Fattura e ricevuta: che differenza c’è?

Aggiornato il 10 ottobre 2026

Una fattura chiede un pagamento; una ricevuta conferma che il pagamento è stato ricevuto. La fattura si invia prima che il cliente paghi e indica quanto deve ed entro quando. La ricevuta si rilascia dopo il pagamento, come prova dell’importo, della data e del metodo di pagamento.

A cosa serve una fattura

Una fattura è una richiesta di pagamento. Elenca ciò che hai fornito, il prezzo, l’eventuale imposta, il totale dovuto e i termini di pagamento. Per le attività soggette a IVA o GST, la fattura è anche il documento con cui il cliente detrae l’imposta, quindi deve rispettare requisiti di legge.

Le fatture sono la norma quando il cliente paga in un secondo momento: lavori tra imprese, progetti fatturati per fasi e servizi pagati con bonifico.

A cosa serve una ricevuta

Una ricevuta è una prova di pagamento. Conferma che un importo preciso è stato ricevuto in una data precisa, con un metodo preciso, per beni o servizi precisi. I negozi la rilasciano alla cassa; chi offre servizi la invia quando una fattura viene saldata o quando il cliente paga in anticipo.

I clienti conservano le ricevute per chiedere rimborsi spese, restituire merce, far valere una garanzia o dimostrare di aver pagato.

Le differenze principali

Tempi: la fattura arriva prima del pagamento, la ricevuta dopo
Scopo: la fattura chiede il denaro, la ricevuta ne attesta l’incasso
Importi: la fattura mostra l’importo dovuto, la ricevuta l’importo pagato
Pagamento: la fattura indica come pagare, la ricevuta come si è pagato
Numerazione: entrambe devono avere un proprio numero univoco
Imposte: in molti Paesi è la fattura con IVA, non la ricevuta, a consentire la detrazione

Quando inviarle entrambe

Molte attività inviano una fattura per chiedere il pagamento e una ricevuta quando il denaro è arrivato. È comune per acconti, pagamenti parziali e clienti il cui ufficio amministrativo ha bisogno di una prova di pagamento.

Quando il cliente paga sul momento, per esempio un tuttofare pagato in contanti a fine lavoro, spesso basta una ricevuta. Se il cliente ha bisogno di una fattura con IVA, emetti anche quella, indicandola come pagata.

Cosa scrivere in una ricevuta

Il nome e i contatti della tua attività
Un numero di ricevuta e la data del pagamento
Chi ha pagato (il nome del cliente)
Per cosa è stato effettuato il pagamento, con gli importi
Il totale incassato ed eventuale saldo ancora dovuto
Il metodo di pagamento (contanti, carta, bonifico)
Il numero della fattura a cui si riferisce il pagamento, se c’è

Tre esempi di tutti i giorni

Una web designer conclude un progetto, invia una fattura con pagamento a 14 giorni e, quando arriva il bonifico, manda via e-mail una ricevuta per l’archivio
Un idraulico viene pagato con carta alla fine di un intervento e rilascia una ricevuta; la fattura serve solo se il cliente ne chiede una con IVA
Un catering incassa un acconto del 30%: una ricevuta conferma l’acconto e la fattura finale lo riporta come pagato insieme al saldo dovuto

Altri documenti che si confondono spesso

Preventivo: un’offerta inviata prima del lavoro, che il cliente può accettare o rifiutare
Fattura proforma: una fattura preliminare prima che la vendita sia definitiva, usata spesso per pagamenti anticipati o in dogana
Nota di credito: riduce o annulla una fattura già emessa
Ordine d’acquisto: inviato dall’acquirente al fornitore per effettuare un ordine
Estratto conto: un riepilogo di più fatture e pagamenti in un periodo

Serve una ricevuta per ogni pagamento?

POS, negozi online e app di pagamento inviano spesso una ricevuta automatica, e per molte piccole vendite basta. Per i servizi pagati con bonifico non viene generato nulla in automatico, quindi una breve ricevuta è utile quando il cliente la chiede, versa un acconto, paga in contanti o ha bisogno di una prova per la propria contabilità.

I pagamenti in contanti sono il caso più evidente: senza ricevuta nessuna delle due parti ha una traccia. Rilascia sempre una ricevuta per i contanti e conservane una copia.

Per quanto tempo conservare fatture e ricevute

Il fisco può chiedere di vedere i tuoi documenti anche a distanza di anni, quindi conserva una copia di ogni fattura inviata, di ogni ricevuta emessa e delle ricevute delle tue spese. I periodi di conservazione vanno di solito dai cinque ai dieci anni a seconda del Paese e del tipo di documento. Verifica quello che vale per te e salva i PDF in un luogo con backup, non solo nella tua casella di posta.

Domande frequenti

Una ricevuta è come una fattura quietanzata?

Non proprio. Una fattura quietanzata è una fattura su cui risulta l’avvenuto pagamento; una ricevuta è un documento separato che conferma il pagamento. Molti clienti accettano l’una o l’altra, ma le norme fiscali possono richiedere una fattura vera e propria.

Sono obbligato a rilasciare una ricevuta?

Dipende dal Paese e dal tipo di attività. In molti casi è obbligatoria per le vendite in contanti o su richiesta del cliente. Anche quando è facoltativa, inviarla è una buona pratica.

Una ricevuta può sostituire la fattura ai fini fiscali?

Spesso no. Dove si applica l’IVA o la GST, il cliente di solito ha bisogno di una fattura valida per detrarla. In alcuni Paesi esistono fatture semplificate per piccoli importi; verifica le regole locali.

Come creo una ricevuta con BillOak?

Apri il generatore di ricevute. Lascia vuoto il campo “Importo pagato” per un pagamento completo e il PDF mostrerà il timbro “PAGATO”, oppure inserisci un pagamento parziale per mostrare il saldo residuo.

Posso inviare una ricevuta via e-mail?

Sì. Una ricevuta in PDF inviata via e-mail è normale e viene accettata nella maggior parte dei casi. Conserva una copia di ogni ricevuta emessa insieme al resto dei tuoi documenti.