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Come creare una fattura

Una fattura è un documento che invii a un cliente per richiedere il pagamento di beni o servizi. Ecco tutto ciò che deve contenere, insieme a una guida passo dopo passo per crearne una — senza bisogno di software di contabilità o fogli di calcolo.

Cosa includere in una fattura

Il nome della tua attività, l'email, l'indirizzo e il numero di telefono
Il nome, l'email e l'indirizzo del tuo cliente
Un numero di fattura univoco e la data della fattura
Una data di scadenza e i tuoi termini di pagamento (ad es. "30 giorni netti")
Un elenco dettagliato di prodotti o servizi, con quantità e prezzo unitario
Il subtotale, eventuali tasse, sconti o spese di spedizione, e il totale finale
Note facoltative, come istruzioni di pagamento o un messaggio di ringraziamento

Passo dopo passo: come creare una fattura

1
Aggiungi i dati della tua attività e del cliente
Inserisci nome, email e indirizzo della tua azienda, insieme a nome, email e indirizzo del tuo cliente. Questo chiarisce chi sta fatturando a chi.
2
Assegna un numero di fattura e le date
Assegna alla fattura un numero univoco (ad es. INV-001), la data della fattura e una data di scadenza, così il cliente saprà esattamente quando è previsto il pagamento.
3
Elenca le voci di dettaglio
Aggiungi ogni prodotto o servizio su una riga separata con descrizione, quantità e prezzo. L'importo di ogni riga viene calcolato automaticamente.
4
Aggiungi tasse, sconti o spese di spedizione, se necessario
Applica un'aliquota fiscale, uno sconto o spese di spedizione al subtotale — BillOak calcola il totale finale per te in tempo reale.
5
Imposta i termini di pagamento
Indica come e quando desideri essere pagato (ad es. "30 giorni netti", bonifico bancario o un link di pagamento specifico) nel campo dei termini di pagamento.
6
Scarica e invia il PDF
Visualizza l'anteprima della fattura, scaricala come PDF pronto per la stampa con un clic, e inviala al tuo cliente via email.

Fattura vs preventivo vs ordine d'acquisto

Una fattura richiede il pagamento per un lavoro già consegnato. Un preventivo viene inviato prima dell'inizio del lavoro per proporre un prezzo. Un ordine d'acquisto viene emesso dall'acquirente per autorizzare formalmente un ordine. BillOak può generare tutti e tre i documenti, oltre alle note di credito, dallo stesso editor.

Un esempio pratico: la fattura di una grafica freelance

Ecco come si presenta una fattura completa nella pratica. Prendiamo Giulia, grafica freelance, che ha appena concluso un progetto di immagine coordinata per un piccolo bar. Ha incassato un acconto di 400 € quando il cliente ha accettato il preventivo e applica uno sconto del 10% ai clienti abituali. La sua fattura FT-0042 è datata 02/03/2026 con pagamento a 30 giorni data fattura, quindi scade il 01/04/2026.

In BillOak inserisce le tre voci con quantità e prezzo, imposta lo sconto al 10%, l'imposta al 22% di IVA (un'aliquota di esempio: usa quella che vale per te) e il campo "Importo pagato" a 400. L'editor applica lo sconto prima dell'imposta e calcola il saldo da pagare. Ecco come tornano i conti:

Progettazione del logo: 1 × 800,00 € = 800,00 €
Grafica dei biglietti da visita: 1 × 250,00 € = 250,00 €
Revisioni extra: 3 ore × 60,00 € = 180,00 €
Subtotale 1.230,00 €, meno lo sconto del 10% (123,00 €) = imponibile di 1.107,00 €
IVA al 22% sull'importo scontato: 243,54 €
Totale 1.350,54 €, meno i 400,00 € già pagati = 950,54 € da saldare

Come numerare le fatture

Ogni fattura ha bisogno di un numero univoco, così tu e il cliente potete identificarla. La soluzione più semplice è una sequenza come FT-0001, FT-0002 e così via. Alcune attività includono l'anno (2026-001) o un codice cliente (ACME-001).

Qualunque formato scegli, non riutilizzare e non saltare mai i numeri. Una numerazione progressiva semplifica la contabilità ed è obbligatoria ai fini fiscali in molti paesi, Italia compresa.

Scegliere i termini di pagamento

I termini di pagamento indicano entro quando la fattura deve essere saldata. I più comuni sono "Pagamento immediato", "a 15 giorni", "a 30 giorni" o "a 60 giorni data fattura".

Termini più brevi aiutano la liquidità. Se lavori con grandi aziende, verifica prima i loro termini standard e indica sempre chiaramente la data di scadenza in fattura.

IVA in fattura: le basi

Se sei tenuto ad applicare un'imposta sulle vendite come l'IVA, di norma devi indicarla in fattura. La fattura riporta in genere l'aliquota, l'importo dell'imposta e il totale IVA inclusa, e molti paesi richiedono anche il tuo numero di partita IVA o codice fiscale.

Se non la applichi, ad esempio perché rientri in un regime agevolato o il tuo fatturato è sotto la soglia prevista nel tuo paese, non aggiungere l'imposta. Alcuni paesi chiedono una breve dicitura in fattura che spieghi perché non è applicata. Aliquote, esenzioni e diciture obbligatorie cambiano molto da paese a paese, e in Italia, ad esempio, per molte operazioni è prevista la fattura elettronica: verifica con il tuo commercialista o con l'amministrazione fiscale prima di inviare la prima fattura.

In BillOak il campo dell'imposta accetta una percentuale o un importo fisso e viene calcolato dopo l'eventuale sconto. Aggiungi la tua partita IVA ai dati della tua attività e usa le "Note" per le diciture richieste nel tuo paese.

Come inviare una fattura via email (con modello)

Scarica la fattura in PDF e allegala a una breve email. Metti numero di fattura e importo nell'oggetto, così sarà facile ritrovarla, e inviala a chi si occupa dei pagamenti, non solo al tuo referente abituale. Puoi adattare questo modello:

Oggetto: Fattura FT-0042 – Giulia Romano Design – 950,54 € in scadenza il 1° aprile Buongiorno Marco, grazie ancora per averci affidato l'immagine coordinata del bar. In allegato trovi la fattura FT-0042 di 950,54 €, pari al saldo dopo l'acconto versato. Il pagamento è previsto entro il 1° aprile 2026 tramite bonifico bancario, alle coordinate indicate in fattura. Resto a disposizione per qualsiasi domanda. Un cordiale saluto, Giulia

Errori di fatturazione da evitare

Numeri di fattura mancanti o duplicati
Nessuna scadenza o termini di pagamento poco chiari
Voci generiche che il cliente non riesce ad abbinare al lavoro
Dimenticare l'IVA o applicare l'aliquota sbagliata
Non indicare come pagare (IBAN o link di pagamento)
Inviare la fattura settimane dopo la consegna del lavoro

Cosa fare dopo aver inviato una fattura

Conserva una copia di ogni fattura inviata. BillOak salva i tuoi documenti nella cronologia del browser e puoi esportarli come backup. Se il pagamento è in ritardo, invia un sollecito cortese con numero di fattura e scadenza. Se devi modificare una fattura già inviata, emetti una nota di credito invece di modificare l'originale.

Solleciti di pagamento: quando inviarli e cosa scrivere

La maggior parte dei ritardi è una svista, non un rifiuto: parti con un tono cordiale e diventa più deciso solo se non ricevi risposta. Indica sempre numero di fattura, importo e scadenza originale, e allega di nuovo la fattura. Un calendario semplice:

Qualche giorno prima della scadenza: un promemoria cordiale, facoltativo
Il giorno dopo la scadenza: un messaggio cortese per ricordare che il pagamento è scaduto
Circa 7 giorni di ritardo: un sollecito più deciso in cui chiedi una data di pagamento
Circa 30 giorni di ritardo: un ultimo sollecito con i passi successivi, ad esempio gli interessi di mora se le tue condizioni li prevedono

Oggetto: Sollecito di pagamento – fattura FT-0042 scaduta Buongiorno Marco, ti scrivo in merito alla fattura FT-0042 di 950,54 €, scaduta il 1° aprile 2026. Non ho ancora ricevuto il pagamento, quindi te la allego di nuovo. Puoi farmi sapere quando posso aspettarlo? Se hai già provveduto, non considerare questo messaggio. Grazie e buona giornata, Giulia

Domande frequenti

Serve un'attività registrata per emettere una fattura?

Dipende dal paese. In alcuni basta lavorare come freelance, in altri, Italia compresa, per fatturare serve di norma una partita IVA. Anche soglie e obblighi fiscali cambiano, quindi chiedi al tuo commercialista o all'amministrazione fiscale.

Posso fare una fattura senza un software di contabilità?

Sì. BillOak funziona nel browser, è gratuito e non richiede un account. Compila il modulo, scarica il PDF e invialo. Le fatture vengono salvate nella cronologia del browser, così puoi riaprirle, duplicarle o esportarle in seguito.

Quali termini di pagamento conviene usare?

Con i clienti aziendali sono comuni 30 o 60 giorni data fattura, mentre "Pagamento immediato" va bene per piccoli lavori occasionali. Termini più brevi aiutano la liquidità. Qualunque scelta tu faccia, indica in fattura la data di scadenza esatta.

Come fatturo a un cliente che ha già versato un acconto?

Elenca tutto il lavoro come al solito, poi inserisci l'acconto nel campo "Importo pagato". BillOak lo sottrae e mostra il saldo da pagare, così il cliente vede sia il totale sia quanto resta da versare.

Cosa faccio se un cliente contesta una fattura?

Chiedi con precisione quali voci non lo convincono e risolvi prima quelle. Se accetti una modifica dopo l'invio, emetti una nota di credito per la differenza invece di modificare l'originale, così la tua documentazione resta coerente.

Evita il lavoro manuale

Crea la tua fattura con il generatore di fatture gratuito di BillOak e scaricala in PDF in pochi minuti.

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