Посібник

Як створити рахунок-фактуру

Рахунок-фактура — це документ, який ви надсилаєте клієнту з проханням оплатити товари або послуги. Ось усе, що він має містити, а також покрокова інструкція зі створення — без потреби в бухгалтерському програмному забезпеченні чи таблицях.

Що має містити рахунок-фактура

Назву вашої компанії, електронну пошту, адресу та номер телефону
Ім'я, електронну пошту та адресу вашого клієнта
Унікальний номер рахунку та дату виставлення
Термін оплати та ваші умови оплати (наприклад, "Net 30")
Детальний перелік товарів або послуг із зазначенням кількості та ціни
Проміжну суму, будь-які податки, знижки чи вартість доставки, а також підсумкову суму
Додаткові примітки, наприклад інструкції щодо оплати або слова подяки

Крок за кроком: як створити рахунок-фактуру

1
Додайте дані про вашу компанію та клієнта
Введіть назву вашої компанії, електронну пошту та адресу, а також ім'я, електронну пошту та адресу вашого клієнта. Це показує, хто кому виставляє рахунок.
2
Присвойте номер рахунку та вкажіть дати
Присвойте рахунку унікальний номер (наприклад, INV-001), дату виставлення та термін оплати, щоб клієнт точно знав, коли очікується оплата.
3
Перелічіть позиції рахунку
Додайте кожен товар або послугу окремим рядком із описом, кількістю та ціною. Сума для кожного рядка розраховується автоматично.
4
За потреби додайте податок, знижку або вартість доставки
Застосуйте до проміжної суми ставку податку, знижку або вартість доставки — BillOak розрахує підсумкову суму за вас у режимі реального часу.
5
Визначте умови оплати
Вкажіть у полі умов оплати, як і коли ви очікуєте отримати оплату (наприклад, "Net 30", банківський переказ або конкретне посилання для оплати).
6
Завантажте та надішліть PDF
Перегляньте попередній вигляд рахунку, завантажте його одним кліком як готовий до друку PDF-файл і надішліть клієнту електронною поштою.

Рахунок-фактура проти комерційної пропозиції проти замовлення на купівлю

Рахунок-фактура вимагає оплати за вже виконану роботу. Комерційна пропозиція надсилається до початку роботи, щоб запропонувати ціну. Замовлення на купівлю видається покупцем для офіційного затвердження замовлення. BillOak дозволяє створювати всі три документи, а також кредит-ноти, в одному редакторі.

Приклад: рахунок дизайнерки-фрилансерки

Ось як виглядає готовий рахунок на практиці. Припустімо, Олена, дизайнерка-фрилансерка, завершила проєкт фірмового стилю для невеликої кавʼярні. Коли клієнт прийняв її комерційну пропозицію, вона отримала передоплату 8 000 ₴, а постійним клієнтам вона надає знижку 10%. Її рахунок РХ-0042 виставлено 01.03.2026 з оплатою протягом 14 днів, тобто до 15.03.2026.

У BillOak вона вводить три позиції з кількістю та ціною, встановлює знижку 10%, податок 20% (це приклад ставки, використовуйте ту, що застосовується до вас) і вказує 8 000 у полі «Сплачено». Редактор застосовує знижку до податку й сам розраховує суму до сплати. Ось як складаються цифри:

Розробка логотипа: 1 × 16 000 ₴ = 16 000 ₴
Дизайн візиток: 1 × 5 000 ₴ = 5 000 ₴
Додаткові правки: 3 години × 1 000 ₴ = 3 000 ₴
Підсумок 24 000 ₴, мінус знижка 10% (2 400 ₴) = 21 600 ₴
ПДВ 20% на суму після знижки: 4 320 ₴
Разом 25 920 ₴, мінус уже сплачені 8 000 ₴ = 17 920 ₴ до сплати

Як нумерувати рахунки

Кожному рахунку потрібен унікальний номер, щоб ви й клієнт могли на нього посилатися. Найпростіше використовувати наскрізну нумерацію: РХ-0001, РХ-0002 і так далі. Деякі компанії додають рік (2026-001) або код клієнта (ACME-001).

Який би формат ви не обрали, не повторюйте й не пропускайте номери. Послідовна нумерація спрощує облік і в багатьох країнах обовʼязкова для податкових цілей.

Як обрати умови оплати

Умови оплати визначають, до якого строку рахунок має бути сплачений. Найчастіше використовують «після отримання», «7 днів», «14 днів» або «30 днів» від дати рахунку.

Короткі строки покращують грошовий потік. Якщо ви працюєте з великими компаніями, заздалегідь уточніть їхні стандартні строки й завжди чітко вказуйте дату оплати в рахунку.

Податок у рахунку: основне

Якщо ви зареєстровані як платник податку з продажів, наприклад ПДВ, зазвичай його потрібно нараховувати в рахунках. Як правило, у рахунку вказують ставку податку, суму податку й підсумок із податком, а в багатьох країнах ще й ваш податковий номер.

Якщо ви не є платником такого податку, наприклад через спеціальний режим оподаткування або тому, що ваш оборот нижчий за поріг, установлений у вашій країні, не додавайте його. У деяких країнах у рахунку очікують коротку примітку про те, чому податок не нараховується (наприклад, «Без ПДВ»). Ставки, пільги й обовʼязкові формулювання дуже різняться залежно від країни, тож перед першим рахунком порадьтеся з бухгалтером або податковою службою.

У BillOak поле податку приймає відсоток або фіксовану суму й розраховується після знижки. Додайте податковий номер (наприклад, РНОКПП) до даних своєї компанії, а потрібні формулювання впишіть у «Примітки».

Як надіслати рахунок електронною поштою (із шаблоном)

Завантажте рахунок у PDF і додайте його до короткого листа. Вкажіть номер рахунку й суму в темі, щоб лист було легко знайти, і надішліть його тому, хто відповідає за оплату, а не лише своїй контактній особі. Можна взяти за основу цей шаблон:

Тема: Рахунок РХ-0042 від Олени Коваль — 17 920 ₴, оплата до 15.03.2026 Добрий день, Андрію! Ще раз дякую, що довірили мені фірмовий стиль кавʼярні. У вкладенні — рахунок РХ-0042 на 17 920 ₴, це залишок після вашої передоплати. Строк оплати — до 15.03.2026. Оплатити можна банківським переказом за реквізитами, зазначеними в рахунку. Якщо виникнуть запитання, пишіть. З повагою, Олена Коваль

Поширені помилки під час виставлення рахунків

Пропущені або повторювані номери рахунків
Немає строку оплати або умови незрозумілі
Розмиті позиції, які клієнт не може співвіднести з роботою
Забутий податок або неправильна ставка
Не вказано, як оплатити (реквізити чи посилання на оплату)
Рахунок надіслано через кілька тижнів після здачі роботи

Що робити після надсилання рахунку

Зберігайте копію кожного надісланого рахунку. BillOak зберігає документи в історії браузера, і їх можна експортувати як резервну копію. Якщо оплата затримується, надішліть ввічливе нагадування з номером рахунку та строком оплати. Якщо надісланий рахунок потрібно змінити, виставте кредит-ноту, а не редагуйте оригінал.

Нагадування про прострочену оплату: коли надсилати й що писати

Найчастіше оплату затримують через неуважність, а не через небажання платити, тож починайте доброзичливо й ставайте наполегливішими, лише якщо відповіді немає. Завжди вказуйте номер рахунку, суму й початковий строк оплати та повторно додавайте рахунок. Простий графік:

За кілька днів до строку: необовʼязкове дружнє нагадування
Наступного дня після строку: ввічливе повідомлення, що настав строк оплати
Приблизно через 7 днів прострочення: наполегливіший лист із проханням назвати дату оплати
Приблизно через 30 днів прострочення: останнє нагадування з подальшими кроками, наприклад пенею, якщо її передбачено вашими умовами

Тема: Нагадування: строк оплати рахунку РХ-0042 минув Добрий день, Андрію! Пишу щодо рахунку РХ-0042 на 17 920 ₴, строк оплати якого минув 15.03.2026. Оплата поки не надійшла, тому додаю рахунок ще раз. Підкажіть, будь ласка, коли очікувати платіж? Якщо ви вже сплатили, просто не зважайте на цей лист. Дякую, Олена

Часті запитання

Чи потрібно реєструвати бізнес, щоб виставити рахунок?

У багатьох країнах ні: фізичні особи та фрилансери можуть виставляти рахунки клієнтам. Проте після певного рівня доходу може знадобитися податкова реєстрація. Правила різняться, тож уточніть їх у податковій службі або в бухгалтера.

Чи можна виставити рахунок без бухгалтерської програми?

Так. BillOak працює в браузері, безкоштовний і не потребує реєстрації. Заповніть форму, завантажте PDF і надішліть його. Рахунки зберігаються в історії браузера, тож згодом їх можна відкрити, дублювати чи експортувати.

Які умови оплати обрати?

Для компаній зазвичай встановлюють 14 або 30 днів, а для невеликих разових замовлень підійде «після отримання». Короткі строки покращують грошовий потік. Хоч би що ви обрали, вкажіть у рахунку точну дату оплати.

Як виставити рахунок клієнту, який уже вніс передоплату?

Вкажіть усю роботу як завжди, а передоплату внесіть у поле «Сплачено». BillOak відніме її й покаже суму до сплати, тож клієнт побачить і загальну суму, і залишок боргу.

Що робити, якщо клієнт оскаржує рахунок?

Зʼясуйте, з якими саме позиціями клієнт не згоден, і спершу вирішіть питання з ними. Якщо після надсилання рахунку ви погодилися на зміну, виставте кредит-ноту на різницю, а не редагуйте оригінал: так облік залишиться послідовним.

Пропустіть ручну роботу

Створіть свій рахунок-фактуру за допомогою безкоштовного генератора рахунків BillOak та завантажте його у форматі PDF за кілька хвилин.

Створити рахунок-фактуру

Інші безкоштовні генератори документів

Дивіться також: Шаблони рахунків-фактур · FAQ