Apa saja yang harus ada di invoice?

Diperbarui 10 Oktober 2026

Setiap invoice harus menjelaskan siapa menagih siapa, untuk apa, berapa yang harus dibayar, dan kapan batas waktunya. Artinya, invoice memuat data Anda dan data klien, nomor invoice yang unik beserta tanggalnya, deskripsi barang atau jasa dengan harganya, pajak (jika ada), total, dan cara pembayaran. Jika Anda terdaftar sebagai pemungut PPN, VAT, GST, atau pajak sejenis, negara Anda biasanya mewajibkan beberapa detail tambahan.

Isi wajib di setiap invoice

Tulisan “Invoice” di bagian atas, agar tidak tertukar dengan penawaran harga atau kuitansi
Nama usaha, alamat, dan kontak Anda (serta logo, jika ada)
Nama dan alamat penagihan klien; untuk perusahaan, nama resminya
Nomor invoice unik yang mengikuti urutan
Tanggal invoice (tanggal diterbitkan)
Deskripsi setiap produk atau jasa, dengan kuantitas, harga satuan, dan total per baris
Subtotal, diskon, pajak, dan ongkos kirim (jika ada), serta total yang harus dibayar
Mata uang, jika tidak jelas dari konteksnya
Tanggal jatuh tempo atau syarat pembayaran, misalnya “Net 30” (bayar dalam 30 hari)
Cara membayar: rekening bank, tautan pembayaran, atau metode yang diterima

Detail tambahan yang sering diwajibkan aturan pajak

Begitu Anda terdaftar untuk pajak penjualan seperti PPN/VAT atau GST, invoice juga menjadi dokumen pajak, dan sebagian besar negara mengatur apa saja isinya. Di Uni Eropa, misalnya, invoice VAT lengkap harus mencantumkan nomor VAT Anda, tanggal penyerahan jika berbeda dari tanggal invoice, jumlah neto per tarif pajak, tarif VAT, dan jumlah VAT. Penjualan ke perusahaan di negara Uni Eropa lain sering kali mengharuskan Anda mencantumkan nomor VAT pelanggan dan catatan bahwa mekanisme reverse charge (pengenaan pajak terbalik) berlaku.

Negara lain punya daftar serupa. Inggris mengikuti aturan yang mirip dengan Uni Eropa; invoice GST di India memerlukan GSTIN pemasok, tempat penyerahan, dan kode HSN atau SAC; Australia mewajibkan ABN pada tax invoice. Aturan pastinya berubah dari waktu ke waktu, jadi periksa situs otoritas pajak Anda atau tanyakan kepada akuntan sebelum mengandalkan sebuah template.

Detail yang membantu Anda dibayar lebih cepat

Nomor purchase order (PO) klien, jika mereka memberikannya; banyak bagian keuangan tidak akan membayar tanpanya
Nama kontak di bagian keuangan klien
Deskripsi singkat dan spesifik untuk setiap baris, bukan sekadar “jasa”
Periode atau proyek yang ditagihkan
Ketentuan keterlambatan pembayaran, jika ada di kontrak Anda
Ucapan terima kasih: tidak memakan biaya dan menjaga suasana tetap ramah

Kesalahan umum yang menunda pembayaran

Penyebab paling umum invoice tertahan adalah data klien yang kurang atau salah, nomor PO yang tidak dicantumkan, deskripsi samar yang tidak dikenali oleh pihak yang menyetujui, dan total yang tidak cocok. Nomor invoice ganda juga menimbulkan masalah di pembukuan Anda maupun klien.

Sebelum mengirim, cocokkan nama resmi dan alamat klien dengan kontrak, pastikan nomornya belum pernah dipakai, dan baca setiap baris seolah-olah Anda yang harus menyetujuinya. Pembuat invoice yang menghitung total secara otomatis menghilangkan kesalahan hitung.

Contoh invoice sederhana

Berikut cara semua isi wajib tersusun dalam invoice jasa yang singkat. Tata letak Anda boleh berbeda; yang penting setiap elemen ada dan mudah ditemukan. Tarif pajak dalam contoh hanya ilustrasi, jadi gunakan tarif yang berlaku untuk Anda.

INVOICE INV-2026-014 Tanggal: 3 Oktober 2026 Jatuh tempo: 17 Oktober 2026 (Net 14) Dari: Rivera Design Studio, Jl. Pelabuhan No. 12, Surabaya NPWP: 0000 0000 0000 0000 Kepada: PT Nusantara Utara, Bagian Keuangan, Jl. Sudirman No. 80, Jakarta No. PO: NW-7781 Penyegaran merek – logo dan palet warna 1 × Rp18.000.000 Rp18.000.000 Template media sosial 10 × Rp450.000 Rp4.500.000 Subtotal Rp22.500.000 PPN 11% Rp2.475.000 Total tagihan Rp24.975.000 Pembayaran melalui transfer bank ke: Rivera Design Studio, Bank XYZ, rek. 1234567890. Terima kasih atas kepercayaan Anda!

Uang muka, pembayaran sebagian, dan koreksi

Jika klien sudah membayar uang muka (DP), tampilkan di invoice akhir agar sisanya jelas: total penuh, jumlah yang sudah dibayar, dan sisa tagihan. Setiap permintaan pembayaran tetap harus berupa invoice tersendiri dengan nomornya sendiri.

Jika Anda perlu mengoreksi atau membatalkan invoice yang sudah dikirim, jangan mengeditnya. Terbitkan nota kredit yang merujuk ke nomor invoice asli, lalu kirim invoice baru yang benar. Dengan begitu, catatan Anda dan klien tetap selaras.

Menyusun semuanya dengan BillOak

Editor BillOak punya kolom untuk setiap isi wajib: data dan logo Anda, data klien, nomor invoice, tanggal, syarat pembayaran dan jatuh tempo, nomor PO, item, diskon, pajak, ongkos kirim, jumlah dibayar, catatan, dan ketentuan. Ketik “Net 30” di kolom Syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo terisi otomatis. Detail tambahan seperti NPWP, nomor VAT, atau rekening bank bisa dimasukkan ke blok alamat Anda atau ke catatan, sehingga muncul di setiap PDF.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah invoice harus ditandatangani?

Di sebagian besar negara, tidak. Tanda tangan biasanya tidak diperlukan agar invoice sah, terutama jika dikirim secara elektronik. Beberapa industri atau klien memintanya; periksa kontrak Anda.

Apakah saya perlu mencantumkan nomor pajak?

Jika Anda terdaftar sebagai pemungut PPN/VAT, GST, atau pajak sejenis, nomor registrasi Anda biasanya wajib dicantumkan. Jika tidak terdaftar, banyak negara meminta Anda menyebutkannya (misalnya pembebasan untuk usaha kecil di sebagian Eropa). Periksa aturan setempat.

Bolehkah menulis invoice dengan tangan?

Umumnya boleh, asalkan memuat semua detail yang diwajibkan, meski beberapa negara kini mewajibkan invoice elektronik untuk jenis usaha tertentu. Pembuat invoice lebih cepat dan mencegah salah hitung.

Invoice sebaiknya dalam mata uang apa?

Biasanya mata uang yang Anda sepakati dengan klien. Beberapa otoritas pajak juga mewajibkan jumlah pajak dalam mata uang lokal, jadi periksa aturannya jika Anda menagih klien luar negeri.

Perlukah mencantumkan rekening bank di invoice?

Ya, jika Anda ingin dibayar lewat transfer bank. Cantumkan nama pemilik rekening, nama bank, nomor rekening atau IBAN, dan untuk pembayaran internasional, kode SWIFT/BIC. Taruh di catatan agar muncul di setiap invoice.