Cum să faci o factură

Exemplu concret: factura unei designere freelancer

Iată cum arată în practică o factură completă. Să zicem că Ioana, designer freelancer, a terminat un proiect de identitate vizuală pentru o cafenea mică. A primit un avans de 1.000,00 lei când clientul i-a acceptat oferta, iar clienților care revin le oferă 10% reducere. Factura ei, FCT-0042, are data 01.03.2026 și termen de plată de 14 zile, deci scadența este 15.03.2026.

În BillOak, ea introduce cele trei poziții cu Cantitate și Preț, setează reducerea la 10%, TVA-ul la 21% (o cotă de exemplu; folosește-o pe cea care se aplică în cazul tău) și completează câmpul Sumă plătită cu 1000. Editorul aplică reducerea înainte de TVA și calculează soldul restant. Iată cum se adună sumele:

• Design logo: 1 × 2.500,00 lei = 2.500,00 lei
• Design carte de vizită: 1 × 800,00 lei = 800,00 lei
• Revizii suplimentare: 3 ore × 200,00 lei = 600,00 lei
• Subtotal 3.900,00 lei, minus reducerea de 10% (390,00 lei) = 3.510,00 lei
• TVA 21% aplicat la suma după reducere: 737,10 lei
• Total 4.247,10 lei, minus avansul de 1.000,00 lei deja plătit = 3.247,10 lei sold restant

Cum numerotezi facturile

Fiecare factură are nevoie de un număr unic, ca tu și clientul să o puteți identifica. Cel mai simplu este o serie de tipul FCT-0001, FCT-0002 și așa mai departe. Unele firme includ anul (2026-001) sau un cod de client (ACME-001).

Indiferent de format, nu repeta și nu sări peste numere. O numerotare consecutivă ușurează contabilitatea și este obligatorie în multe țări, inclusiv în România.

Cum alegi termenul de plată

Termenul de plată arată până când trebuie achitată factura. Cele mai folosite sunt „La primire”, „7 zile”, „15 zile” sau „30 de zile” de la data facturii.

Termenele mai scurte îți îmbunătățesc fluxul de numerar. Dacă lucrezi cu firme mari, verifică dinainte termenele lor standard și trece mereu clar data scadenței pe factură.

TVA-ul pe factură: noțiuni de bază

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA (sau pentru o taxă similară pe vânzări), de regulă trebuie să o adaugi pe facturi. Factura arată în mod obișnuit cota, valoarea TVA și totalul cu TVA, iar în multe țări trebuie să conțină și codul tău de înregistrare fiscală, de exemplu CUI-ul.

Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, de exemplu pentru că cifra de afaceri e sub plafonul din țara ta, nu adăuga TVA. În unele țări se cere o mențiune scurtă pe factură care explică de ce nu se aplică TVA. Cotele, scutirile și mențiunile obligatorii diferă mult de la o țară la alta, așa că verifică cu un contabil sau cu autoritatea fiscală înainte să trimiți prima factură.

În BillOak, câmpul de TVA acceptă un procent sau o sumă fixă și se calculează după reducere. Adaugă CUI-ul la datele firmei tale și folosește câmpul Note pentru mențiunile cerute în țara ta.

Cum trimiți o factură pe e-mail (cu model)

Descarcă factura în PDF și atașeaz-o la un e-mail scurt. Treci numărul facturii și suma în subiect, ca să fie ușor de găsit mai târziu, și trimite-l persoanei care se ocupă de plăți, nu doar contactului tău obișnuit. Poți adapta modelul de mai jos:

Subiect: Factura FCT-0042 – Ioana Popescu Design – 3.247,10 lei, scadentă pe 15.03 Bună, Andrei, Îți mulțumesc încă o dată că m-ai ales pentru identitatea vizuală a cafenelei. Îți trimit atașat factura FCT-0042, în valoare de 3.247,10 lei, adică restul de plată după avans. Scadența este 15.03.2026. Plata se poate face prin transfer bancar în contul trecut pe factură. Dacă ai întrebări, îmi poți scrie oricând. Toate cele bune, Ioana

Greșeli frecvente la facturare

• Numere de factură lipsă sau duplicate
• Lipsa scadenței sau condiții de plată neclare
• Poziții vagi pe care clientul nu le poate lega de lucrare
• TVA omis sau cotă greșită
• Lipsa informațiilor de plată (IBAN sau link de plată)
• Trimiterea facturii la câteva săptămâni după livrare

Ce faci după ce trimiți o factură

Păstrează o copie a fiecărei facturi trimise. BillOak salvează documentele în istoricul browserului și le poți exporta ca copie de siguranță. Dacă plata întârzie, trimite un memento politicos cu numărul facturii și data scadenței. Dacă trebuie să modifici o factură trimisă, emite o notă de credit în loc să editezi originalul.

Mementouri pentru plăți întârziate: când le trimiți și ce scrii

Cele mai multe întârzieri sunt scăpări, nu refuzuri, așa că începe prietenos și devino mai ferm doar dacă nu primești răspuns. Menționează mereu numărul facturii, suma și scadența inițială și atașează din nou factura. Un calendar simplu:

• Cu câteva zile înainte de scadență: opțional, un mesaj prietenos de reamintire
• A doua zi după scadență: o notă politicoasă că plata este acum scadentă
• La aproximativ 7 zile de întârziere: un mesaj mai ferm în care ceri o dată de plată
• La aproximativ 30 de zile de întârziere: o ultimă notificare cu pașii următori, de exemplu penalități de întârziere, dacă le prevăd condițiile tale

Subiect: Memento: factura FCT-0042 a depășit scadența Bună, Andrei, Revin în legătură cu factura FCT-0042, în valoare de 3.247,10 lei, cu scadența pe 15.03.2026. Încă nu am primit plata, așa că îți atașez din nou factura. Îmi poți spune când aș putea să o primesc? Dacă ai plătit deja, te rog să ignori acest mesaj. Mulțumesc, Ioana