Sollecito di pagamento via e-mail (con modelli)

Aggiornato il 10 ottobre 2026

La maggior parte delle fatture pagate in ritardo è stata dimenticata, persa o bloccata in un iter di approvazione, non rifiutata dal cliente. Un promemoria breve e cortese al momento giusto di solito risolve. Qui trovi un calendario semplice e quattro modelli di e-mail da copiare, dal promemoria amichevole all’ultimo avviso.

Un calendario di solleciti semplice

3 giorni prima della scadenza: un promemoria amichevole
Il giorno della scadenza o quello dopo: un sollecito cortese
7–14 giorni di ritardo: un sollecito più deciso, via e-mail e per telefono
30 giorni di ritardo: un ultimo avviso che spiega i passi successivi

Modello 1: promemoria cortese prima della scadenza

Usalo qualche giorno prima che il pagamento scada. Suona come un aiuto, non come una pressione.

Oggetto: Fattura INV-0042 in scadenza il 14 novembre Gentile Sig.ra Bianchi, le scrivo solo per ricordarle che la fattura INV-0042 di 1.250,00 € scade il 14 novembre. Per comodità gliene allego una copia. Può pagare con bonifico alle coordinate indicate in fattura. Se le serve altro da parte mia, non esiti a scrivermi. Grazie e buona giornata, Alessandro Ferri

Modello 2: il pagamento è scaduto

Invialo il giorno della scadenza o il primo giorno lavorativo successivo. Mantienilo breve e allega di nuovo la fattura.

Oggetto: Promemoria: fattura INV-0042 scaduta Gentile Sig.ra Bianchi, spero che stia bene. La fattura INV-0042 di 1.250,00 € scadeva oggi. Se ha già effettuato il pagamento, la ringrazio e la prego di non considerare questa e-mail. In caso contrario, potrebbe indicarmi quando posso aspettarmelo? Le allego di nuovo la fattura. Cordiali saluti, Alessandro Ferri

Modello 3: sollecito deciso per ritardo

Dopo una o due settimane senza pagamento, sii chiaro e preciso e chiedi una data.

Oggetto: Pagamento scaduto: fattura INV-0042 (14 giorni) Gentile Sig.ra Bianchi, la fattura INV-0042 di 1.250,00 € risulta scaduta da 14 giorni. Può confermarmi quando verrà effettuato il pagamento? Se c’è un problema con la fattura o devo inviarla a un’altra persona del suo team, me lo faccia sapere e me ne occupo oggi stesso. Cordiali saluti, Alessandro Ferri

Modello 4: ultimo avviso

Usalo solo se i solleciti precedenti sono stati ignorati, e cita solo azioni che sei pronto e hai diritto a intraprendere.

Oggetto: Ultimo avviso: fattura INV-0042 Gentile Sig.ra Bianchi, nonostante i precedenti solleciti, la fattura INV-0042 di 1.250,00 €, scaduta il 14 novembre, risulta ancora non pagata. La prego di provvedere al pagamento entro il 21 dicembre. In mancanza, applicherò gli interessi di mora previsti dalle nostre condizioni e affiderò il recupero del credito a terzi. Preferirei di gran lunga risolvere la questione direttamente con lei, quindi mi chiami se c’è qualche problema. Distinti saluti, Alessandro Ferri

Consigli per solleciti efficaci

Metti numero di fattura, importo e scadenza nell’oggetto
Allega sempre la fattura, così nessuno deve cercarla
Nei primi solleciti presumi la buona fede: la maggior parte dei ritardi è burocratica
Chiedi chi approva i pagamenti e rivolgiti alla persona giusta
Applica penali o interessi solo se le tue condizioni o la legge lo consentono
Tieni traccia di ogni sollecito inviato

Se i solleciti non funzionano

Prendi il telefono: una breve chiamata spesso fa emergere il vero problema, come un numero d’ordine mancante o una fattura inviata alla persona sbagliata. Poi conferma via e-mail quanto concordato.

Se stai ancora lavorando per quel cliente, puoi sospendere le attività finché la posizione non è in regola, se il contratto lo consente. Come ultima risorsa, puoi rivolgerti a una società di recupero crediti o a una procedura giudiziaria (in Italia, per esempio, il decreto ingiuntivo); nell’UE e nel Regno Unito ai crediti non pagati tra imprese si possono aggiungere interessi legali e un risarcimento forfettario. Fatti consigliare prima di avviare azioni formali.

Prevenire i ritardi di pagamento

Concorda i termini di pagamento per iscritto prima di iniziare
Chiedi un acconto per i lavori più grandi e ai nuovi clienti
Fattura il giorno della consegna, non settimane dopo
Verifica i requisiti di fatturazione del cliente: numero d’ordine, ragione sociale, a chi inviarla
Rendi facile pagare con coordinate bancarie complete o un link di pagamento
Verifica che la fattura sia arrivata e sia in approvazione

Domande frequenti

Quando devo inviare un sollecito di pagamento?

Funziona bene un promemoria cordiale qualche giorno prima della scadenza, seguito da un sollecito il giorno stesso della scadenza. Non aspettare settimane prima di farti sentire.

Meglio telefonare o scrivere?

Scrivi prima, così resta una traccia scritta. Se due e-mail restano senza risposta, una telefonata spesso risolve più in fretta.

Posso aggiungere una penale a una fattura scaduta?

Solo se il contratto lo prevede o la legge te ne dà diritto, come per gli interessi legali sui crediti tra imprese nell’UE e nel Regno Unito. In quel caso riemetti la fattura indicando la penale separatamente.

E se il cliente contesta la fattura?

Chiedi esattamente quali voci sono in discussione e correggi ciò che è davvero sbagliato. Se serve, emetti una nota di credito per la parte contestata, così il resto può essere pagato.

Devo smettere di lavorare per un cliente che non paga?

Se il contratto lo consente, sospendere il lavoro finché le fatture scadute non vengono pagate è un passo ragionevole e spesso sblocca il pagamento. Avvisa il cliente per iscritto prima di farlo.