Fattura proforma o fattura commerciale?

A cosa serve una fattura proforma

Una fattura proforma somiglia a una fattura, ma in realtà è un’offerta dettagliata. Si invia prima di spedire la merce o di prestare il servizio, spesso dopo l’accettazione di un preventivo, perché l’acquirente possa organizzare il pagamento, un finanziamento o le pratiche di importazione.

Poiché la vendita non è ancora avvenuta, la fattura proforma non ha valore fiscale e non si registra tra le vendite. Di solito riporta una data di validità, dopo la quale i prezzi possono cambiare.

A cosa serve una fattura commerciale

La fattura commerciale è la vera fattura della vendita. È il documento su cui l’acquirente paga, quello che registri come ricavo e, nelle esportazioni, il documento principale con cui la dogana controlla la merce, il suo valore e i dazi e le imposte dovuti.

Nelle vendite nazionali, la tua fattura normale è la fattura commerciale. Il termine si usa soprattutto nel commercio internazionale, dove la fattura commerciale accompagna la spedizione o viene trasmessa in formato elettronico con la dichiarazione doganale.

Le differenze a confronto

• Tempi: la proforma prima della vendita; la fattura commerciale quando la merce è venduta e spedita
• Scopo: la proforma conferma le condizioni e consente pagamento o finanziamento; la fattura commerciale chiede il pagamento e serve allo sdoganamento
• Contabilità: la proforma non si registra come vendita; la fattura commerciale sì
• Fisco: la proforma non ha valore fiscale; la fattura commerciale può averlo
• Modifiche: la proforma si può rivedere; la fattura commerciale si corregge solo con una nota di credito

Cosa chiede di solito la dogana in una fattura commerciale

• Nome e indirizzo di venditore e acquirente (e dell’importatore, se diverso)
• Numero e data della fattura
• Una descrizione chiara di ogni articolo, quantità e valore unitario
• Il codice doganale SA (Sistema armonizzato) di ogni articolo
• Il Paese di origine della merce
• Valuta, valore totale e Incoterms (per esempio FOB o DAP)
• Pesi e numero di colli

Quando la dogana accetta una fattura proforma

Molte dogane accettano una fattura proforma quando non c’è una vendita, come per campioni gratuiti, merce inviata in riparazione, resi o esposizioni temporanee, oppure quando la fattura commerciale definitiva non è ancora disponibile. I requisiti variano in base al Paese e al vettore, quindi verifica con il tuo corriere o spedizioniere doganale prima di spedire.

Esempio: un ordine di export passo dopo passo

• L’acquirente chiede i prezzi e tu invii un preventivo
• L’acquirente accetta e chiede una fattura proforma per organizzare il pagamento o una licenza di importazione
• Invii la proforma con una data di validità; l’acquirente versa un acconto
• Spedisci la merce con una fattura commerciale che riporta l’acconto ricevuto e il saldo
• La dogana sdogana la merce in base alla fattura commerciale e agli altri documenti di spedizione

Cosa scrivere in una fattura proforma

• Le parole “Fattura proforma” in alto, perché non venga scambiata per una fattura definitiva
• Un numero di proforma e la data di emissione
• I dati di venditore e acquirente
• Ogni articolo con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale
• Imposte, spese di spedizione e altri costi a carico dell’acquirente
• Termini di pagamento, condizioni di consegna (Incoterms) e data di consegna prevista
• Per quanto tempo valgono i prezzi

Errori frequenti

• Registrare una proforma come vendita in contabilità
• Inviare una proforma quando l’acquirente ha bisogno di una fattura valida per detrarre l’IVA o la GST
• Cambiare prezzi o quantità nella fattura commerciale senza avvisare l’acquirente
• Omettere la data di validità, così che ti si possa contestare un vecchio prezzo

Crearle entrambe con BillOak

Usa il generatore di fatture proforma per preparare la proforma: è intitolata Fattura proforma, ha una data “Valido fino al” e riporta che non ha valore fiscale. Quando l’ordine parte, cambia il tipo di documento in Fattura per ottenere la fattura commerciale con le stesse righe. Aggiungi i dati per l’export, come codici SA e Paese di origine, nella descrizione degli articoli, e Incoterms, pesi e numero di colli nelle note.