Come fatturare da freelance

Passo 1: concorda le condizioni prima di iniziare

La maggior parte dei problemi di pagamento nasce prima ancora del lavoro. Concorda la tariffa (oraria, giornaliera o a progetto), cosa è incluso, quante revisioni, quando fatturerai, i termini di pagamento ed eventuale acconto. Mettilo in un breve contratto o almeno in un’e-mail confermata dal cliente.

Nei progetti più grandi, un acconto del 25–50% e pagamenti per milestone riducono il rischio e mantengono costanti le entrate.

Passo 2: raccogli i dati del cliente

• La ragione sociale dell’azienda a cui fatturi, non solo il nome del tuo referente
• L’indirizzo di fatturazione
• La partita IVA o il codice fiscale, se è un’azienda e ti servono
• Chi approva e paga le fatture, con il suo indirizzo e-mail
• L’eventuale numero d’ordine da riportare in fattura

Passo 3: scrivi la fattura

Inserisci il tuo nome o quello della tua attività, i tuoi contatti e l’eventuale partita IVA, poi i dati del cliente, un numero di fattura della tua sequenza e la data. Descrivi il lavoro con parole che chi approva riconosce, per esempio “Testi per sito web – 5 pagine” o “Consulenza, 1–15 ottobre (12 h)”, con quantità e tariffe.

Chiudi con il totale, la scadenza e i tuoi dati di pagamento. Se avete concordato un acconto ed è stato pagato, indicalo, così la fattura mostra il saldo residuo.

Passo 4: gestisci correttamente le imposte

Se applicare IVA, GST o imposta sulle vendite dipende dal tuo Paese, dal tuo fatturato e a volte da dove si trova il cliente. Molti Paesi prevedono una soglia sotto la quale non applichi l’imposta, e alcuni richiedono di indicarlo in fattura (in Italia, per esempio, nel regime forfettario). Ai clienti business di un altro Paese può applicarsi l’inversione contabile.

Sono regole specifiche e cambiano, quindi consulta le indicazioni della tua amministrazione fiscale o un commercialista quando inizi, e di nuovo quando il tuo reddito cresce.

Passo 5: fatturare a clienti esteri

• Concorda la valuta in anticipo e fattura in quella valuta
• Stabilisci chi paga le commissioni bancarie o di bonifico
• Usa la lingua del cliente se aiuta il suo ufficio amministrativo
• Verifica se serve la dicitura di inversione contabile
• Annota il tasso di cambio per la tua contabilità

Passo 6: invia, monitora e sollecita

Invia la fattura in PDF il giorno della consegna, con il numero di fattura nell’oggetto dell’e-mail. Tieni un semplice elenco di cosa è ancora da incassare e quando scade ogni fattura. Manda un promemoria cordiale poco prima della scadenza e sollecita subito se la data passa.

Errori di fatturazione tipici dei freelance

• Intestare la fattura al tuo referente invece che all’azienda cliente
• Descrizioni vaghe come “lavori svolti”, che chi approva non sa collegare a nessun progetto
• Dimenticare il numero d’ordine richiesto dal cliente
• Iniziare a lavorare senza termini di pagamento concordati
• Aspettare la fine di un progetto lungo per fatturare
• Non conservare copia delle fatture inviate

Esempio: una fattura da freelance riga per riga

Una copywriter che fattura un canone mensile più lavoro extra potrebbe inviare:

Canone contenuti – ottobre 2026 (8 articoli) 1 × 1.600,00 € 1.600,00 € Articolo aggiuntivo – “Guida ai prezzi” 1 × 220,00 € 220,00 € Revisione bozze fornite dal cliente (3,5 h) 3,5 × 60,00 € 210,00 € Subtotale 2.030,00 € Totale dovuto entro il 14 novembre 2026 2.030,00 €

A ore, a giornata, a progetto o a canone?

La tariffa oraria è semplice e corretta quando il perimetro è incerto, ma limita il tuo reddito alle ore lavorate e invita a discutere ogni ora. La tariffa giornaliera è adatta a lavori in sede o a giornata intera. Il prezzo a progetto premia l’efficienza ma richiede un perimetro ben definito. Il canone mensile dà prevedibilità a entrambe le parti per il lavoro continuativo.

Qualunque sia la scelta, mettila per iscritto e falla emergere in fattura: ore e tariffa per riga per il lavoro a ore, milestone per i progetti e periodo coperto per i canoni.