Рахунок і квитанція: чим вони відрізняються

Навіщо потрібен рахунок

Рахунок — це вимога оплати. У ньому перелічено, що ви поставили, за якою ціною, податок (якщо є), підсумкову суму та умови оплати. Для компаній — платників ПДВ чи GST рахунок ще й документ, за яким покупець відшкодовує цей податок, тому він має відповідати вимогам закону.

Рахунки звичні, коли клієнт платить пізніше: у роботі між компаніями, у проєктах із поетапною оплатою та під час оплати послуг банківським переказом.

Навіщо потрібна квитанція

Квитанція — це підтвердження оплати. Вона фіксує, що певну суму отримано певного дня певним способом за конкретні товари чи послуги. Магазини видають чек на касі, а компанії у сфері послуг надсилають квитанцію, коли рахунок сплачено або клієнт заплатив наперед.

Клієнти зберігають квитанції, щоб звітувати про витрати, повернути товар, скористатися гарантією або показати, що рахунок сплачено.

Головні відмінності

• Час: рахунок виставляють до оплати, квитанцію — після
• Призначення: рахунок запитує гроші, квитанція підтверджує їх отримання
• Суми: у рахунку — сума до сплати, у квитанції — сплачена сума
• Платіжні дані: у рахунку — як заплатити, у квитанції — як було сплачено
• Нумерація: кожен документ має мати власний унікальний номер
• Податок: у багатьох країнах документом для відшкодування ПДВ/GST є податковий рахунок, а не квитанція

Коли надсилати обидва документи

Багато компаній надсилають рахунок, щоб запросити оплату, і квитанцію, коли кошти надійшли. Це звичайна практика для передоплат, часткових платежів і клієнтів, чиїй бухгалтерії потрібне підтвердження оплати.

Якщо клієнт платить на місці — наприклад, майстрові готівкою після завершення роботи, — часто достатньо однієї квитанції. Якщо клієнтові потрібен податковий рахунок, виставте і його з позначкою про оплату.

Що вказати в квитанції

• Назву вашої компанії та контакти
• Номер квитанції та дату оплати
• Хто заплатив (імʼя клієнта)
• За що внесено оплату, із сумами
• Отриману суму та залишок до сплати, якщо він є
• Спосіб оплати (готівка, картка, банківський переказ)
• Номер рахунку, до якого належить платіж, якщо він є

Три приклади з життя

• Вебдизайнер завершує проєкт, надсилає рахунок з оплатою протягом 14 днів, а коли надходить переказ, надсилає квитанцію для звітності
• Сантехнікові платять карткою після виклику, і він видає квитанцію; рахунок не потрібен, якщо клієнт не просить податковий рахунок
• Кейтеринг бере передоплату 30%: квитанція підтверджує передоплату, а підсумковий рахунок згодом показує її як сплачену та залишок до сплати

Інші документи, які часто плутають

• Кошторис або комерційна пропозиція: оферта до початку робіт, яку клієнт може прийняти чи відхилити
• Рахунок-проформа: попередній рахунок до остаточного оформлення угоди, часто для передоплати чи митниці
• Кредит-нота: зменшує або анулює вже виставлений рахунок
• Замовлення на закупівлю: покупець надсилає його постачальнику, щоб оформити замовлення
• Акт звірки (виписка): зведення кількох рахунків і платежів за період

Чи потрібна квитанція на кожен платіж?

Платіжні термінали, інтернет-магазини та платіжні застосунки часто самі надсилають чек, і для багатьох невеликих продажів цього достатньо. Під час оплати послуг банківським переказом автоматично нічого не формується, тож коротка квитанція знадобиться, коли клієнт її просить, вносить передоплату, платить готівкою або потребує підтвердження для власної звітності.

Оплата готівкою — найочевидніший випадок: без квитанції в жодної зі сторін не залишиться запису. Завжди видавайте квитанцію за готівку та зберігайте копію в себе.

Скільки зберігати рахунки й квитанції

Податкові органи можуть запросити документи через роки, тож зберігайте копії всіх надісланих рахунків, виданих квитанцій і чеків за власними витратами. Строк зберігання зазвичай становить від пʼяти до десяти років залежно від країни та виду документа. Уточніть строк, що діє для вас, і зберігайте PDF-файли в надійному місці з резервною копією, а не лише в пошті.