Invoice dan kuitansi: apa bedanya?

Fungsi invoice

Invoice adalah permintaan pembayaran. Isinya daftar barang atau jasa yang Anda berikan, harganya, pajak (jika ada), total tagihan, dan syarat pembayaran. Bagi usaha yang terdaftar sebagai pemungut PPN/VAT atau GST, invoice (faktur pajak) juga menjadi dokumen yang dipakai pelanggan untuk mengkreditkan pajak tersebut, sehingga harus memenuhi ketentuan hukum.

Invoice lazim dipakai ketika pelanggan membayar belakangan: transaksi antarbisnis, proyek yang ditagih bertahap, dan jasa yang dibayar lewat transfer bank.

Fungsi kuitansi

Kuitansi adalah bukti pembayaran. Kuitansi menegaskan bahwa sejumlah uang tertentu diterima pada tanggal tertentu, dengan cara tertentu, untuk barang atau jasa tertentu. Toko memberikan struk di kasir; usaha jasa mengirim kuitansi saat invoice dilunasi atau saat pelanggan membayar di muka.

Pelanggan menyimpan kuitansi untuk klaim biaya (reimburse), mengembalikan barang, memakai garansi, atau menunjukkan bahwa tagihan sudah dibayar.

Perbedaan utama

• Waktu: invoice sebelum pembayaran, kuitansi sesudahnya
• Tujuan: invoice meminta uang, kuitansi mengakui penerimaannya
• Jumlah: invoice menunjukkan jumlah terutang; kuitansi menunjukkan jumlah yang dibayar
• Detail pembayaran: invoice menjelaskan cara membayar; kuitansi mencatat cara pembayarannya
• Penomoran: keduanya harus punya nomor unik masing-masing
• Pajak: di banyak negara, dokumen untuk mengkreditkan PPN/GST adalah invoice pajak, bukan kuitansi

Kapan mengirim keduanya

Banyak usaha mengirim invoice untuk meminta pembayaran, lalu kuitansi setelah dananya masuk. Ini umum untuk uang muka, pembayaran sebagian, dan klien yang bagian keuangannya memerlukan bukti pembayaran untuk arsip.

Jika pelanggan membayar di tempat, misalnya tukang yang dibayar tunai setelah pekerjaan selesai, kuitansi saja sering kali sudah cukup. Jika pelanggan memerlukan invoice pajak, terbitkan juga dengan keterangan lunas.

Apa saja isi kuitansi

• Nama usaha dan kontak Anda
• Nomor kuitansi dan tanggal pembayaran
• Siapa yang membayar (nama pelanggan)
• Untuk apa pembayaran itu, beserta jumlahnya
• Total yang diterima dan sisa tagihan, jika ada
• Metode pembayaran (tunai, kartu, transfer bank)
• Nomor invoice yang terkait dengan pembayaran, jika ada

Tiga contoh sehari-hari

• Desainer web menyelesaikan proyek, mengirim invoice dengan jatuh tempo 14 hari, lalu saat transfer masuk mengirim kuitansi lewat email untuk arsip
• Tukang ledeng dibayar dengan kartu setelah kunjungan dan memberikan kuitansi; invoice tidak diperlukan kecuali pelanggan meminta invoice pajak
• Usaha katering menerima DP 30%: kuitansi menegaskan DP tersebut, lalu invoice akhir menampilkan DP sebagai sudah dibayar dan sisa tagihannya

Dokumen lain yang sering tertukar

• Penawaran harga atau estimasi: tawaran yang dikirim sebelum pekerjaan, yang bisa diterima atau ditolak klien
• Faktur proforma: invoice pendahuluan sebelum penjualan final, sering dipakai untuk pembayaran di muka atau bea cukai
• Nota kredit: mengurangi atau membatalkan invoice yang sudah diterbitkan
• Purchase order: dikirim pembeli ke pemasok untuk memesan barang
• Laporan rekening (statement): ringkasan beberapa invoice dan pembayaran dalam satu periode

Apakah setiap pembayaran perlu kuitansi?

Mesin EDC, toko online, dan aplikasi pembayaran sering mengirim bukti pembayaran otomatis, dan untuk banyak penjualan kecil itu sudah cukup. Untuk jasa yang dibayar lewat transfer bank, tidak ada yang terbit otomatis, jadi kuitansi singkat berguna setiap kali pelanggan memintanya, membayar DP, membayar tunai, atau memerlukan bukti untuk arsipnya sendiri.

Pembayaran tunai adalah kasus paling jelas: tanpa kuitansi, tidak ada catatan bagi kedua pihak. Selalu berikan kuitansi untuk pembayaran tunai dan simpan salinannya.

Berapa lama menyimpan invoice dan kuitansi

Otoritas pajak bisa meminta catatan Anda bertahun-tahun kemudian, jadi simpan salinan setiap invoice yang Anda kirim, setiap kuitansi yang Anda terbitkan, dan bukti pengeluaran Anda sendiri. Masa simpan biasanya antara lima dan sepuluh tahun, tergantung negara dan jenis dokumennya. Periksa masa simpan yang berlaku bagi Anda, dan simpan PDF di tempat yang punya cadangan, bukan hanya di email.