Factura proformă vs. factura comercială

La ce folosește factura proformă

Factura proformă arată ca o factură, dar în realitate este o ofertă detaliată. Se trimite înainte de expedierea mărfii sau de prestarea serviciilor, de multe ori după acceptarea ofertei, ca cumpărătorul să poată pregăti plata, finanțarea sau actele de import.

Pentru că vânzarea nu a avut încă loc, factura proformă nu este document fiscal și nu se înregistrează în jurnalul de vânzări. De obicei are o dată de valabilitate, după care prețurile se pot schimba.

La ce folosește factura comercială

Factura comercială este factura propriu-zisă pentru vânzare. Este documentul pe baza căruia plătește cumpărătorul, cel pe care tu îl înregistrezi ca venit și, la export, principalul document pe care autoritățile vamale îl folosesc pentru a verifica marfa, valoarea ei și taxele vamale datorate.

La vânzările pe piața internă, factura ta obișnuită este factura comercială. Termenul se folosește mai ales în comerțul internațional, unde factura comercială însoțește transportul sau este transmisă electronic împreună cu declarația vamală.

Diferențele, una lângă alta

• Momentul: proforma înainte de vânzare; factura comercială când marfa e vândută și expediată
• Scopul: proforma confirmă condițiile și permite plata sau finanțarea; factura comercială cere plata și servește la vămuire
• Contabilitatea: proforma nu se înregistrează ca vânzare; factura comercială da
• Taxele: proforma nu este document fiscal; factura comercială poate fi
• Modificările: proforma poate fi revizuită; factura comercială se corectează doar printr-o notă de credit

Ce cere de obicei vama pe factura comercială

• Numele și adresele vânzătorului și cumpărătorului (și ale importatorului, dacă e altul)
• Numărul și data facturii
• O descriere clară a fiecărui articol, cantitatea și valoarea unitară
• Codul tarifar HS (Sistemul Armonizat) pentru fiecare articol
• Țara de origine a mărfii
• Moneda, valoarea totală și condiția Incoterms (de exemplu FOB sau DAP)
• Greutățile și numărul de colete

Când acceptă vama o factură proformă

Multe autorități vamale acceptă o factură proformă atunci când nu există o vânzare, cum ar fi mostrele gratuite, mărfurile trimise la reparat, retururile sau expozițiile temporare, ori când factura comercială finală nu este încă disponibilă. Cerințele diferă de la o țară și de la un transportator la altul, așa că verifică înainte de expediere cu firma de curierat sau cu comisionarul vamal.

Exemplu: o comandă de export, pas cu pas

• Cumpărătorul cere prețuri, iar tu trimiți o ofertă
• Cumpărătorul acceptă și cere o factură proformă ca să pregătească plata sau licența de import
• Trimiți proforma cu o dată de valabilitate; cumpărătorul plătește un avans
• Expediezi marfa cu factura comercială, pe care apar avansul primit și soldul
• Vama vămuiește marfa pe baza facturii comerciale și a celorlalte documente de transport

Ce să treci pe factura proformă

• Cuvintele „Factură proformă” în partea de sus, ca să nu fie confundată cu factura finală
• Un număr de proformă și data emiterii
• Datele vânzătorului și ale cumpărătorului
• Fiecare articol cu descriere, cantitate, preț unitar și total
• Taxele, transportul și alte costuri pe care le va plăti cumpărătorul
• Condițiile de plată, condițiile de livrare (Incoterms) și data estimată a livrării
• Cât timp sunt valabile prețurile

Greșeli frecvente

• Înregistrarea proformei ca vânzare în contabilitate
• Trimiterea unei proforme când cumpărătorul are nevoie de o factură fiscală pentru a deduce TVA sau GST
• Modificarea prețurilor sau a cantităților pe factura comercială fără a-l anunța pe cumpărător
• Omiterea datei de valabilitate, astfel încât cineva să te poată ține la un preț vechi

Cum le creezi pe amândouă în BillOak

Folosește generatorul de facturi proforme ca să pregătești proforma: documentul are titlul Factură proformă, data Valabilă până la și mențiunea că nu este document fiscal. Când comanda pleacă, schimbă tipul documentului în Factură ca să obții factura comercială cu aceleași articole. Adaugă detaliile de export, cum ar fi codurile HS și țara de origine, în descrierile articolelor, iar condiția Incoterms, greutățile și numărul de colete în Note.