma untuk mengatur pembayaran atau izin impor
Anda mengirim proforma dengan masa berlaku; pembeli membayar uang muka
Anda mengirim barang dengan commercial invoice yang mencantumkan uang muka yang diterima dan sisa tagihannya
Bea cukai mengeluarkan barang berdasarkan commercial invoice dan dokumen pengiriman lainnya

Apa saja isi faktur proforma

Tulisan “Faktur Proforma” di bagian atas, agar tidak dikira invoice final
Nomor proforma dan tanggal terbit
Data penjual dan pembeli
Setiap barang dengan deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total
Pajak, ongkos kirim, dan biaya lain yang akan dibayar pembeli
Syarat pembayaran, syarat penyerahan (Incoterms), dan perkiraan tanggal pengiriman
Masa berlaku harga

Kesalahan yang sering terjadi

Mencatat proforma sebagai penjualan di pembukuan
Mengirim proforma padahal pembeli memerlukan faktur pajak untuk mengkreditkan PPN/VAT atau GST
Mengubah harga atau jumlah di commercial invoice tanpa memberi tahu pembeli
Tidak mencantumkan masa berlaku, sehingga harga lama bisa dituntut dari Anda

Membuat keduanya dengan BillOak

Gunakan pembuat faktur proforma untuk menyiapkan proforma: dokumen diberi judul Faktur Proforma, memiliki tanggal Berlaku hingga, dan menyatakan bahwa dokumen tersebut bukan faktur pajak. Saat pesanan dikirim, ganti jenis dokumen menjadi Faktur untuk menghasilkan commercial invoice dengan item yang sama. Tambahkan detail ekspor seperti kode HS dan negara asal di deskripsi item, serta Incoterms, berat, dan jumlah koli di catatan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya dibayar berdasarkan faktur proforma?

Bisa. Pembeli sering membayar uang muka atau seluruh jumlah berdasarkan proforma sebelum barang dikirim. Setelah itu Anda menerbitkan commercial invoice yang mencantumkan jumlah yang sudah dibayar.

Apakah faktur proforma mengikat secara hukum?

Proforma bukan faktur pajak maupun catatan penjualan, tetapi memuat syarat yang Anda tawarkan. Perlakukan harga dan ketentuannya sebagai tetap sampai masa berlakunya habis.

Apakah saya memerlukan commercial invoice untuk penjualan dalam negeri?

Invoice penjualan biasa Anda pada dasarnya adalah commercial invoice. Istilah terpisah ini terutama penting untuk ekspor dan impor.

Siapa yang menyiapkan commercial invoice?

Penjual atau eksportir. Freight forwarder dan PPJK sering memeriksanya sebelum barang dikirim.

Bolehkah jumlah di proforma dan commercial invoice berbeda?

Boleh, jika pesanannya berubah, misalnya jumlah barang yang dikirim berbeda. Beri tahu pembeli dan pastikan commercial invoice mencerminkan barang yang benar-benar dikirim serta uang muka yang sudah dibayar.