Рахунок-проформа і комерційний інвойс: у чому різниця

Навіщо потрібен рахунок-проформа

Рахунок-проформа виглядає як рахунок, але по суті це детальна пропозиція. Його надсилають до відвантаження товару чи надання послуг, часто після прийняття кошторису, щоб покупець міг організувати оплату, фінансування або імпортні документи.

Оскільки продажу ще не відбулося, рахунок-проформа не є податковим документом (податковою накладною) і не відображається в обліку продажів. Зазвичай у ньому вказано строк дії, після якого ціни можуть змінитися.

Навіщо потрібен комерційний інвойс

Комерційний інвойс — це власне рахунок за продаж. За ним покупець платить, ви відображаєте його як виручку, а під час експорту це головний документ, за яким митниця перевіряє товари, їхню вартість і належні мита та податки.

Під час продажів усередині країни ваш звичайний рахунок і є комерційним інвойсом. Сам термін найчастіше використовують у міжнародній торгівлі, де комерційний інвойс супроводжує вантаж або подається в електронному вигляді разом із митною декларацією.

Порівняння за пунктами

• Час: проформа — до угоди; комерційний інвойс — коли товар продано й відвантажено
• Призначення: проформа підтверджує умови й дає змогу сплатити чи отримати фінансування; комерційний інвойс вимагає оплати й потрібен для митниці
• Облік: проформа не відображається як продаж; комерційний інвойс відображається
• Податок: проформа не є податковим документом; комерційний інвойс може ним бути
• Зміни: проформу можна переглянути; комерційний інвойс виправляють лише кредит-нотою

Що митниця зазвичай очікує побачити в комерційному інвойсі

• Назви та адреси продавця й покупця (та імпортера, якщо це інша особа)
• Номер і дату інвойсу
• Зрозумілий опис кожного товару, кількість і ціну за одиницю
• Код УКТ ЗЕД (за Гармонізованою системою, HS) для кожного товару
• Країну походження товарів
• Валюту, загальну вартість і базис поставки Incoterms (наприклад, FOB чи DAP)
• Вагу та кількість вантажних місць

Коли митниця приймає рахунок-проформу

Багато митних органів приймають проформу, якщо продажу немає — наприклад, для безкоштовних зразків, товарів, надісланих на ремонт, повернень чи тимчасового ввезення на виставки, — або якщо остаточний комерційний інвойс ще не готовий. Вимоги залежать від країни та перевізника, тож перед відправленням уточніть їх у курʼєрській службі або в митного брокера.

Приклад: експортне замовлення крок за кроком

• Покупець запитує ціни, і ви надсилаєте комерційну пропозицію
• Покупець приймає її й просить рахунок-проформу, щоб організувати оплату чи отримати імпортну ліцензію
• Ви надсилаєте проформу зі строком дії; покупець вносить передоплату
• Ви відвантажуєте товар із комерційним інвойсом, де вказано отриману передоплату й залишок
• Митниця випускає товар на підставі комерційного інвойсу та інших товаросупровідних документів

Що вказати в рахунку-проформі

• Слова «Рахунок-проформа» вгорі, щоб його не прийняли за остаточний рахунок
• Номер проформи та дату виставлення
• Дані продавця й покупця
• Кожен товар з описом, кількістю, ціною за одиницю та сумою
• Податок, доставку та інші витрати, які сплатить покупець
• Умови оплати, умови поставки (Incoterms) і очікувану дату поставки
• Строк дії цін

Поширені помилки

• Відображати проформу як продаж в обліку
• Надсилати проформу, коли покупцеві потрібен податковий документ для відшкодування ПДВ чи GST
• Змінювати ціни чи кількість у комерційному інвойсі, не попередивши покупця
• Не вказувати строк дії, через що вас можуть зобовʼязати дотримуватися старої ціни

Як підготувати обидва документи в BillOak

Підготуйте проформу в генераторі рахунків-проформ: документ отримає заголовок «Рахунок-проформа», поле «Дійсний до» та позначку про те, що він не є податковою накладною. Коли замовлення відвантажують, перемкніть тип документа на «Рахунок», щоб отримати комерційний інвойс із тими самими позиціями. Експортні дані, наприклад коди УКТ ЗЕД і країну походження, додайте в описи позицій, а Incoterms, вагу та кількість місць — у примітки.