Cara memberi nomor pada invoice Anda

Diperbarui 10 Oktober 2026

Beri setiap invoice nomor unik yang mengikuti urutan yang jelas, misalnya INV-0001, INV-0002, INV-0003. Nomor ini mengidentifikasi invoice di pembukuan Anda dan klien, dan di banyak negara nomor unik yang berurutan merupakan kewajiban hukum untuk invoice PPN/VAT atau GST.

Dua aturan yang paling penting

Nomor invoice harus unik: dua invoice tidak boleh memakai nomor yang sama. Dan nomornya harus berurutan: setiap nomor baru melanjutkan nomor sebelumnya, sehingga langsung terlihat jika ada yang hilang. Aturan VAT Uni Eropa, misalnya, mewajibkan “nomor berurutan, berdasarkan satu atau beberapa seri, yang mengidentifikasi invoice secara unik”.

Selebihnya Anda cukup bebas. Anda boleh memakai prefiks, mencantumkan tahun, atau menjalankan seri terpisah, asalkan setiap seri konsisten dan setiap nomor hanya dipakai sekali.

Format penomoran yang populer

Urutan sederhana: 0001, 0002, 0003
Prefiks dan urutan: INV-0001, INV-0002
Tahun dan urutan: 2026-001, 2026-002 (mulai ulang setiap tahun)
Tahun, bulan, dan urutan: 2026-10-001
Kode klien: ACME-001, ACME-002 (seri terpisah per klien)
Kode proyek: WEB-2026-01 untuk pekerjaan berbasis proyek

Memilih format yang tepat

Jika Anda hanya mengirim beberapa invoice per bulan, prefiks dan urutan sederhana sudah cukup. Mencantumkan tahun memudahkan melihat kapan invoice diterbitkan dan memungkinkan Anda mulai lagi dari 001 setiap Januari, yang diperbolehkan di banyak negara selama tahunnya membuat setiap nomor tetap unik.

Seri per klien berguna jika Anda bekerja dengan beberapa klien besar, tetapi pastikan setiap nomor tetap unik di seluruh usaha Anda. Itulah sebabnya kode klien biasanya digabungkan dengan prefiks atau tahun.

Mulailah dengan angka nol di depan yang cukup untuk volume Anda (0001, bukan 1) agar nomor terurut dengan benar di spreadsheet dan folder.

Nota kredit, penawaran harga, dan dokumen lain

Gunakan seri terpisah untuk jenis dokumen lain agar tidak pernah bentrok dengan invoice: CN-001 untuk nota kredit, Q-001 untuk penawaran harga, PO-001 untuk purchase order, R-001 untuk kuitansi. Nota kredit juga harus merujuk ke nomor invoice yang dikoreksinya.

Jangan pernah memakai ulang atau mengubah nomor invoice yang sudah dikirim. Jika invoice salah, terbitkan nota kredit dan invoice baru, bukan mengubah yang asli.

Menangani nomor yang loncat dan kesalahan

Celah dalam urutan, misalnya karena Anda membuat invoice lalu menghapusnya sebelum dikirim, bukan bencana, tetapi Anda harus bisa menjelaskannya. Catat nomor yang dibatalkan alih-alih memakainya lagi. Otoritas pajak memperhatikan celah yang tidak bisa dijelaskan karena bisa menandakan penjualan yang tidak dilaporkan.

Jika dua invoice tidak sengaja memakai nomor yang sama, hubungi klien, batalkan salah satunya dengan nota kredit, lalu terbitkan ulang dengan nomor kosong berikutnya.

Contoh penomoran dalam praktik

Seorang freelancer yang memulai ulang nomor setiap tahun dan menyimpan nota kredit dalam serinya sendiri mungkin punya catatan seperti ini:

2026-001 12 Jan PT Acme Rp12.000.000 2026-002 30 Jan PT Nusantara Utara Rp6.400.000 2026-003 14 Feb PT Acme Rp12.000.000 CN-2026-01 20 Feb Kredit untuk 2026-003 –Rp2.000.000 2026-004 03 Mar Lumen Studio Rp9.800.000

Beralih ke sistem baru

Jika Anda pindah dari satu aplikasi ke aplikasi lain, lanjutkan dengan nomor berikutnya dari urutan yang sudah ada, jangan mulai lagi dari 1, atau mulai seri baru dengan prefiks atau tahun berbeda agar tidak ada nomor yang terulang. Catat tanggal peralihan di arsip Anda.

Beberapa badan usaha, cabang, atau mata uang

Setiap badan hukum memerlukan urutannya sendiri karena masing-masing punya pembukuan sendiri. Dalam satu usaha, Anda boleh menjalankan seri terpisah untuk cabang, saluran penjualan, atau mata uang, misalnya JKT-001 dan SBY-001, asalkan setiap seri konsisten dan tidak ada nomor yang muncul di dua seri.

Beberapa negara kini menyalurkan invoice melalui sistem e-invoicing pemerintah yang mendaftarkan atau memvalidasi setiap invoice. Jika itu berlaku bagi Anda, ikuti aturan penomoran sistem tersebut dan software akuntansi Anda.

Haruskah nomor invoice menunjukkan jumlah klien Anda?

Usaha baru yang mengirim invoice 0001 bukan masalah, tetapi sebagian freelancer memilih untuk tidak memperlihatkannya. Memulai dari angka yang lebih tinggi, atau memakai format tahun dan bulan seperti 2026-10-01, umumnya bisa diterima selama urutannya unik dan konsisten sejak saat itu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah nomor invoice dimulai dari angka yang lebih tinggi?

Di sebagian besar negara, boleh. Memulai dari 1001 alih-alih 1 umumnya tidak masalah, asalkan nomor tetap unik dan berurutan setelahnya.

Apakah nomor invoice harus dimulai ulang setiap tahun?

Tidak. Anda bisa melanjutkan urutan yang sama terus-menerus atau memulai ulang setiap tahun dengan mencantumkan tahun di nomornya. Pilih satu cara dan konsistenlah.

Bolehkah memakai huruf di nomor invoice?

Boleh. Prefiks seperti INV- atau kode klien umum dipakai dan diperbolehkan, asalkan nomornya tetap unik dan mengikuti urutan.

Apakah BillOak memberi nomor invoice secara otomatis?

Ya. Invoice baru mendapat nomor INV- berikutnya setelah nomor-nomor di riwayat yang tersimpan, dan Anda bisa mengetik format apa pun di kolom nomor invoice.

Apakah masalah jika ada nomor yang terlewat?

Biasanya tidak, selama Anda bisa menjelaskannya, misalnya invoice yang dibuat lalu dibatalkan sebelum dikirim. Catat nomor yang dibatalkan di arsip Anda dan jangan pernah memakainya lagi.