Apa itu invoice proforma?
Invoice proforma (faktur proforma) adalah invoice pendahuluan yang dikirim sebelum barang dikirim atau jasa diberikan. Dokumen ini menunjukkan dengan tepat apa yang akan ditagihkan kepada pembeli: item, jumlah, harga, pajak, ongkos kirim, dan syarat. Isinya adalah komitmen untuk menjual dengan syarat tersebut, bukan tagihan atas penjualan yang sudah terjadi.
Karena belum ada barang atau jasa yang diserahkan, invoice proforma bukan faktur pajak dan tidak dicatat sebagai penjualan dalam pembukuan Anda. Setelah pesanan dikonfirmasi dan diserahkan, Anda menerbitkan invoice biasa (komersial).
Kapan memakai invoice proforma
- Pembeli harus membayar di muka atau memberi uang muka sebelum barang dikirim
- Pembeli butuh dokumen untuk mengurus pembiayaan, L/C, atau izin impor
- Pembeli luar negeri butuh harga dan berat barang untuk persiapan bea cukai
- Bagian pengadaan pembeli butuh harga resmi untuk menyetujui pesanan
- Anda ingin pembeli mengonfirmasi detail sebelum produksi atau pengiriman
Invoice proforma vs. penawaran vs. invoice komersial
Penawaran harga menawarkan harga yang bisa diterima atau ditolak pembeli. Invoice proforma biasanya datang belakangan, ketika pembeli sudah setuju membeli dan membutuhkan dokumen berbentuk invoice. Invoice komersial (commercial invoice) adalah invoice final yang diterbitkan saat barang terjual dan dikirim; dokumen inilah yang dipakai untuk pembayaran, pembukuan, dan—untuk ekspor—proses kepabeanan.
Aturan bea cukai berbeda di tiap negara. Banyak otoritas menerima invoice proforma untuk kiriman yang bukan penjualan, seperti sampel atau barang retur, tetapi mensyaratkan invoice komersial untuk barang yang dijual. Tanyakan ke jasa ekspedisi atau PPJK Anda sebelum mengirim.
Cara membuat invoice proforma di BillOak
- Editor di atas sudah diatur ke Faktur Proforma, dengan kolom "Proforma #" dan "Berlaku hingga"
- Tambahkan data pembeli dan setiap item beserta jumlah dan harganya
- Tambahkan pajak, diskon, dan ongkos kirim agar pembeli melihat jumlah lengkapnya
- Catat uang muka di "Jumlah dibayar" jika sudah diterima
- Unduh PDF-nya: di dalamnya tertulis bahwa proforma ini bukan faktur pajak
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah invoice proforma mengikat secara hukum?
Invoice proforma bukan faktur pajak dan tidak mencatat penjualan. Namun isinya memuat syarat yang Anda tawarkan, jadi perlakukan seperti penawaran pasti dan cantumkan hanya harga yang siap Anda pegang sampai tanggal "Berlaku hingga".
Bisakah invoice proforma diubah menjadi invoice final?
Bisa. Ganti jenis dokumen dari Faktur Proforma ke Faktur. Item dan data Anda tetap ada; perbarui nomor dan tanggalnya, lalu unduh invoice final.
Apakah invoice proforma perlu mencantumkan pajak?
Ya, tampilkan pajak yang akan dibayar pembeli agar totalnya akurat. Pajak baru terutang saat invoice final diterbitkan atau barang diserahkan, tergantung aturan setempat.
Apakah ada biayanya?
Tidak. BillOak gratis tanpa daftar. Data Anda tetap di browser, dan Anda bisa mengunduh invoice proforma tanpa batas.