Factură vs. chitanță: care este diferența?

Actualizat la 10 octombrie 2026

Factura cere plata; chitanța confirmă că plata a fost primită. Trimiți factura înainte ca clientul să plătească, ca să știe cât datorează și până când. Îi dai chitanța după ce a plătit, ca dovadă a sumei, a datei și a modului de plată.

La ce folosește factura

Factura este o cerere de plată. Ea enumeră ce ai livrat, prețul, eventualele taxe, totalul de plată și condițiile de plată. Pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA sau GST, factura este și documentul pe baza căruia clientul deduce taxa, așa că trebuie să respecte cerințele legale.

Facturile sunt regula atunci când clientul plătește mai târziu: colaborări între firme, proiecte facturate pe etape și servicii plătite prin transfer bancar.

La ce folosește chitanța

Chitanța este o dovadă de plată. Ea confirmă că o anumită sumă a fost primită la o anumită dată, printr-o anumită metodă, pentru anumite bunuri sau servicii. Magazinele dau bonul la casă; prestatorii de servicii trimit o chitanță când o factură este achitată sau când clientul plătește în avans.

Clienții păstrează chitanțele ca să deconteze cheltuieli, să returneze produse, să folosească garanția sau să arate că o factură a fost plătită.

Diferențele principale

Momentul: factura vine înainte de plată, chitanța după
Scopul: factura cere bani, chitanța confirmă primirea lor
Sumele: factura arată suma de plată, chitanța suma plătită
Plata: factura arată cum să plătești, chitanța cum s-a plătit
Numerotarea: fiecare document trebuie să aibă propriul număr unic
Taxele: în multe țări factura cu TVA/GST, nu chitanța, este documentul pentru deducerea taxei

Când să le trimiți pe amândouă

Multe firme trimit o factură pentru a cere plata și o chitanță după ce banii au intrat. Este frecvent la avansuri, plăți parțiale și la clienții al căror departament financiar are nevoie de dovada plății.

Când clientul plătește pe loc, de exemplu un meseriaș plătit cash la finalul lucrării, de multe ori chitanța este suficientă. Dacă clientul are nevoie de o factură fiscală, emite-o și pe aceea, cu mențiunea că a fost achitată.

Ce să treci pe chitanță

Numele firmei tale și datele de contact
Numărul chitanței și data plății
Cine a plătit (numele clientului)
Pentru ce a fost plata, cu sumele
Totalul încasat și eventualul sold rămas de plată
Metoda de plată (numerar, card, transfer bancar)
Numărul facturii la care se referă plata, dacă există

Trei exemple din viața de zi cu zi

Un web designer termină un proiect, trimite factura cu termen de plată de 14 zile și, când intră transferul, trimite pe e-mail o chitanță pentru evidență
Un instalator este plătit cu cardul la finalul intervenției și lasă o chitanță; factura nu e necesară decât dacă clientul o cere
O firmă de catering ia un avans de 30%: o chitanță confirmă avansul, iar factura finală arată apoi avansul ca plătit și soldul de achitat

Alte documente care se confundă des

Oferta de preț sau devizul: o propunere trimisă înainte de lucru, pe care clientul o poate accepta sau refuza
Factura proformă: o factură preliminară, înainte ca vânzarea să fie finală, folosită des pentru plata în avans sau la vamă
Nota de credit: reduce sau anulează o factură deja emisă
Comanda de achiziție: trimisă de cumpărător furnizorului pentru a plasa o comandă
Extrasul de cont: un rezumat al mai multor facturi și plăți dintr-o perioadă

E nevoie de chitanță pentru fiecare plată?

Terminalele de plată, magazinele online și aplicațiile de plată trimit adesea o confirmare automată, iar pentru multe vânzări mici asta e suficient. La serviciile plătite prin transfer bancar nu se generează nimic automat, așa că o chitanță scurtă e utilă ori de câte ori clientul o cere, plătește un avans, plătește în numerar sau are nevoie de o dovadă pentru propria evidență.

Plățile în numerar sunt cazul cel mai clar: fără chitanță, nicio parte nu are vreo evidență. Dă întotdeauna chitanță pentru numerar și păstrează o copie.

Cât timp păstrezi facturile și chitanțele

Autoritățile fiscale îți pot cere documentele și după mulți ani, așa că păstrează copii după fiecare factură trimisă, fiecare chitanță emisă și documentele pentru propriile cheltuieli. Termenele de păstrare sunt de obicei între cinci și zece ani, în funcție de țară și de tipul documentului. Verifică termenul care ți se aplică și păstrează PDF-urile într-un loc cu backup, nu doar în e-mail.

Întrebări frecvente

Chitanța e același lucru cu o factură achitată?

Nu chiar. O factură achitată este o factură marcată ca plătită; chitanța este un document separat care confirmă plata. Mulți clienți acceptă oricare dintre ele, dar regulile fiscale pot cere o factură propriu-zisă.

Sunt obligat să dau chitanță?

Depinde de țară și de tipul afacerii. În multe locuri chitanța sau bonul sunt obligatorii la vânzările în numerar ori la cererea clientului. Chiar și când e opțională, e o practică bună să o trimiți.

Poate chitanța să înlocuiască factura în scopuri fiscale?

De multe ori, nu. Acolo unde se aplică TVA sau GST, clientul are de obicei nevoie de o factură fiscală validă pentru a deduce taxa. Unele țări au facturi simplificate pentru sume mici; verifică regulile locale.

Cum fac o chitanță în BillOak?

Deschide generatorul de chitanțe. Lasă câmpul Sumă plătită gol pentru o plată integrală și PDF-ul afișează ștampila PLĂTIT, sau introdu o plată parțială ca să arăți soldul rămas.

Pot trimite chitanța pe e-mail?

Da. O chitanță PDF trimisă pe e-mail este ceva obișnuit și acceptat în majoritatea situațiilor. Păstrează o copie a fiecărei chitanțe emise împreună cu celelalte documente.