Cara Membuat Invoice

Contoh lengkap: invoice desainer freelance

Begini wujud invoice yang lengkap dalam praktik. Misalkan Dewi, seorang desainer freelance, baru menyelesaikan proyek branding untuk sebuah kedai kopi kecil. Ia menerima DP Rp2.000.000 saat klien menyetujui penawarannya, dan ia memberi diskon 10% untuk klien langganan. Invoice-nya, INV-0042, bertanggal 1 Maret 2026 dengan jatuh tempo 14 hari, jadi harus dibayar paling lambat 15 Maret 2026.

Di BillOak, Dewi memasukkan tiga item beserta jumlah dan harganya, mengatur diskon 10%, pajak 11% (tarif contoh; gunakan tarif yang berlaku untuk Anda), dan mengisi kolom "Jumlah dibayar" dengan 2.000.000. Editor menerapkan diskon sebelum pajak lalu menghitung sisa tagihan. Berikut rinciannya:

• Desain logo: 1 × Rp5.000.000 = Rp5.000.000
• Desain kartu nama: 1 × Rp1.500.000 = Rp1.500.000
• Revisi tambahan: 3 jam × Rp300.000 = Rp900.000
• Total parsial Rp7.400.000, dikurangi diskon 10% (Rp740.000) = Rp6.660.000
• PPN 11% atas jumlah setelah diskon: Rp732.600
• Total Rp7.392.600, dikurangi Rp2.000.000 yang sudah dibayar = sisa tagihan Rp5.392.600

Cara memberi nomor invoice

Setiap invoice perlu nomor unik agar Anda dan klien bisa merujuknya. Cara paling sederhana adalah urutan seperti INV-0001, INV-0002, dan seterusnya. Sebagian usaha menambahkan tahun (2026-001) atau kode klien (ACME-001).

Apa pun formatnya, jangan pernah memakai ulang atau melewati nomor. Penomoran berurutan memudahkan pembukuan dan diwajibkan untuk keperluan pajak di banyak negara.

Memilih syarat pembayaran

Syarat pembayaran menunjukkan kapan invoice harus dibayar. Pilihan umum adalah "Bayar saat diterima", "7 hari", "14 hari", atau "30 hari" sejak tanggal invoice.

Jangka waktu yang lebih pendek membantu arus kas. Jika bekerja dengan perusahaan besar, periksa dulu syarat standar mereka dan selalu tulis tanggal jatuh tempo dengan jelas di invoice.

Pajak di invoice: dasar-dasarnya

Jika Anda terdaftar untuk pajak penjualan seperti PPN atau VAT, biasanya Anda wajib mengenakannya di invoice. Invoice umumnya mencantumkan tarif pajak, jumlah pajak, dan total termasuk pajak, dan banyak negara juga mewajibkan nomor registrasi pajak Anda.

Jika Anda belum terdaftar, misalnya karena omzet Anda di bawah batas yang berlaku di negara Anda, jangan tambahkan pajak. Beberapa negara mengharapkan catatan singkat di invoice yang menjelaskan alasan pajak tidak dikenakan. Tarif, pengecualian, dan kalimat yang diwajibkan sangat berbeda antarnegara, jadi tanyakan kepada akuntan atau kantor pajak sebelum mengirim invoice pertama Anda.

Di BillOak, kolom pajak bisa diisi persentase atau jumlah tetap dan dihitung setelah diskon. Tambahkan nomor pajak Anda (misalnya NPWP) ke detail usaha, dan gunakan kolom "Catatan" untuk kalimat apa pun yang diwajibkan di negara Anda.

Cara mengirim invoice lewat email (dengan template)

Unduh invoice sebagai PDF dan lampirkan ke email singkat. Tulis nomor invoice dan jumlahnya di subjek agar mudah dicari nanti, lalu kirim ke orang yang mengurus pembayaran, bukan hanya ke kontak sehari-hari Anda. Anda bisa menyesuaikan template ini:

Subjek: Invoice INV-0042 dari Dewi Design – Rp5.392.600, jatuh tempo 15 Maret Halo Pak Budi, Terima kasih sekali lagi telah memercayakan branding kedai kopi kepada saya. Terlampir invoice INV-0042 sebesar Rp5.392.600, yaitu sisa tagihan setelah DP. Pembayaran jatuh tempo pada 15 Maret 2026 dan dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening yang tercantum di invoice. Jika ada pertanyaan, jangan ragu menghubungi saya. Salam hangat, Dewi

Kesalahan umum saat membuat invoice

• Nomor invoice yang hilang atau ganda
• Tidak ada jatuh tempo atau syarat pembayaran tidak jelas
• Item yang samar sehingga klien tidak bisa mencocokkannya dengan pekerjaan
• Lupa pajak atau memakai tarif yang salah
• Tidak mencantumkan cara membayar (rekening bank atau tautan pembayaran)
• Mengirim invoice berminggu-minggu setelah pekerjaan selesai

Apa yang dilakukan setelah mengirim invoice?

Simpan salinan setiap invoice yang Anda kirim. BillOak menyimpan dokumen Anda di riwayat browser dan Anda bisa mengekspornya sebagai cadangan. Jika pembayaran terlambat, kirim pengingat sopan berisi nomor invoice dan tanggal jatuh tempo. Jika invoice yang sudah terkirim perlu diubah, terbitkan nota kredit alih-alih mengedit yang asli.

Pengingat pembayaran terlambat: kapan dikirim dan apa isinya

Sebagian besar keterlambatan pembayaran terjadi karena lupa, bukan karena menolak, jadi mulailah dengan ramah dan baru bersikap lebih tegas jika tidak ada balasan. Selalu sebutkan nomor invoice, jumlah, dan tanggal jatuh tempo awal, lalu lampirkan kembali invoice-nya. Jadwal sederhana:

• Beberapa hari sebelum jatuh tempo: pengingat ramah (opsional)
• Sehari setelah jatuh tempo: pesan sopan bahwa pembayaran sudah jatuh tempo
• Sekitar 7 hari terlambat: tindak lanjut yang lebih tegas untuk menanyakan tanggal pembayaran
• Sekitar 30 hari terlambat: pemberitahuan terakhir berisi langkah selanjutnya, misalnya denda keterlambatan jika syarat Anda mengizinkannya

Subjek: Pengingat: invoice INV-0042 sudah lewat jatuh tempo Halo Pak Budi, Saya ingin menindaklanjuti invoice INV-0042 sebesar Rp5.392.600 yang jatuh tempo pada 15 Maret 2026. Sampai saat ini saya belum menerima pembayarannya, jadi invoice-nya saya lampirkan kembali. Boleh saya tahu kapan pembayaran bisa dilakukan? Jika Bapak sudah membayar, mohon abaikan pesan ini. Terima kasih, Dewi